Veranstalter direkt anschreiben: wie eine Agentur Konferenzen ohne Call for Papers erreicht

Einen Konferenzveranstalter ohne Call for Papers erreichst du per Mail an die Person, die das Programm verantwortet, mit einem Vortragsangebot, das zum Thema der Konferenz passt. Ein Call for Papers ist die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt. Viele Verbandstagungen und Industriekonferenzen verzichten darauf und laden ihre Redner ein. Für Fachleute aus diesen Branchen führt der Weg auf die Bühne deshalb über das direkte Anschreiben. Dieser Beitrag beschreibt, welche Arbeit eine Agentur dabei übernimmt, von der Suche nach der zuständigen Person über den Zeitpunkt bis zum Zuschnitt des Angebots.

Warum haben viele Konferenzen keinen Call for Papers?

Viele Konferenzen haben keinen Call for Papers, weil ihre Veranstalter das Programm lieber selbst zusammenstellen und gezielt Redner einladen. Ein Programmkomitee, also die Gruppe, die bei einer Konferenz über die Vorträge entscheidet, wählt dann selbst aus und spricht Redner an. Bei der Fachtagung eines Verbands liegt das häufig bei einem Fachausschuss, bei einer Industriekonferenz beim Eventteam des veranstaltenden Unternehmens. Wer aus Industrie oder Verbandswelt auf eine solche Bühne will, kommt ohne öffentlichen Call nur über die direkte Ansprache dorthin. Wie der Weg über eine öffentliche Ausschreibung funktioniert, beschreibt der Leitfaden zum Call for Papers.

Einen Eindruck vom Verhältnis gibt unsere Konferenzdatenbank: Von rund 22.700 Konferenzen hatten am Stichtag rund 1.500 einen offenen Call. Viele weitere schreiben zu anderen Zeiten im Jahr aus, und ein großer Teil vergibt sein Programm ganz ohne Call. Diese Konferenzen erreicht nur, wer die Programmverantwortlichen direkt anspricht. Wie eine Liste solcher Konferenzen entsteht, zeigt der Beitrag Wie finde ich die Konferenzen, die zu meinem Thema passen?.

An wen schreibe ich bei einer Konferenz ohne Call for Papers?

Du schreibst an die Person, die das Programm verantwortet, und die steht selten auf der Startseite. Bei einem Verband sitzt sie in einem Fachausschuss oder in der Geschäftsstelle, bei einem Unternehmen im Eventteam. Manche Veranstalter geben die Organisation an eine Eventagentur, die dann das Programm baut.

Eine Agentur ermittelt diese Person je Konferenz neu. Sie liest die Programmseiten der letzten Ausgaben und achtet auf Namen im Beirat und bei der Moderation. Das Impressum und berufliche Netzwerke zeigen, ob die Funktion noch besetzt ist. Das Ergebnis ist ein belegter Name mit Funktion. Standardisieren lässt sich diese Recherche kaum, weil jede Konferenz ihre Zuständigkeiten anders verteilt.

Eine allgemeine Adresse wie info@ landet meist bei Anmeldung oder Sponsoring, und dort sitzt die Person, die Plätze verkauft. Ein Gespräch mit ihr endet schnell bei einem Paket mit Preis, wie der Beitrag Sponsored Talk und Pay to Speak beschreibt. Wer ein Vortragsangebot für das redaktionell besetzte Programm machen will, braucht deshalb den Namen aus der Programmplanung.

Wann sollte ein Anschreiben beim Veranstalter ankommen?

Ein Anschreiben sollte nach unserer Erfahrung vier bis acht Monate vor der Konferenz ankommen, in der Phase, in der das Programm geplant wird. Fehlt ein Call mit Frist, ergibt sich der Zeitpunkt aus der Planung des Veranstalters. Das Programm entsteht vor der Hauptwerbung, weil sie mit den Namen der Vortragenden arbeitet. Ein Anschreiben, das erst nach der Veröffentlichung des Programms ankommt, findet meist keinen freien Platz mehr.

Eine Agentur rechnet deshalb von der Konferenz aus zurück: Wann findet die nächste Ausgabe statt, wann wurde das Programm der letzten veröffentlicht, und wann beginnt die Planung bei diesem Veranstalter? Bei Verbänden spielen oft Gremiensitzungen eine Rolle, weil Entscheidungen an festen Terminen fallen. Aus diesen Daten entsteht ein Kalender mit Wiedervorlagen für jede Konferenz auf der Liste, und die Mail wird für das Fenster geschrieben, das dort gerade offen ist.

Für den Veranstalter ist ein Anschreiben in der Planungsphase eine Entlastung, sofern es zum Programm passt. Programmverantwortliche suchen Redner mit Praxis, und wer in dieser Phase ein konkretes Thema anbietet, spart ihnen einen Teil der eigenen Recherche.

Was gehört in eine Speaker-Anfrage per Mail?

In eine Speaker-Anfrage gehören ein Betreff, der Thema und Konferenz nennt, ein erster Satz mit Bezug auf die Konferenz, ein konkretes Vortragsangebot, ein Beleg deiner Praxis und eine klare Bitte. Ein Programmverantwortlicher bekommt Anfragen von Rednern, die sich selbst anbieten, und von Dienstleistern, die Plätze verkaufen wollen, und er liest jede mit der Frage, was sein Publikum davon hat.

Der Betreff entscheidet, ob die Mail geöffnet wird, und er funktioniert, wenn darin der Name der Konferenz und das Thema stehen. Der erste Satz zeigt, dass du die Konferenz kennst, etwa mit Bezug auf einen Schwerpunkt der letzten Ausgabe. Das Vortragsangebot steht in den Begriffen, mit denen das Publikum der Konferenz seine Arbeit beschreibt, und es bezieht sich auf ein Format, das die Konferenz bereits führt. Der Beleg nennt die Praxis, aus der du sprichst, mit einer kurzen Bio und gern einem Link zu einer Aufnahme. Die Bitte schließt mit einem konkreten nächsten Schritt, meist einem kurzen Telefonat.

Wer stattdessen sein eigenes Angebot beschreibt, wird als Werbung gelesen, wie der Beitrag Fachvortrag oder Werbevortrag zeigt. Eine Mail, die in fünf Absätzen das eigene Unternehmen vorstellt, bevor ein Thema erscheint, landet im Stapel der Verkaufsanfragen.

Im Mail-Modus entsteht dafür ein Standard-Anschreiben, dessen Einstieg je Konferenz angepasst wird. Zehn bis fünfzehn solcher Anschreiben pro Woche sind möglich, sobald die Konferenzliste steht. Für die wichtigsten Konferenzen eines Fachgebiets schreibt die Agentur jedes Anschreiben einzeln und über Stunden, zwei bis drei je Quartal. Eine Konferenz, auf der deine künftigen Kunden sitzen, verdient diesen Aufwand mehr als eine breit gestreute Aussendung.

Vortrag und Abstracts, also die kurzen Beschreibungen des Vortrags, gibst du einmal vor dem Start frei. Die Anschreiben entstehen auf dieser Grundlage in deinem Namen, und dein Fachwissen bleibt die Substanz jedes Angebots.

Nachfassen: was Schweigen bedeutet und wie es sich auflöst

Veranstalter antworten auf Anfragen ohne Ausschreibung häufig erst nach Wochen. Schweigen kann heißen, dass das Programm schon besetzt ist, dass die Mail ungelesen blieb oder dass die Zuständigkeit gewechselt hat. Eine Agentur fasst deshalb nach und prüft dabei, ob die Person noch die richtige ist, so wie es der Beitrag Nachfassen nach dem Call for Papers für den Fall mit Ausschreibung beschreibt. Bleibt eine Antwort aus, kommt die Konferenz mit Wiedervorlage in die nächste Planungsrunde.

Eine Zusage kann keine Agentur garantieren, darüber entscheidet die Person, die das Programm verantwortet. Eine Agentur bestimmt, wen sie wann mit welchem Thema anschreibt, und hält die Wiedervorlagen ein, für die im Tagesgeschäft eines Experten die Zeit fehlt.

Was eine Agentur dafür kostet und was Pay to Speak daneben bedeutet

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Konferenzen und die Ansprechperson, schreiben das Anschreiben und schicken es in deinem Namen ab. Danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Bei Fachleuten aus Industrie und Verbandswelt beginnen wir im Mail-Modus, weil dort die meisten Konferenzen ohne Call arbeiten. Ab 990 € netto im Monat startet die Zusammenarbeit, und wer vorab einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird.

Ein einzelner Pay-to-Speak-Platz kostet schnell 10.000 € und mehr, so viel wie rund zehn Monate Zusammenarbeit ab 990 € netto, in denen eine Agentur laufend neue Konferenzen bearbeitet. Ein gekaufter Platz ist ein einzelner Auftritt, während der laufende Anschreibe-Betrieb viele Konferenzen erreicht.