Was kostet eine Speaker-Agentur? Preismodelle und was in der Pauschale steckt

Eine Speaker-Agentur, die Fachleute auf Konferenzbühnen bringt, kostet meist eine Monatspauschale, bei Stage Starter ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb. Bei einem Tagessatz von 1.000 € entspricht ein Monat Zusammenarbeit damit ungefähr einem Arbeitstag. Wer vorher einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei einer späteren Beauftragung angerechnet wird. Am Markt begegnen dir daneben Erfolgsprovisionen, Redneragenturen mit 20 bis 30 Prozent Provision auf das Honorar und gekaufte Vortragsplätze, die schnell 10.000 Euro und mehr kosten. Dieser Beitrag zeigt, was eine Pauschale enthalten sollte, was dieselbe Arbeit im Eigenbetrieb kostet und ab wann sich die Rechnung für eine Agentur dreht.

Welche Preismodelle gibt es bei einer Speaker-Agentur?

Bei Speaker-Agenturen gibt es vier Preismodelle: die Monatspauschale, die Erfolgsprovision, die Provision einer Redneragentur auf das Honorar und den gekauften Vortragsplatz. Wer Preise vergleichen will, sortiert zuerst nach dem Auftraggeber, denn ob der Experte zahlt, ein Veranstalter oder ein Sponsor, bestimmt, was die Agentur überhaupt anbietet.

Die Monatspauschale ist das Modell, bei dem der Experte die Agentur beauftragt und einen festen Betrag je Monat zahlt. Dafür übernimmt die Agentur laufende Arbeit: Konferenzen suchen, Einreichungen schreiben, Fristen halten und nachfassen. Eine Einreichung ist dabei der Vortragsvorschlag, den du bei einer Konferenz im Call for Papers abgibst, also in der öffentlichen Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vorschläge einsammelt.

Die Erfolgsprovision bindet das Honorar der Agentur an eine Zusage oder einen Auftritt. Auf offenen Calls fällt der Erfolg unregelmäßig an, und eine Agentur, die nur bei Zusage verdient, hat einen Anreiz, dort einzureichen, wo eine Zusage am leichtesten fällt, auch wenn die Bühne für deine Kundengewinnung wenig bringt. Frag bei diesem Modell, wer die Konferenzen auswählt und wie die Provision bei mehreren Zusagen auf derselben Konferenz berechnet wird.

Die Redneragentur verdient an einer anderen Stelle. Sie vermittelt bekannte Redner an Veranstalter und behält eine Provision, marktüblich rund 20 bis 30 Prozent vom Honorar. Für dich als Experten fällt keine Rechnung an, die Provision geht vom Honorar ab, und aufgenommen wird nur, wessen Name bereits ein Publikum anzieht. Worin sich beide Agenturarten sonst unterscheiden, steht im Beitrag Speaker-Agentur oder Redneragentur.

Pay to Speak bedeutet, dass ein Veranstalter Sprechplätze verkauft, meist als Teil eines Sponsorenpakets. Das kostet schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz, und gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet. Für das Publikum einer Fachkonferenz, das wegen des Wissens kommt, wirkt ein Vortrag mit sichtbarer Verkaufsabsicht schwach, und der Beitrag Sponsored Talk und Pay to Speak ordnet ein, wann ein gekaufter Platz trotzdem in Frage kommt.

Was kosten Speaker-Agenturen am Markt im Vergleich?

Am Markt reichen die Preise für Hilfe auf dem Weg zur Bühne von rund 25 Euro je Stunde für eine virtuelle Assistenz bis zu fünfstelligen Beträgen für einen einzelnen gekauften Vortragsplatz. Dazwischen liegen Speaker-Coachings und Ausbildungen, deren Pakete meist im vier- bis niedrigen fünfstelligen Bereich liegen und nach denen du die Einreichungen weiterhin selbst schreibst. Internationale Anbieter, die das Anschreiben von Veranstaltern als Done-for-you-Leistung verkaufen, nennen Einstiegspreise um 1.000 US-Dollar im Monat und setzen dafür oft einen fertigen Vortrag voraus.

Eine virtuelle Assistenz rechnet in Deutschland je nach Erfahrung rund 25 bis 50 Euro je Stunde ab und füllt Formulare nach Vorgabe aus, schreibt aber weder Abstracts noch wählt sie Konferenzen nach der Nähe zu deiner Kundschaft aus. Die Pauschale einer Speaker-Agentur für Experten deckt dagegen den ganzen Betrieb ab, von Thema und Abstracts bis zur Begleitung auf die Bühne. Stage Starter liegt mit ab 990 € netto im Monat für diesen ganzen Betrieb in der Größenordnung dessen, was am Markt allein für das Anschreiben von Veranstaltern verlangt wird.

Was sollte in der Pauschale einer Speaker-Agentur enthalten sein?

In die Pauschale einer Speaker-Agentur gehören sechs Stationen: Vortragsthema, Abstracts samt Titel und Bio, Konferenzsuche, Einreichung, Nachfassen und die Begleitung bis zur Bühne. Am Anfang steht das Thema. Es muss so geschnitten sein, dass ein Programmkomitee, also die Gruppe, die bei einer Konferenz über die Einreichungen entscheidet, darin einen Gewinn für sein Publikum sieht. Daraus entstehen die Abstracts, die kurzen Beschreibungen des geplanten Vortrags, die eine Konferenz gemeinsam mit Titel und Bio samt Foto verlangt.

Danach folgt die Konferenzsuche, die laufend nachgeführt werden muss, weil sich Fristen verschieben und neue Calls erscheinen. Die Einreichung selbst läuft über Formulare, die sich von Konferenz zu Konferenz unterscheiden. Nach der Einreichung kommt das Nachfassen, und nach der Zusage die Begleitung bis zur Bühne, bei der die Referentenvereinbarung und die Technik mit dem Veranstalter abgestimmt werden. Lass dir jede dieser Stationen einzeln zeigen, denn jede Station, die im Angebot fehlt, landet wieder in deinem Kalender.

Vier Fragen klären den Rest. Wer schreibt die Abstracts, und gibst du sie frei? Wie viele Konferenzen werden im Monat bearbeitet, und nach welchen Kriterien? Was darfst du mit Vortrag und Abstracts anfangen, wenn die Zusammenarbeit endet? Welchen Bericht bekommst du über Einreichungen und Ergebnisse? Diese Fragen kosten ein Gespräch und schützen vor Pauschalen, die vor allem Erreichbarkeit verkaufen.

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen in deinem Namen ein, fassen nach und begleiten dich bis auf die Bühne. Alle sechs Stationen liegen bei uns, und von dir brauchen wir dein Fachwissen und eine Freigabe von Vortrag und Abstracts. Wie die Agentur insgesamt arbeitet und wie sie sich von anderen Modellen unterscheidet, zeigt der Leitfaden Speaker-Agentur.

Was dich die Eigenarbeit kostet

Die Alternative zur Pauschale ist, dieselbe Arbeit in deinem eigenen Kalender unterzubringen. Wie viel das ist, ergibt sich aus der Quote. Bei unseren eigenen Einreichungen für Kunden sind von 2.189 eingereichten Abstracts 1.374 entschieden, und 94 davon wurden angenommen, rund 7 Prozent je Abstract. Auf Ebene der Konferenzen kommen wir auf bis zu 19 Prozent Zusagen, weil wir oft mehrere Abstracts je Konferenz einreichen und eine Zusage genügt, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zu erwarten sind.

Für vier bis sechs Auftritte in einem Jahr sind bei 7 Prozent rechnerisch rund 60 bis 90 eingereichte Abstracts nötig, verteilt auf mehrere Dutzend Konferenzen. Das reine Absenden kostet bei vorbereiteten Abstracts etwa drei bis sechs Tage, weil an einem Tag fünfzehn bis zwanzig Einreichungen möglich sind, und das ist die Untergrenze. Die Vorarbeit an Texten und Konferenzliste bindet den größeren Teil der Zeit, und sie fällt über Monate verteilt an. Wie viele Arbeitstage ein Jahr Eigenbetrieb insgesamt bindet, rechnet der Beitrag Selbst einreichen oder Speaker-Agentur durch, und die Kosten des Auftritts selbst, von der Reise bis zur Vorbereitung, schlüsselt Was kostet ein Konferenzauftritt? auf.

Wann rechnet sich eine Speaker-Agentur?

Eine Speaker-Agentur rechnet sich, wenn sie dir mehr Arbeitszeit abnimmt, als sie kostet, und wenn ein gewonnener Kunde mehr einbringt als die Pauschalen eines Jahres. Auf der Kostenseite stehen bei Stage Starter ab 990 € netto im Monat, in zwölf Monaten also 11.880 € netto. Bei einem Tagessatz von 1.000 € lohnt sich die Agentur schon, wenn sie dir mehr als einen Arbeitstag im Monat an Recherche und Schreiben abnimmt, bei einem Tagessatz von 500 € liegt die Schwelle bei zwei Tagen.

Auf der Ertragsseite hilft ein Erfahrungswert: Ein Auftritt bringt im Beispiel rund fünf ernsthafte Gespräche, aus denen zwei Termine entstehen, und jeder dritte Termin führt zu bezahlter Arbeit. Im ersten Jahr sind ein bis drei Auftritte realistisch, später vier bis sechs im Jahr. Bringt ein gewonnener Kunde bei dir mehr als 11.880 € Umsatz, macht schon ein einziger Auftrag im Jahr die Pauschalen des Jahres bezahlt. Ein Auftrag aus einem Vortrag ist damit mehr wert als jede Gage, die ein Fachexperte für denselben Vortrag bekäme.

Am stärksten rechnet sich das Modell bei hohem Auftragswert und vollem Kalender, etwa für Unternehmensberater mit fünfstelligen Mandaten. Wer jede Einreichung selbst schreiben möchte, wählt den aufwendigeren Weg und rechnet die dafür freigehaltenen Tage mit seinem Tagessatz.

Preis und Leistung zusammen lesen

Der Preis einer Speaker-Agentur sagt erst im Zusammenhang mit der Leistung etwas aus, und eine Pauschale, die alle Stationen abdeckt, lässt sich gegen deine Arbeitstage und gegen den Wert eines Kunden rechnen. Wie diese Rechnung für dein Angebot und deine Zielkunden aussieht, klären wir in einem Erstgespräch.