Speaker auf HR-Konferenzen: Themen, Formate und der Weg auf die Bühne

Auf HR-Konferenzen sprechen vor allem Personalverantwortliche aus Unternehmen und Forschende, und Berater wie Coaches brauchen dort eigene Wege auf die Bühne. Große HR-Messen schließen Anbieter, die an Personalabteilungen verkaufen, ausdrücklich von ihrem offenen Call aus und verweisen sie auf Ausstellerpakete. Für Beraterinnen und Coaches sowie Dienstleister im Personalwesen führen deshalb gemeinsame Praxisfälle mit Kunden und Verbandsveranstaltungen ins Programm, ebenso HR-Tracks auf Branchenkonferenzen. Dieser Beitrag zeigt, wer auf HR-Konferenzen spricht, welche Themen und Formate Komitees annehmen und wie der Weg auf die Bühne aussieht.

Wer spricht auf HR-Konferenzen?

Auf HR-Konferenzen sprechen Fachleute und Führungskräfte mit Personalverantwortung aus Unternehmen, dazu Forschende sowie Vertreterinnen gemeinnütziger Organisationen. Eine HR-Konferenz ist eine Fachveranstaltung für Menschen aus Personalabteilung und Personalentwicklung sowie für Führungskräfte, auf der sie Vorträge zu ihrem Berufsfeld hören. Im Publikum sitzen Personalleiterinnen, Recruiting-Verantwortliche, Fachleute für Lernen und Entwicklung sowie Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen, die Personalfragen selbst entscheiden.

Wie streng die Veranstalter auswählen, zeigt die Zukunft Personal Europe in Köln, eine der größten HR-Messen Europas mit eigenem Kongressprogramm. Ihr Call for Speakers, also die öffentliche Ausschreibung, mit der sie Vortragsvorschläge einsammelt, richtet sich an Fachleute mit einem nichtkommerziellen Beitrag. Ausgeschlossen sind nach den Bedingungen des Veranstalters ausdrücklich Coaches und Beratungen für das Personalwesen sowie Dienstleister für die Personalbranche, dazu Aussteller der Messe und alle, deren Geschäftsmodell sich vor allem an Personalabteilungen richtet. Die Einreichung ist kostenlos. Je Person und Organisation gibt es vor Ort höchstens einen Vortrag, und Honorar oder Reisekosten übernimmt der Veranstalter nicht. Wer angenommen wird, bekommt den Platz auf der Bühne und ein Messeticket sowie vorbereitende Webinare.

Andere große Formate arbeiten mit kuratierten Programmen. Das Programm des Personalmanagementkongresses in Berlin kuratiert maßgeblich das Präsidium des Bundesverbands der Personalmanager, gemeinsam mit dem Veranstalter. Für Beraterinnen und Coaches ergibt sich daraus ein klares Bild: Die sichtbarsten HR-Bühnen verlangen eine Rolle als Praktiker oder Forscher und schließen den Anbieter als Absender aus.

Welche Themen nehmen HR-Konferenzen an?

HR-Konferenzen nehmen Themen an, die Personalabteilungen gerade unter Druck setzen, und am stärksten gefragt sind künstliche Intelligenz in der Personalarbeit und Fachkräftesicherung sowie Führung unter veränderten Arbeitsbedingungen. KI erscheint dabei in praktischer Form: im Recruiting, in der Auswahl von Bewerbungen, beim Lernen im Unternehmen und in der Frage, wie sich Rollen in der Personalabteilung selbst verändern. Fachkräftesicherung umfasst Employer Branding, also den Aufbau eines Arbeitgeberprofils, mit dem ein Unternehmen Bewerber anzieht, dazu die Bindung bestehender Mitarbeitender und den Umgang mit dem demografischen Wandel.

Auf Barcamps, bei denen die Teilnehmenden ihre Themen selbst vorschlagen, zeigt sich, was die Szene bewegt. Berichte aus der Fachpresse über HR-Barcamps nennen Gehaltstransparenz und die Vier-Tage-Woche als Sessions, ebenso mentale Gesundheit und hybrides Arbeiten. Für Komitees ist ein Thema allein noch kein Grund zur Annahme. Sie lesen viele Vorschläge mit demselben Etikett, und angenommen wird der, der ein konkretes Problem einer bestimmten Gruppe benennt und eine überprüfbare Erfahrung anbietet: Was hat ein Unternehmen mit vierhundert Beschäftigten getan, um die Fluktuation in der Pflege zu senken, und was hat es gemessen?

Die Zukunft Personal Europe nennt in ihrem Call die Formen, die sie sucht: inspirierende Vorträge, Praxisfälle aus Unternehmen und kontroverse Thesen sowie interaktive Workshops, dazu die Vorstellung aktueller Studienergebnisse. Diese Liste beschreibt gut, was HR-Komitees allgemein schätzen. Ein Abstract, die kurze Beschreibung des geplanten Vortrags, das nach Produkt oder Methode eines Anbieters klingt, fällt im ersten Durchgang heraus. Wo das Publikum die Grenze zwischen Fachvortrag und Werbung zieht, beschreibt der Beitrag Fachvortrag oder Werbevortrag.

Welche Formate gibt es auf HR-Konferenzen?

Auf HR-Konferenzen gibt es vier Grundformate: den kurzen Impulsvortrag auf einer Messebühne, die längere Kongress-Session, den Workshop und die Podiumsdiskussion. Der Impulsvortrag dauert auf großen HR-Messen rund 25 Minuten und findet auf offenen Bühnen in der Halle statt, an denen das Publikum vorbeigeht und stehen bleibt. Wer dort spricht, muss in den ersten Minuten zeigen, welches Problem er löst, weil Zuhörer sonst zur nächsten Bühne weiterziehen.

Die Kongress-Session ist das Format der klassischen Fachtagung, meist 30 bis 45 Minuten in einem geschlossenen Raum mit angemeldetem Publikum. Ein Workshop dauert länger und lebt von der Arbeit der Teilnehmenden, und er eignet sich für Beraterinnen und Coaches besonders, weil das Publikum dort ihre Arbeitsweise erlebt. Die Podiumsdiskussion bringt drei bis fünf Stimmen zusammen und vergibt Plätze oft auf Einladung des Veranstalters. Barcamps funktionieren anders: Dort schlagen die Teilnehmenden ihre Sessions vor Ort selbst vor, das Publikum stimmt ab, und die Sessions mit den meisten Stimmen laufen als offene Runde von meist einer Stunde.

Wie kommen Berater und Coaches auf HR-Bühnen?

Berater und Coaches kommen auf HR-Bühnen über Konferenzen, deren Regeln Anbieter als Sprecher zulassen, über gemeinsame Praxisfälle mit Kunden und über direkte Anfragen bei Veranstaltern ohne offenen Call. Viele Fachkonferenzen mit unabhängigem Programmkomitee, also der Gruppe von Fachleuten, die über die Einreichungen entscheidet, nehmen Beraterinnen auf, solange der Vortrag Wissen vermittelt und kein Angebot vorstellt. Dazu kommen regionale Gruppen von Personalverbänden und HR-Netzwerke, die für ihre Treffen laufend Vortragende suchen.

Ein weiterer Weg führt über Branchenkonferenzen. Konferenzen aus Industrie, Handel oder Technologie haben oft eigene Tracks, also thematische Schienen des Programms, zu Führung, Arbeitskultur oder Personalgewinnung. Dort sitzen Geschäftsführer und Bereichsleiterinnen, die über Personalthemen entscheiden, und die Konkurrenz durch reine HR-Fachleute ist kleiner. International schreiben große HR-Konferenzen wie die SHRM Annual Conference in den USA ihre Programme über einen Call for Presentations aus, und eingereicht wird dort auf Englisch.

Bei Konferenzen ohne offenen Call führt der Weg über eine Mail an das Programmteam mit einem auf die Konferenz zugeschnittenen Vorschlag. Für das Personalwesen ist das der wichtigste Kanal, denn Verbände und Mittelstand besetzen ihre Programme häufiger über Ansprache als über Plattformen. Nach unserer Erfahrung läuft dieser Weg am besten als teilstandardisierte Ansprache mit zehn bis fünfzehn Anfragen pro Woche, sobald die Konferenzliste steht. Wie eine solche Anfrage aufgebaut ist, zeigt Veranstalter direkt anschreiben.

Daneben gibt es den gekauften Platz. Wer auf einer HR-Messe ausstellt oder ein Sponsoringpaket bucht, bekommt oft einen Vortragsplatz auf einer Forumsbühne dazu, und das kostet schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz. Gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet, das Fachpublikum ordnet sie aber am Inhalt ein, sobald ein Vortrag nach Angebot klingt.

Alle Wege haben eine Gemeinsamkeit: Eine einzelne Einreichung entscheidet selten über die Saison. Marktüblich sagen bei der Menge an Einreichungen, die für einen planbaren Betrieb nötig ist, höchstens 5 Prozent der Konferenzen zu, und wir erreichen bei unseren eigenen Einreichungen für Kunden bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz. Bei zwanzig Konferenzen liegt die Chance auf mindestens eine Zusage bei 5 Prozent rechnerisch bei rund 64 Prozent, bei 19 Prozent bei rund 98 Prozent. Wie das Verfahren von der Ausschreibung bis zur Zusage abläuft, erklärt der Leitfaden zum Call for Papers.

Was eine Agentur auf dem Weg zur HR-Bühne übernimmt

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein. Für HR-Themen heißt das, die Bedingungen jeder Konferenz zu lesen, bevor eingereicht wird, und die Bühnen auszuwählen, auf denen Beraterinnen und Coaches sprechen dürfen und deine Kundschaft im Saal sitzt. Wir entwickeln mit dir Vortrag und Abstracts aus deinem Fachwissen, sprechen Veranstalter ohne offenen Call per Mail an, fassen nach und begleiten dich nach einer Zusage bis zur Bühne. Was eine Agentur für Fachleute aus HR und New Work im Einzelnen leistet, beschreibt der Beitrag Speaker-Agentur für HR- und New-Work-Experten.

Von dir kommt das Fachwissen, und du gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei. Die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst, denn dort entsteht der Kontakt zu deinen künftigen Kunden. Eine Zusage kann keine Agentur garantieren, darüber entscheidet das Programmkomitee jeder Konferenz.

Die Zusammenarbeit mit Stage Starter startet ab 990 € netto im Monat. Wer vorher einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird. Für den Vergleich mit Gagen gilt eine einfache Rechnung: Ein einziger Auftrag aus einem Vortrag vor Personalverantwortlichen ist mehr wert als jede Gage, die eine HR-Konferenz zahlen würde. Wie sich Speaker-Honorare im Markt verteilen, zeigt Speaker-Honorar und Gage.