Unseriöse Speaker-Agenturen erkennen: Warnsignale bei Pay-to-Speak-Angeboten

Eine Speaker-Agentur ist unseriös, wenn sie einen gekauften Vortragsplatz als Agenturleistung oder als redaktionelle Auswahl ausgibt, oft für 10.000 Euro und mehr je Platz. Bei Pay to Speak zahlt ein Redner dem Veranstalter Geld für einen Platz im Konferenzprogramm, was manche Veranstalter offen ausweisen und manche Angebote hinter dem Wort Agentur verbergen. Die drei wichtigsten Warnsignale sind ein Preis je Platz statt je Leistung, das Versprechen garantierter Auftritte und ein Angebot, das den Kauf verschweigt. Dieser Beitrag zeigt, woran du solche Angebote erkennst und wie sich eine Agentur davon unterscheidet, die Vorträge für dich einreicht.

Die Warnsignale im Überblick, jedes davon erklärt dieser Beitrag weiter unten:

• ein Preis je Vortragsplatz statt einer Vergütung für Arbeit
• eine Garantie für Auftritte oder für einen Platz auf einer benannten Konferenz
• ein Angebot, das verschweigt, dass der Platz aus einem Sponsoring stammt
• Zeitdruck mit einer Frist, die nirgends öffentlich steht
• eine Vorauszahlung vor jeder Leistung
• eine unklare Antwort auf die Frage, wer die Rechnung stellt

Wie sieht Pay to Speak im Agenturgewand aus?

Pay to Speak im Agenturgewand ist ein gekaufter Vortragsplatz, den eine Agentur als eigene Vermittlungsleistung anbietet. Pay to Speak heißt, dass ein Redner einem Veranstalter Geld zahlt, damit sein Vortrag im Programm einer Konferenz steht, und für den Veranstalter ist das eine Einnahme neben Ticketverkäufen und Sponsoring. Beim Direktangebot wendet er sich selbst an Redner, meist mit einem Paket aus Vortragsplatz und Konferenzticket. Schwerer zu erkennen ist die zweite Form, bei der sich eine Agentur dazwischenschaltet, den Platz als ihre Leistung verkauft und dafür eine Gebühr berechnet.

Solche Angebote folgen oft einem ähnlichen Muster. Eine Nachricht lobt dein Profil, nennt eine Konferenz mit bekanntem Namen, spricht von einem exklusiven Speaker-Slot und setzt eine Frist für deine Entscheidung, und der Preis erscheint meist erst im zweiten Schritt. Das Wort Agentur schafft in diesem Moment Vertrauen, weil es Arbeit verspricht, also jemanden, der die Konferenzen kennt und sich um die Einreichung kümmert. Geliefert wird in diesem Modell ein Platz im Programm, denn mit der Zahlung ist die Aufnahme bereits entschieden, und Recherche, ein auf die Konferenz zugeschnittenes Abstract (die kurze Beschreibung eines geplanten Vortrags) und Nachfassen werden dafür nicht gebraucht.

Was kostet ein bezahlter Vortragsplatz?

Ein bezahlter Vortragsplatz kostet schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz, auf großen Branchenevents deutlich mehr. Öffentlich ausgeschriebene Sponsorenpakete mit Sprechplatz reichen von wenigen tausend Euro auf kleinen Konferenzen bis zu mehreren zehntausend auf großen, und der Preis steigt mit der Länge des Slots und mit seiner Lage, also Hauptbühne oder Nebenraum. Ein Betrag je Vortragsplatz zeigt, dass der Platz das Produkt ist: Er fällt einmal je Auftritt an, hängt am einzelnen Platz und enthält nicht zwingend Recherche, Abstracts oder Begleitung. Eine Agentur, die für ihre Arbeit bezahlt wird, rechnet dagegen nach Leistung und Zeitraum ab, etwa als Monatspauschale, und der Preis folgt dem Aufwand, den sie für dich betreibt.

Die Gegenrechnung zeigt den Abstand. Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb von der Vortragsentwicklung bis zur Begleitung auf die Bühne, und schon ein einziger Platz für 10.000 € liegt über zehn Monatspauschalen zum Einstiegspreis. Vier solcher Plätze kosten zusammen 40.000 € und damit mehr als drei Jahre Monatspauschale, in denen jeden Monat Dutzende Einreichungen bei Konferenzen eingehen, auf denen deine Kundschaft sitzt.

Warum ist eine Auftrittsgarantie ein Warnsignal?

Eine Auftrittsgarantie ist ein Warnsignal, weil bei offenen Calls ein Programmkomitee entscheidet und keine Agentur. Formulierungen wie „drei Konferenzen in sechs Monaten“ oder „Platz garantiert“ klingen nach Sicherheit. Bei einer Konferenz mit offenem Call for Papers, also der öffentlichen Ausschreibung, mit der sie Vortragsvorschläge einsammelt, urteilt das Programmkomitee als die Gruppe, die das Programm zusammenstellt, über jede Einreichung, und ein Vertrag mit einer Agentur ändert daran nichts. Wer trotzdem garantiert, hat den Platz gekauft oder verspricht etwas, das er nicht in der Hand hat.

Welche Quoten ein laufender Betrieb erreicht, zeigen unsere eigenen Einreichungen für Kunden. Von 2.189 eingereichten Abstracts sind 1.374 entschieden, und davon wurden 94 angenommen, das sind rund 7 Prozent je Abstract. Je Konferenz kommen wir auf bis zu 19 Prozent Zusagen, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zu erwarten sind, und der Wert liegt über dem je Abstract, weil wir oft mehrere Abstracts bei derselben Konferenz einreichen und eine Zusage genügt.

Aus solchen Quoten wird über viele Konferenzen eine verlässliche Rechnung. Bei 19 Prozent je Konferenz ergibt sich für zwanzig Konferenzen eine rechnerische Chance von 1 − 0,81^20, also rund 98 Prozent, auf mindestens eine Zusage, bei marktüblichen 5 Prozent sind es rund 64 Prozent. Eine feste Zahl von Auftritten folgt daraus trotzdem nicht, und die Auswertung im Einzelnen steht im Beitrag zur Annahmequote bei Call for Papers.

Warnsignal verschwiegenes Sponsoring: was das Fachpublikum sieht

Das dritte Warnsignal betrifft das Publikum. Seriöse Veranstalter kennzeichnen bezahlte Vorträge im Programm, etwa als Sponsored Talk oder Partner Session, also als Vortrag, den ein Unternehmen als Sponsor der Konferenz einkauft, doch gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet. Ein Fachpublikum erkennt den Kauf dann häufig am Inhalt, denn auf einer Fachkonferenz sitzen Menschen mit einem konkreten beruflichen Problem, und ein Vortrag, den sie als Werbung einordnen, verliert bei ihnen an Gewicht. Wo das Publikum die Grenze zieht, beschreibt der Beitrag Fachvortrag oder Werbevortrag.

Ein Angebot, das dir den Sponsoring-Hintergrund verschweigt, nimmt dir die Möglichkeit, das einzuschätzen. Für Experten, die über die Bühne B2B-Kunden gewinnen wollen, hat das Folgen, weil ein Auftritt Vertrauen aufbauen soll, aus dem später Gespräche über Aufträge entstehen, und ein Vortrag, den das Publikum als gekauft erkennt, baut dieses Vertrauen langsamer auf.

Welche weiteren Warnsignale gibt es?

Weitere Warnsignale sind Zeitdruck, eine Vorauszahlung vor jeder Leistung und ein unklarer Rechnungssteller. Zeitdruck zeigt sich etwa in einem Platz, der nur noch bis zu einem Stichtag zu haben sein soll, während die Frist eines echten Call for Papers öffentlich auf der Seite der Konferenz steht. Bei der Rechnung bleibt oft offen, ob sie vom Veranstalter oder von der Agentur stammt und wer bei einer Absage der Konferenz das Geld zurückzahlt.

Vieles lässt sich ohne die Agentur prüfen, denn jede Konferenz hat eine eigene Website mit Programm und Sponsorenliste. Taucht der angebotene Platz dort als Sponsoring auf, ist er gekauft, und findet sich auf der Seite eine öffentliche Ausschreibung, wird derselbe Platz auch über Einreichungen vergeben. Die übrigen Kriterien für die Auswahl, vom Auftraggeber bis zur Vertragslaufzeit, geht der Beitrag Speaker-Agentur finden durch.

Ein bezahlter Vortragsplatz ist ein legitimes Geschäft, wenn der Veranstalter ihn offen als Sponsoring ausweist und du weißt, was du kaufst. Für Experten, die Kunden über einen vom Komitee ausgewählten Fachvortrag gewinnen wollen, rechnet sich die laufende Agenturarbeit deutlich stärker, und wann ein bezahlter Platz trotzdem passt, ordnet der Beitrag Sponsored Talk und Pay to Speak ein.

Woran erkennst du eine seriöse Speaker-Agentur?

Eine seriöse Speaker-Agentur erkennst du daran, dass sie Arbeit abrechnet, ihre Zahlen offenlegt und bei offenen Calls einreicht. Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Von dir brauchen wir dein Fachwissen und eine Freigabe von Vortrag und Abstracts, die du einmal vor dem Start gibst, und die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst, denn dort entsteht die Beziehung zu deinen künftigen Kunden.

Zur Seriosität gehört Klarheit über die Entscheidung: Ob eine Konferenz zusagt, entscheidet das Programmkomitee, und deshalb versprechen wir keine Zahl von Auftritten. Wir steuern die Menge der Einreichungen, die Qualität der Abstracts und die Auswahl der Konferenzen. Wer vor der Beauftragung einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird. Was eine Agentur insgesamt leistet und kostet, fasst der Leitfaden zur Speaker-Agentur zusammen.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.