Wie viel Zeit kostet dich ein Konferenzprogramm mit Speaker-Agentur?

Mit einer Speaker-Agentur kostet dich ein Konferenzprogramm einige Gespräche zu Beginn, eine einmalige Freigabe und die Tage auf der Bühne, rund zwei bis drei Reisetage je Auftritt. Im Eigenbetrieb bindet allein das Einreichen 2 bis 15 Stunden im Monat für die rechnerische Mindestmenge und rund 20 bis 27 Stunden in einem vollen Einreichungsbetrieb mit fünfzig Einreichungen im Monat. Die Spannen ergeben sich aus der Annahmequote unserer eigenen Einreichungen für Kunden und aus Erfahrungswerten zur Tagesleistung, und Vorarbeit und Nachfassen kommen in beiden Fällen hinzu. Dieser Beitrag rechnet beide Wege in Stunden gegeneinander, beziffert auch die Vorarbeit und zeigt, welche Zeit mit Agentur bei dir bleibt.

Wie viel Zeit kostet dich eine Speaker-Agentur selbst?

Mit einer Speaker-Agentur kostet dich das Konferenzprogramm einige Gespräche zu Beginn, eine einmalige Freigabe und die Tage rund um deine Auftritte. Die Agentur nimmt dir den Teil der Arbeit ab, der vor dem Auftritt liegt: Sie entwickelt Vortrag und Abstracts, also die kurzen Beschreibungen eines geplanten Vortrags, mit denen du dich bei einer Konferenz bewirbst, und sie recherchiert die passenden Konferenzen. Eine Einreichung ist der Vortragsvorschlag, den eine Konferenz in ihrem Call for Papers einsammelt, der öffentlichen Ausschreibung für Vorträge, und über sie entscheidet ein Programmkomitee, die Gruppe, die das Programm der Konferenz zusammenstellt. Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne.

Von dir kommen das Fachwissen, das wir in einigen Gesprächen zu Beginn abholen, und die Freigabe von Vortrag und Abstracts, die du einmal vor dem Start gibst, für alle späteren Einreichungen zusammen. Bei dir bleiben die Tage auf der Bühne mit Anreise und die Gespräche nach dem Vortrag, die weiter unten in Reisetagen gerechnet sind. Welche Leistungen eine Agentur im Einzelnen erbringt und wie die Zusammenarbeit abläuft, fasst der Leitfaden zur Speaker-Agentur zusammen.

Wie viele Stunden kostet das Einreichen im Eigenbetrieb?

Im Eigenbetrieb kostet das Einreichen für die rechnerische Mindestmenge rund 2 bis 15 Stunden im Monat und in einem vollen Einreichungsbetrieb rund 20 bis 27 Stunden. Die Rechnung stützt sich auf drei Größen: die Annahmequote, die Zahl der angestrebten Auftritte und die Zahl der Einreichungen, die an einem Tag möglich sind. Die Annahmequote liegt bei unseren eigenen Einreichungen für Kunden bei rund 7 Prozent je Abstract, denn von 1.374 entschiedenen wurden 94 angenommen. Je Konferenz kommen wir auf bis zu 19 Prozent Zusagen, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zu erwarten sind.

Für vier bis sechs Auftritte im Jahr, unseren Erfahrungswert ab dem zweiten Jahr, sind bei 7 Prozent rechnerisch rund 60 bis 90 Abstracts nötig. Bei fertigem Profil und standardisierten Abstracts sind nach Erfahrungswerten 15 bis 20 Einreichungen an einem Tag möglich, das ergibt 3 bis 6 Arbeitstage im Jahr, bei acht Stunden je Tag also 24 bis 48 Stunden oder 2 bis 4 Stunden im Monat. Wer jede Einreichung auf die jeweilige Konferenz zuschneidet, schafft nur 4 bis 6 am Tag und kommt auf 10 bis 23 Arbeitstage, das sind 80 bis 180 Stunden im Jahr oder 7 bis 15 Stunden im Monat. Weil zugeschnittene Einreichungen eine höhere Quote haben, fällt die nötige Menge dort kleiner aus, und die 7 bis 15 Stunden sind deshalb eine Obergrenze.

Hinter dieser Mindestmenge steht in der Praxis ein deutlich größerer Betrieb. Ein Einreichungsbetrieb, der nach Volumen arbeitet, kommt im ersten Monat auf mindestens hundert Einreichungen bei rund zwanzig Konferenzen und danach auf mindestens fünfzig im Monat, weil erst diese Stückzahl die Quote verlässlich wirken lässt und jede Einreichung Lerneffekte für die nächste bringt. Bei 15 bis 20 Einreichungen am Tag sind das im ersten Monat 5 bis knapp 7 Arbeitstage und danach 2,5 bis gut 3 Arbeitstage oder rund 20 bis 27 Stunden in jedem Monat.

Wie viel Zeit kosten Vorarbeit und Nachfassen?

Vorarbeit und Nachfassen kosten im Eigenbetrieb nach unserer Schätzung einmalig rund 20 bis 40 Stunden vor dem Start und danach rund 4 bis 8 Stunden in jedem Monat. Die Vorarbeit beginnt beim Vortragsthema, das so geschnitten sein muss, dass ein Programmkomitee darin einen Gewinn für sein Publikum erkennt. Dazu kommen die Abstracts in mehreren Varianten mit Titel, die Bio samt Foto und die Konferenzliste, die laufend nachgeführt werden muss, weil sich Fristen verschieben und neue Calls erscheinen. Ein neues Abstract von Grund auf kostet mit Titel und Überarbeitung rund zwei bis vier Stunden, die Anpassung eines fertigen Abstracts an ein Formular nur Minuten, und wer den Zuschnitt auf das Publikum einer Konferenz ernst nimmt, braucht dafür jeweils ein bis zwei Stunden.

Nach der Einreichung beginnt das Nachfassen, das der Beitrag Nachfassen nach dem Call for Papers beschreibt. Konferenzen antworten oft erst Wochen oder Monate nach dem Ende des Calls, und in dieser Zeit behält jemand jeden offenen Vorschlag im Blick, beantwortet Rückfragen der Veranstalter und hakt dort nach, wo eine Entscheidung ausbleibt. Bei zwanzig und mehr offenen Konferenzen kommen so mehrere Stunden im Monat zusammen, verteilt in kleinen Stücken über das ganze Jahr, die sich schlecht als Block in den Kalender legen lassen.

Wie viele Reisetage kostet ein Konferenzauftritt?

Ein eintägiger Auftritt in einer anderen Stadt kostet zwei Reisetage, mit weiter Anreise oder Anreise am Vorabend drei, und diese Zeit ist mit und ohne Agentur dieselbe. Die Vorbereitung des Vortrags kommt getrennt davon hinzu. Bei vier bis sechs Auftritten im Jahr sind das 8 bis 18 Reisetage, also rund 0,7 bis 1,5 Tage im Monat. Eine Aufstellung der übrigen Kosten, von der Reise bis zur Vorbereitung, findest du im Beitrag Was kostet ein Konferenzauftritt.

In diesen Tagen werden aus der Einreichungsarbeit Kunden. Ein Auftritt bringt im Beispiel rund fünf ernsthafte Gespräche, daraus entstehen zwei Termine, und aus jedem dritten Termin wird bezahlte Arbeit, alles Erfahrungswerte aus unserer Arbeit. Die Gespräche führst du selbst, weil sie auf dem aufbauen, was du auf der Bühne gesagt hast, und für das Nachfassen bei den Kontakten gelten zwei Wochen nach dem Auftritt als guter Zeitpunkt.

Die Gegenrechnung: Stunden in Euro und der Preis eines gekauften Platzes

Wer Stunden in Euro umrechnen will, braucht einen Tagessatz. Nimm als Beispiel 1.000 € an: Dann entsprechen die 20 bis 27 Stunden des vollen Einreichungsbetriebs bei einem Acht-Stunden-Tag rund 2.500 bis 3.400 € Arbeitszeit im Monat, und mit Vorarbeit und Nachfassen sind es rund 3.000 bis 4.400 €. Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat, und dafür liegt der ganze Betrieb von der Recherche bis zur Begleitung auf die Bühne bei uns. Wer sich vorab einen schriftlichen Fahrplan wünscht, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird.

Es gibt noch eine Möglichkeit, Zeit zu sparen, die Geld statt Arbeit kostet. Beim Pay to Speak verkauft ein Veranstalter Vortragsplätze, meist als Teil eines Sponsorenpakets, und dafür werden schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz fällig. Die Einreichung entfällt, und weil gesponserte Sessions im Programm oft nicht gekennzeichnet sind, merkt ein Fachpublikum den Kauf am Inhalt, sobald der Vortrag eher wirbt als informiert. Wann sich ein solcher Platz lohnt, ordnet der Beitrag Sponsored Talk und Pay to Speak ein.

Für wen sich das Modell am stärksten rechnet

Am stärksten rechnet sich das Modell für Expertinnen und Experten mit hohem Auftragswert, vollem Kalender und mehreren Auftritten im Jahr als Ziel. Geschäftsführerinnen und Gründer gehören fast immer dazu, weil jede Stunde, die ins Einreichen geht, im Unternehmen fehlt. Wer im ersten Jahr ein bis drei Auftritte anstrebt, braucht bei 7 Prozent rechnerisch rund 15 bis 45 Abstracts, und ein Betrieb, der diese Menge verlässlich erreicht, läuft trotzdem in der vollen Stückzahl. Der Eigenbetrieb bleibt der aufwendigere Weg, dessen Zeitkosten du mit deinem Tagessatz rechnest, und die ausführliche Gegenüberstellung steht im Beitrag Selbst einreichen oder Speaker-Agentur.