Speaker-Agentur für Geschäftsführer und Gründer: Bühnen ohne Zeitverlust

Eine Speaker-Agentur für Geschäftsführer und Gründer übernimmt Recherche, Einreichung und Nachfassen, damit dir nur die Zeit für den Auftritt selbst bleibt. Der Engpass eines Geschäftsführers bei Konferenzvorträgen ist der Kalender: Der Auftritt dauert einen Tag, die Arbeit davor verteilt sich über Monate und konkurriert mit Terminen, die das Tagesgeschäft betreffen. Wer als Gründer oder CEO auf einer Fachkonferenz spricht, gibt seinem Unternehmen ein Gesicht vor Fachleuten, unter denen künftige Kunden sitzen. Dieser Beitrag zeigt, welche Arbeit hinter einem solchen Vortrag steckt, welchen Teil eine Agentur übernimmt und welchen Teil du behältst.

Wie werde ich als Geschäftsführer Redner auf einer Konferenz?

Als Geschäftsführer wirst du Redner auf einer Konferenz, indem du einen Vortragsvorschlag einreichst oder der Veranstalter dich einlädt. Viele Fachkonferenzen besetzen ihr Programm über einen Call for Papers, also die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt. Ein solcher Vorschlag heißt Abstract und beschreibt kurz, worüber du sprechen willst und was das Publikum davon mitnimmt. Über die Aufnahme entscheidet ein Programmkomitee, die Gruppe, die bei der Konferenz die Vorschläge liest und auswählt. Für einen Geschäftsführer folgt daraus, dass es ohne eingereichten Vorschlag keinen Auftritt gibt und ein Vorschlag nur in die Auswahl kommt, wenn er vor der Frist vorliegt. Verbands- und Industriekonferenzen besetzen ihr Programm häufiger über Einladung, und dort beginnt der Weg mit einer Mail an die Programmverantwortlichen.

Die Arbeit dahinter fällt in sechs Stationen an. Zuerst muss ein Vortragsthema entstehen, das ein Programmkomitee für sein Publikum interessant findet, dann folgen die Abstracts. Die Konferenzsuche läuft parallel und muss laufend nachgeführt werden, weil sich Fristen verschieben und neue Calls erscheinen. Jede Einreichung läuft über ein eigenes Formular, danach verlangt das Nachfassen Geduld, und nach einer Zusage stimmt jemand Technik und Slot mit dem Veranstalter ab.

Wie viel Zeit kostet ein Konferenzvortrag als Geschäftsführer?

Mit Agentur kostet dich ein Konferenzvortrag einige Gespräche zu Beginn und eine Freigabe, zusammen wenige Stunden vor dem Start, dazu zwei bis drei Reisetage je Auftritt und die Vorbereitung des Vortrags. Im Eigenbetrieb kommt die ganze Einreichungsarbeit hinzu. In unseren eigenen Einreichungen für Kunden werden rund 7 Prozent der Abstracts angenommen, und je Konferenz erreichen wir bis zu 19 Prozent Zusagen, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent liegen. Ein Einreichungsbetrieb, der verlässlich Auftritte bringt, kommt im ersten Monat auf mindestens hundert Einreichungen bei rund zwanzig Konferenzen und danach auf mindestens fünfzig im Monat.

Bei fertigen, standardisierten Abstracts sind fünfzehn bis zwanzig Einreichungen an einem Tag realistisch, und das reine Absenden bindet damit im ersten Monat fünf bis sieben Tage und danach rund drei Tage im Monat. Mit Vorarbeit und Nachfassen kostet der volle Betrieb nach unseren Erfahrungswerten rund 25 bis 35 Stunden im Monat. Wer diese Zeit nicht am Stück freiräumt, verteilt sie auf Randstunden, und dann verstreichen Fristen. Die ausführliche Rechnung steht im Beitrag Wie viel Zeit kostet dich ein Konferenzprogramm mit Speaker-Agentur?.

Die Vorbereitung auf den Auftritt selbst bleibt bei dir. Dazu gehören der Feinschliff des Vortrags, ein oder zwei Proben vor Publikum und die Abstimmung mit dem Veranstalter über Technik und Ablauf, die wir für dich vorbereiten.

Lohnt sich ein Konferenzvortrag für einen CEO?

Ein Konferenzvortrag lohnt sich für einen CEO, weil er sein Unternehmen vor einem Publikum zeigt, in dem künftige Kunden sitzen, und weil ein einziger Auftrag daraus die Kosten eines ganzen Jahres decken kann. Ein Geschäftsführer spricht auf einer Bühne immer auch für seine Firma. Das Publikum einer Fachkonferenz besteht aus Menschen mit einem beruflichen Problem, und wer ihnen eine Lösung erklärt, bleibt als Kopf eines Unternehmens in Erinnerung, das dieses Problem kennt. Über größere Einkäufe im B2B entscheidet meist ein Gremium aus mehreren Funktionen, und ein Vortrag erreicht oft mehrere Menschen aus demselben Unternehmen gleichzeitig.

Die Sichtbarkeit reicht über den Saal hinaus und stärkt die Marke des Unternehmens. Konferenzen veröffentlichen Programm und Referentenprofile auf ihrer Website, dort steht dein Name neben dem Namen deiner Firma, und solche Seiten bleiben meist auch nach der Konferenz abrufbar. Wie Fachautorität im B2B entsteht und was die Bühne dazu beiträgt, ordnet der Beitrag Was ist Thought Leadership im B2B, und was hat die Bühne damit zu tun? ein.

Als Thema eignet sich für einen Geschäftsführer, was er aus der Führung seines Unternehmens und dem Markt seiner Kunden kennt: eine Entscheidung, die sein Unternehmen getroffen hat, ein Wandel in seiner Branche oder ein Problem, das seine Kunden teilen. Programmkomitees wählen solche Vorträge, wenn sie dem Publikum etwas Verwertbares geben, und sie sortieren Firmenpräsentationen früh aus.

Vorarbeit im eigenen Team: wo die Delegation an Assistenz und Marketing endet

Naheliegend ist es, die Arbeit an die Assistenz oder ins Marketing zu geben. Für Fristen und Formulare funktioniert das gut. Ein Abstract entsteht jedoch aus dem Fachwissen und der Haltung des Redners, und ein Programmkomitee erkennt einen Text, der nach Textbaustein klingt. Die Assistenz bräuchte dafür ein ausführliches Gespräch mit dir, und das Marketing müsste zuerst die Konferenzlandschaft kennenlernen.

Dazu kommt der Betrieb über Monate. Antworten der Konferenzen treffen oft Wochen nach Ende des Calls ein, und wer nebenbei nachfasst, lässt Zusagen liegen, die ein zweiter Kontakt noch hätte bringen können. Sollen mehrere Führungskräfte sprechen, wächst diese Arbeit mit jeder Person, und wie ein solches Programm für das ganze Führungsteam aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag Corporate Speaking als Programm.

Pay to Speak: ein gekaufter Platz gegen einen ganzen Betrieb

Wer Geld hat und wenig Zeit, findet am Markt ein Angebot, das beides zu verbinden scheint. Bei Pay to Speak verkauft ein Veranstalter Vortragsplätze, meist als Sponsorenpaket oder gegen eine Gebühr für Redner, und dafür werden schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz fällig. Der Zeitgewinn ist echt, weil der Auswahlprozess entfällt. Gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet, das Fachpublikum erkennt sie aber am Inhalt, sobald der Vortrag nach Verkauf klingt. Was dabei zu beachten ist, beschreibt Sponsored Talk und Pay to Speak: muss ich als Speaker für die Bühne bezahlen?

Gegen einen einzigen gekauften Platz steht bei einer Agentur ein Monatsbetrag für den ganzen Betrieb. Zwölf Monate ab 990 € netto summieren sich auf 11.880 € netto, und dafür läuft ein ganzes Jahr Einreichungsarbeit bei vielen Konferenzen statt eines Vortrags auf einer.

Speaker-Agentur für Geschäftsführer: was sie übernimmt und was bei dir bleibt

Eine Speaker-Agentur übernimmt für Geschäftsführer die gesamte Arbeit vor dem Auftritt. Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein. Wir entwickeln mit dir Vortrag und Abstracts, du gibst beides einmal vor dem Start frei, und danach reichen wir ein, ohne dass jede Einreichung bei dir landet. Danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Wo eine Konferenz ihr Programm über Einladung und persönliche Ansprache besetzt, wie viele Verbands- und Industriekonferenzen, sprechen wir den Veranstalter direkt an. Wie eine solche Zusammenarbeit insgesamt aufgebaut ist, zeigt der Leitfaden zur Speaker-Agentur.

Den Auftritt hältst du selbst, und die Gespräche danach führst du ebenfalls selbst. Ein eintägiger Auftritt in einer anderen Stadt kostet zwei Reisetage, mit weiter Anreise oder Vorabend drei. Bei ein bis drei Auftritten im ersten Jahr sind das zwei bis neun Tage, bei später vier bis sechs Auftritten acht bis achtzehn. Die Vorbereitung des Vortrags kommt dazu und wird gesondert gezählt.

Die Zusammenarbeit startet ab 990 € netto im Monat. Wer vorher einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei einer späteren Beauftragung der Agentur angerechnet wird.

Für wen sich das Modell am stärksten rechnet

Das Modell rechnet sich am stärksten für Geschäftsführer mit wenig freier Zeit, hohem Auftragswert und dem Anspruch, vor Fachpublikum zu sprechen. Bringt ein gewonnener Kunde mehr als 11.880 € netto Umsatz, deckt im Beispiel ein einziger Auftrag die Pauschalen eines Jahres, und ein solcher Auftrag ist mehr wert als jede Gage, die eine Fachkonferenz zahlen würde. Wer selbst einreicht, wählt die aufwendigere Alternative und bezahlt mit Kalenderzeit, die im Tagesgeschäft fehlt. Die Beispielrechnung lässt sich auf den Kundenwert deines Unternehmens übertragen.

Woran du ein Angebot misst

Der Geschäftsführer liefert Fachwissen und Freigabe, hält den Auftritt und führt die Gespräche danach, während Recherche, Formulare und Nachfassen bei einer Agentur liegen. Wer eine Agentur prüft, nimmt diese Aufteilung als Maßstab und lässt sich jede Station im Angebot zeigen. Ob dein Thema zu offenen Calls oder zur direkten Ansprache passt, klären wir mit dir im Erstgespräch.