Speaker-Agentur finden: woran du eine gute Agentur für Konferenzauftritte erkennst

Eine gute Speaker-Agentur für Experten reicht im Auftrag des Experten über Calls for Papers ein und legt dabei Mengen und Ergebnisse offen, den Verkauf bezahlter Bühnenplätze lehnt sie ab. Mit einem Call for Papers schreibt eine Konferenz ihre Vortragsplätze öffentlich aus, und über diesen Weg kommen auch Fachleute ohne bekannten Namen auf Konferenzbühnen. Wer eine Speaker-Agentur finden will, stößt im Netz auf sehr verschiedene Anbieter, die alle dasselbe Wort im Namen führen. Dieser Beitrag nennt sieben Kriterien, mit denen sich ein Angebot einordnen lässt, und beschreibt Warnsignale. Am Ende steht die Einordnung von Stage Starter.

Die sieben Kriterien für eine gute Speaker-Agentur:

1. Auftraggeber: Die Agentur arbeitet im Auftrag des Experten und wird von ihm bezahlt.
2. Branchenpassung: Sie nennt Konferenzen aus deinem Feld, auf denen sie Erfahrung hat.
3. Offengelegte Zahlen: Sie nennt Einreichungen, Entscheidungen und Annahmen samt Herkunft.
4. Freigaben: Vortrag und Abstracts gehen erst nach deiner Freigabe hinaus.
5. Vertragslaufzeit: Die Laufzeit reicht, bis die ersten Entscheidungen eintreffen, und laufende Einreichungen sind geregelt.
6. Preis: Der Preis steht vor oder im ersten Gespräch fest, zusammen mit dem, was er abdeckt.
7. Bezahlte Plätze: Sie verkauft keine Bühnenplätze und verspricht keine Auftritte.

Für wen arbeitet eine Speaker-Agentur, und wer bezahlt sie?

Eine Speaker-Agentur arbeitet für den, der sie bezahlt, und hinter dem Wort stehen zwei Geschäftsmodelle mit entgegengesetzten Auftraggebern. Eine Redneragentur bucht für Veranstalter bekannte Namen auf Firmenevents und verdient an deren Honorar mit. Eine Speaker-Agentur für Experten arbeitet im Auftrag des Experten, der über Auftritte auf Fachkonferenzen B2B-Kunden gewinnen will. Auf einer Fachkonferenz hören Fachleute einer Branche Vorträge zu ihrem Berufsfeld, im Publikum sitzen also Menschen mit einem konkreten beruflichen Problem. Die Unterschiede beider Rollen beschreibt der Beitrag Speaker-Agentur oder Redneragentur, und einen Überblick über alle Leistungen und Modelle gibt der Leitfaden zur Speaker-Agentur.

Ist der Experte der Auftraggeber, bleibt die Agentur nur so lange im Geschäft, wie er Ergebnisse sieht. Veranstalter bezahlen Agenturen dafür, dass Programme sich füllen, und Anbieter von Bühnenplätzen verdienen am Verkauf des Platzes selbst. Ein Experte, der Kunden gewinnen will, braucht die erste Konstruktion, und sie lässt sich mit einer einzigen Frage im ersten Gespräch prüfen: Wer bezahlt Sie, und wofür?

Branchenpassung: wo die Agentur Erfahrung hat

Konferenzen besetzen ihr Programm auf zwei Wegen: über öffentliche Calls for Papers und über Einladung und persönliche Ansprache. Verbands- und Industriekonferenzen nutzen den zweiten Weg häufiger, und wo es keinen Call gibt, sprechen wir die Veranstalter direkt an.

Eine gute Agentur sagt deshalb offen, auf welchen Konferenzen ihre Erfahrung liegt. Ein Anbieter, der „alle Branchen“ verspricht, aber keine einzige Konferenz seines Fachgebiets nennen kann, kann dir keine belastbare Auskunft über deine Branche geben. Wer als Berater im Maschinenbau, in der Logistik oder im Gesundheitswesen arbeitet, fragt nach Beispielen aus dieser Welt und erfährt dabei, ob die Agentur dort Zugang hat oder erst aufbauen müsste.

Welche Zahlen sollte eine Speaker-Agentur offenlegen?

Eine Speaker-Agentur sollte offenlegen, wie viele Abstracts sie eingereicht hat, wie viele davon entschieden sind und wie viele angenommen wurden. Ein Abstract ist die kurze Beschreibung eines geplanten Vortrags, die ein Programmkomitee liest, bevor es über die Aufnahme ins Programm entscheidet. Verschweigt eine Agentur die Quote und nimmt trotzdem Aufträge an, lässt sie dich eine Entscheidung ohne Grundlage treffen. Wer die Quote nennt, macht sich messbar, und daran erkennst du ernsthafte Anbieter. Stage Starter legt die eigenen Zahlen aus den Einreichungen für Kunden hier offen.

Die Quote je Konferenz liegt höher, weil wir je Konferenz oft mehrere Abstracts einreichen und eine Annahme genügt: Bei unseren Einreichungen für Kunden kommen wir auf bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz, marktüblich sind bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent. Von den 2.189 Abstracts sind 1.374 entschieden, die übrigen 815 laufen noch, denn viele Konferenzen antworten erst Wochen oder Monate nach Ende des Calls.

Daraus ergibt sich ein Prüfstein für jedes Angebot. Eine Agentur, die dir 100 Prozent Annahme verspricht, kann das nicht belegen, und eine Agentur, die Zahlen nennt, ohne ihre Herkunft zu nennen, bleibt eine ehrliche Offenlegung schuldig. Wie du Erfahrungsberichte und Bewertungen von Agenturen liest, zeigt Speaker-Agentur Erfahrungen.

Rolle des Experten und Freigaben

Auch bei einer Done-for-you-Leistung bleibt der Experte der Absender. Die Agentur recherchiert Konferenzen und entwickelt Vortrag und Abstracts, danach reicht sie ein und fasst nach. Fachwissen, Haltung und Beispiele kommen aus der Praxis des Experten, und er gibt frei, was in seinem Namen an ein Programmkomitee geht.

Bei Stage Starter gibst du Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, danach reichen wir in deinem Namen ein, ohne dass jede einzelne Einreichung wieder bei dir landet. Ein Abstract, das nach Textbaustein klingt, fällt dem Programmkomitee auf und kostet den Vorschlag seine Chance, deshalb entstehen gute Abstracts aus einem Gespräch mit dir. Eine ehrliche Agentur nennt als deinen Zeitbedarf ein Gespräch zu Beginn und Freigaben mit gelegentlichen Rückfragen dazwischen.

Vertragslaufzeit und Kündigung

Ergebnisse einer Einreichungsarbeit zeigen sich mit Verzögerung, denn zwischen einer Einreichung und der Antwort der Konferenz liegen oft Wochen, und der Auftritt folgt Monate später. Die Zusammenarbeit sollte deshalb so lange laufen, dass die ersten Entscheidungen eintreffen können.

Ein faires Angebot nennt vor der Unterschrift, ob es monatlich kündbar ist oder eine feste Laufzeit hat, und regelt, was mit laufenden Einreichungen bei Vertragsende geschieht. Frag auch, was du mit den entwickelten Abstracts und Vortragstexten danach machen darfst, denn sie enthalten dein Wissen.

Was kostet eine Speaker-Agentur für Experten?

Eine Speaker-Agentur für Experten kostet meist ein festes Monatsentgelt, bei Stage Starter ab 990 € netto im Monat für den ganzen Einreichungsbetrieb. Eine seriöse Agentur nennt ihren Preis vor dem ersten Gespräch oder spätestens in diesem. Ein Preis „auf Anfrage“ macht Angebote unvergleichbar, frag deshalb im ersten Gespräch nach einer Zahl und danach, was sie abdeckt.

Neben der Höhe zählt die Art des Preises. Eine Provision auf Honorare gibt es bei Redneragenturen, die nach Angaben aus der Branche üblicherweise 20 bis 30 Prozent des Honorars behalten. Ein Monatsentgelt oder ein Erfolgshonorar je Zusage gibt es bei Agenturen, die für den Experten einreichen, und einen Festpreis je Bühnenplatz bei Anbietern, die Plätze verkaufen. Ebenso wichtig ist, was der Preis abdeckt: von der Konferenzrecherche und den Abstracts über Einreichung und Nachfassen bis zur Begleitung auf die Bühne. Kläre dabei auch, wer Reisekosten trägt und was gilt, wenn eine Konferenz Teilnahmegebühren verlangt.

Pay to Speak: wann eine Bühne gekauft ist

Bei Pay to Speak bezahlt der Redner dem Veranstalter Geld für den Vortragsplatz, meist als Teil eines Sponsoringpakets, und das kostet schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz. Eine verwandte Form ist der Sponsored Talk, ein Vortrag, den ein Unternehmen als Sponsor der Konferenz einkauft. Gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet, und ein Vortrag, den das Fachpublikum als Werbung einordnet, verliert dort an Gewicht. Beide Formen erklärt Muss ich für die Bühne bezahlen? im Einzelnen.

Eine Agentur, die Bühnenplätze verkauft, verdient am Platz selbst, und deshalb liegt ihr wenig daran, dass du dir ihn über einen offenen Call erarbeitest. Prüfen lässt sich das mit der Frage nach einem Auftritt eines ihrer Kunden und danach, wie er zustande kam: Lautet die Antwort Call for Papers oder Einladung, arbeitet die Agentur an deinem Ziel.

Woran erkennst du eine unseriöse Speaker-Agentur?

Eine unseriöse Speaker-Agentur erkennst du am Versprechen einer festen Zahl von Auftritten oder an einer Vorauszahlung für „garantierte“ Bühnenplätze, denn über die Aufnahme entscheidet allein das Programmkomitee der Konferenz. Fehlende Zahlen zu eigenen Einreichungen und ein Preis nur auf Anfrage gehören ebenfalls zu den Warnsignalen. Eine Website mit einem Katalog namhafter Redner und einem Anfrageformular für Veranstalter verrät die Rolle, denn diese Agentur wirbt um Veranstalter. Treffen mehrere dieser Merkmale zusammen, arbeitet die Agentur für jemand anderen als dich, auch wenn ihre Website das Gegenteil nahelegt.

Wo sich Stage Starter einordnet

Stage Starter ist eine Speaker-Agentur für Experten und legt die eigene Arbeit an den sieben Kriterien offen: Wir arbeiten im Auftrag des Experten, reichen über Calls for Papers ein und sprechen Veranstalter ohne Call direkt an, verkaufen keine Bühnenplätze und haben unsere Zahlen oben offengelegt. Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen in deinem Namen ein, fassen nach und begleiten dich bis auf die Bühne. Von dir kommen Fachwissen und Freigabe. Auch der Einstiegspreis steht offen da: Die Zusammenarbeit startet ab 990 € netto im Monat, und für den Speaker Audit vorab sind es ab 2.000 € netto.

Vom Kriterium zur Entscheidung

Die Auswahl einer Agentur gelingt am besten, wenn du das Angebot nach dem ersten Gespräch noch einmal an den sieben Punkten misst und nach den ersten Monaten an den Zahlen, die sie dir über deine eigenen Einreichungen zeigt. Wie Stage Starter für dein Thema arbeiten würde, klären wir in einem Erstgespräch.