Folien für den Konferenzvortrag gestalten lassen: was sich auslagern lässt

Auslagern lässt sich fast alles außer deinem Fachwissen: Vortrag und Dramaturgie entwickelt eine Speaker-Agentur mit dir, die grafische Gestaltung der Folien setzt ein Designer um. Die Dramaturgie ist der Aufbau eines Vortrags, also die Reihenfolge der Gedanken und die Stelle, an der das Publikum etwas Neues erfährt. Wer Folien für einen Konferenzvortrag gestalten lassen will, braucht deshalb meist zwei Dienstleister mit verschiedenen Aufgaben, und die Reihenfolge ihrer Beauftragung entscheidet über Kosten und Ergebnis. Dieser Beitrag zeigt, welche Arbeiten anfallen, wer sie übernimmt und warum der Designer erst nach der Zusage einer Konferenz Geld bekommen sollte.

Aus welchen Arbeiten besteht ein Konferenzvortrag?

Ein Konferenzvortrag besteht aus vier Arbeitsstufen: Aussage, Dramaturgie mit Text, Folien als Bildebene und dem Auftritt selbst. Am Anfang steht die Frage, was dein Vortrag dem Publikum nützt und welche Aussage hängen bleiben soll. Darauf folgen die Dramaturgie und der Text zu jedem Abschnitt, anschließend die Folien, und zuletzt kommt der Auftritt. Wer nach „Präsentation gestalten lassen“ oder „Folien für einen Vortrag erstellen lassen“ sucht, meint meist nur die dritte Stufe. Ein Designer kann sie übernehmen, solange ihm jemand sagt, was auf den Folien stehen soll.

An dieser Bedingung scheitern viele Aufträge. Ein Designer erhält einen Foliensatz mit zu viel Text und ungeklärter Reihenfolge und liefert dafür ein schönes Layout, das überladen wirkt, weil die Schwäche im Aufbau lag und das Layout sie nicht beheben kann. Eine Speaker-Agentur setzt deshalb eine Stufe früher an, beim Vortrag selbst. Wie der ganze Weg vom Thema bis zur ersten Bühne verläuft, beschreibt der Leitfaden Speaker werden.

Vortrag und Dramaturgie: was eine Speaker-Agentur übernimmt

Eine Speaker-Agentur für Experten arbeitet im Auftrag des Experten und bringt ihn auf Fachkonferenzen, um darüber B2B-Kunden zu gewinnen. Dazu gehört zuerst der Vortrag selbst: Aus deinem Wissen und deinen Projekten entsteht ein Thema, das ein Programmkomitee (die Gruppe, die bei einer Konferenz über die Einreichungen entscheidet) für sein Publikum haben möchte.

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein. Ein Call for Papers ist die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt, und ein Abstract die kurze Beschreibung des geplanten Vortrags, die das Komitee liest. Vortrag und Abstracts entwickeln wir im Gespräch mit dir, danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Wie aus einem Thema ein Vortrag wird, beschreibt der Beitrag Vortrag entwickeln lassen.

Präsentationsdesign ist ein eigenes Fach, und Speaker-Agenturen für Einreichungen gestalten in der Breite keine Folien. Bei Stage Starter gehört die grafische Gestaltung nicht zur Leistung, dafür bekommt dein Designer von uns einen fertigen Aufbau und spart sich die Rückfragen zu offenen Punkten. Du gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, nicht jede einzelne Einreichung.

Was übernimmt ein Designer, und was kostet das?

Ein Designer oder eine Präsentationsagentur macht aus dem Aufbau eine Bildebene, und ein Konferenzvortrag kostet bei freiberuflichen Präsentationsdesignern grob 500 bis 2.000 Euro. Der Designer legt das Grundlayout mit Farben und Schriften fest und ergänzt wiederkehrende Elemente, die einen Foliensatz zusammenhalten. Er bereitet Zahlen als Diagramme auf und wählt Bilder und Icons aus. Dabei achtet er darauf, dass die Folien in einem großen Saal lesbar bleiben, in dem ein Beamer andere Kontraste liefert als dein Bildschirm.

Die Preisspanne ergibt sich aus Stundensätzen von rund 50 bis 150 Euro und einem Umfang von 15 bis 25 Folien, die ein Vortrag von dreißig Minuten braucht. Präsentationsagenturen mit eigenem Team liegen über dieser Spanne. Häufig gibt es einen Festpreis für ein Grundlayout mit mehreren Folientypen und eine Abrechnung nach Aufwand für Änderungen. Kläre deshalb vorab, wie viele Korrekturschleifen enthalten sind und in welchem Dateiformat du die Folien bekommst. Wie viele Folien zu welcher Redezeit passen, zeigt der Beitrag Wie viele Folien braucht ein Vortrag?.

Für die Dauer gilt eine ähnlich klare Größenordnung: Ein Designer braucht für einen Foliensatz dieses Umfangs in der Regel ein bis drei Wochen, die Korrekturschleifen eingerechnet. Ein fertiger Aufbau verkürzt diese Zeit, weil die Rückfragen zum Inhalt entfallen.

Was bei dir bleibt: dein Fachwissen und der Auftritt

Kein Dienstleister kann die Teile eines Vortrags liefern, die aus deiner Praxis stammen. Dazu zählen die Beispiele aus echten Projekten, die Zahlen, die du selbst vertreten kannst, und die Haltung, mit der du ein Problem beschreibst. Ein Programmkomitee und ein Fachpublikum merken, ob ein Vortrag aus Erfahrung kommt oder aus Recherche. Eine Agentur fragt dich deshalb aus und bringt das Material in Form, doch das Material selbst kommt von dir.

Den Auftritt selbst übernimmt niemand für dich. Auch die Gespräche nach dem Vortrag führst du selbst, denn dort wird aus einem Zuhörer ein möglicher Kunde.

Wann beauftrage ich die Folien?

Die Folien beauftragst du nach der Zusage einer Konferenz, weil das Programmkomitee für die allermeisten Einreichungen am Abstract entscheidet und keinen Foliensatz braucht. Einzelne Calls verlangen eine Gliederung, ein Video oder Folien, vor allem bei Workshops und wissenschaftsnahen Konferenzen, und das steht dann in der Ausschreibung. Zwischen Einreichung und Antwort liegen oft Wochen, bis zum Auftritt manchmal Monate, wie der Beitrag zum Zeitplan vom Call for Papers bis zur Bühne zeigt. Ein Designer, der vor der Einreichung arbeitet, gestaltet also Folien für einen Vortrag, über den noch niemand entschieden hat.

Bei unseren Einreichungen für Kunden kommen wir auf bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz, marktüblich sind bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent. Eine Zusage kann keine Agentur garantieren, darüber entscheidet das Programmkomitee, und deshalb gibst du das Budget für die Gestaltung erst nach der ersten Zusage frei. Dann fließt es in einen Vortrag, der gebucht ist, und der Foliensatz lässt sich für weitere Auftritte anpassen, auch wenn Slot-Längen und Vorgaben der Veranstalter wechseln.

Bei bezahlten Sprechplätzen läuft die Rechnung in die andere Richtung. Pay to Speak kostet schnell 10.000 € und mehr für einen einzigen Vortragsplatz, und die Gestaltung der Folien kommt dann noch hinzu. Auf Fachkonferenzen mit offenem Call entscheidet dagegen ein Programmkomitee, und der Platz kostet den Redner nichts. Ab 990 € netto im Monat startet die Zusammenarbeit mit Stage Starter, die vom Vortrag über die Recherche bis zur Begleitung auf die Bühne reicht.

Was Veranstalter vorgeben und was vertraglich zu klären ist

Nach der Zusage meldet sich der Veranstalter mit Vorgaben zu Slot-Länge, Technik im Saal, Abgabefrist und Dateiformat. Die meisten Veranstalter verlangen PowerPoint oder PDF im Seitenverhältnis 16:9, weil die Rechner im Saal darauf eingerichtet sind. Keynote-Dateien laufen meist nur, wenn du deinen eigenen Laptop anschließen darfst, und Google Slides exportierst du vorher in eines der beiden Formate. Ob die Folien später den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden und ob der Vortrag aufgezeichnet wird, regelt meist die Referentenvereinbarung, also der Vertrag zwischen Redner und Veranstalter. Der Beitrag Was du als Speaker mit dem Veranstalter klären musst geht diese Punkte durch.

Für den Designer folgt daraus, dass er die Vorgaben kennen muss, bevor er das Layout festlegt, und dass ein Foliensatz für den nächsten Veranstalter oft angepasst wird. Lass dir von ihm schriftlich bestätigen, dass du die Folien bei weiteren Konferenzen verwenden, verändern und veröffentlichen darfst, denn ohne diese Zusage bleiben die Rechte an der Gestaltung beim Designer. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei der Begleitung bis zur Bühne stimmen wir Technik und Slot mit dem Veranstalter ab, und die Folien liefert der Designer.