Wie schnell bringt eine Speaker-Agentur dich auf die erste Bühne?

Rechne mit drei bis sechs Monaten von deiner Freigabe bis zur ersten Bühne, wenn eine Speaker-Agentur für dich einreicht. Den größten Teil dieser Zeit legt die Konferenz fest: Zwischen dem Ende eines Call for Papers, also der öffentlichen Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt, und ihrem ersten Veranstaltungstag liegen in unserer Konferenzdatenbank im Mittel 81 Tage. Davor stehen die Vorbereitung deines Vortrags und die Einreichung, dazwischen die Entscheidung des Programmkomitees, also der Gruppe, die über das Programm einer Konferenz befindet. Wie früh die erste Zusage eintrifft, bestimmt vor allem die Zahl der parallelen Einreichungen, und dieser Beitrag rechnet mit unseren eigenen Annahmequoten vor, wie stark sie den Start nach vorn zieht.

Wie lange dauert es, bis eine Speaker-Agentur dich auf die erste Bühne bringt?

Von deiner Freigabe bis zur ersten Bühne vergehen in der Planung drei bis sechs Monate, die sich aus vier Abschnitten zusammensetzen. Am Anfang steht die Vorbereitung: Der Vortrag bekommt seinen Aufbau, und die Abstracts entstehen, also die kurzen Beschreibungen des geplanten Vortrags, mit denen du dich bei einer Konferenz bewirbst. Danach folgt die Einreichung bei Konferenzen, die gerade einen Call for Papers offen haben. Jeder Call hat eine Frist, und wer sie verpasst, wartet auf die nächste Ausgabe der Konferenz.

Der dritte Abschnitt ist das Warten auf die Entscheidung. Das Programmkomitee sichtet die Vorschläge meist nach Fristende und meldet sich Wochen oder Monate später. Im vierten Abschnitt liegt der Abstand bis zur Konferenz selbst. Die Gesamtdauer ergibt sich aus der Summe, und beeinflussen lässt sich vor allem der erste Teil, weil die übrigen drei im Takt der Veranstalter laufen. Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, beschreibt der Beitrag zum Zeitplan vom Call for Papers bis zur Bühne.

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, danach fassen wir nach, bis du auf der Bühne stehst. Du lieferst dein Fachwissen in einigen Gesprächen und gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, die einzelnen Einreichungen laufen danach ohne weitere Freigabe. Die Vorbereitung ist abgeschlossen, sobald deine Freigabe vorliegt, und je früher sie kommt, desto früher geht die erste Einreichung hinaus. Was in den ersten drei Monaten im Einzelnen geschieht, beschreibt Zusammenarbeit mit einer Speaker-Agentur: die ersten 90 Tage.

Wie viele Tage liegen zwischen Call-for-Papers-Frist und Konferenz?

Zwischen Einreichungsfrist und erstem Veranstaltungstag liegen im Mittel 81 Tage, also knapp drei Monate. Das zeigt unsere Auswertung von 9.912 Konferenzen aus unserer Konferenzdatenbank, für die beide Daten vorliegen. Bei 7.357 Konferenzen, rund 74 Prozent, liegt die Frist weniger als vier Monate vor dem Start, bei 9.718, rund 98 Prozent, weniger als sieben Monate. Nur 194 Konferenzen beginnen sieben Monate oder später nach dem Fristende.

Ein Rechenbeispiel zeigt, was der Mittelwert bedeutet. Schließt ein Call Mitte Dezember, beginnt die Konferenz bei 81 Tagen Abstand Anfang März. Einzelne Konferenzen liegen deutlich davor oder dahinter, weshalb eine Agentur mit der ganzen Verteilung plant und Konferenzen mit kurzem Vorlauf gezielt in die erste Runde nimmt.

Für den Start zählt die Lage der Fristen ebenso wie der Abstand. Die großen Konferenzwellen liegen im Frühjahr und im Herbst, und bei knapp drei Monaten Vorlauf schließen die Calls der Frühjahrskonferenzen im Winter, die der Herbstkonferenzen im Sommer. Wer seine Abstracts fertig hat, bevor eine dieser Fristwellen einsetzt, erreicht die meisten offenen Calls. Offene Calls gibt es dennoch das ganze Jahr: Von den rund 22.700 Konferenzen in unserer Datenbank hatten zum Stichtag rund 1.500 einen Call for Papers offen.

Wie viele Einreichungen braucht die erste Zusage?

Auf rund fünf entschiedene Konferenzen kommt bei unseren Einreichungen für Kunden eine Zusage, was knapp fünfzehn entschiedenen Abstracts entspricht. Stage Starter hat für Kunden 2.189 Abstracts eingereicht, 1.374 davon sind entschieden: 94 wurden angenommen und 1.280 abgelehnt, das sind rund 7 Prozent Annahme je Abstract. Auf Ebene der Konferenzen liegt die Quote höher, weil wir je Konferenz oft mehrere Abstracts einreichen und eine Annahme genügt. Von 433 entschiedenen Konferenzen sagten 83 zu, und damit erreichen wir bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zu erwarten sind. Wie sich solche Quoten einordnen lassen, zeigt Wie hoch ist die Annahmequote bei Call for Papers?.

Für die Zeitfrage zählt, wie viele Konferenzen gleichzeitig über deine Vorschläge entscheiden. Die Chance auf mindestens eine Zusage bei n Konferenzen mit der Quote p beträgt 1 − (1 − p)^n. Bei zehn Konferenzen und 19 Prozent ergibt das 1 − 0,81^10, also rund 88 Prozent, bei marktüblichen 5 Prozent sind es mit 1 − 0,95^10 rund 40 Prozent. Weil jede Einreichung mit ihrer eigenen Antwortzeit parallel zu den anderen läuft, trifft die erste Zusage bei breiter Streuung früher ein. Von unseren 2.189 Abstracts warten 815 noch auf eine Entscheidung, denn viele Konferenzen antworten erst Wochen oder Monate nach Fristende.

Geht es mit Pay to Speak schneller auf die Bühne?

Ein gekaufter Vortragsplatz steht früher fest als eine Zusage über einen offenen Call, er kostet dafür schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz. Pay to Speak bedeutet, dass ein Veranstalter Sprechplätze gegen Geld vergibt, meist als Teil eines Sponsorenpakets oder gegen eine Teilnahmegebühr für Redner. Über den Termin entscheidet dann das Angebot des Veranstalters, Fristen und Programmkomitee spielen keine Rolle. Gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet. Das Fachpublikum ordnet gekaufte Plätze trotzdem als Werbung ein, sobald Inhalt oder Kennzeichnung den Sponsor verraten, und bei Verkaufsvorträgen geschieht das in den ersten Minuten. Wann sich ein bezahlter Slot für die Kundengewinnung rechnet, ordnet der Beitrag Sponsored Talk und Pay to Speak ein.

Was du selbst für die erste Bühne beiträgst

Eine Agentur arbeitet in deinem Namen und braucht von dir zwei Dinge. Das erste ist dein Fachwissen, denn aus deiner Praxis stammen die Beispiele und die Haltung, die ein Programmkomitee im Abstract sucht. Das zweite ist die Freigabe von Vortrag und Abstracts, die du einmal vor dem Start gibst. Danach reicht Stage Starter in deinem Namen ein, ohne dass jede Einreichung bei dir landet. Die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst, weil es dort um dein Angebot geht.

Woran du ein seriöses Angebot zum Tempo erkennst

Ein seriöses Angebot trennt die Vorbereitung vom Abstand bis zur Konferenz und nennt für beides eine Spanne. Es legt die eigene Annahmequote offen, mit der Zahl der entschiedenen Einreichungen als Grundlage, und nennt die Zahl der Konferenzen, mit denen der Start geplant ist. Eine Garantie für einen Auftritt oder einen Termin gibt eine seriöse Agentur nicht, weil das Programmkomitee entscheidet. Welche Leistungen und Preismodelle es am Markt gibt, zeigt der Leitfaden zur Speaker-Agentur.

Zur Einordnung der Menge: Im ersten Jahr sind ein bis drei Auftritte realistisch, in den Folgejahren vier bis sechs, die den Anteil der Bühne an deiner Akquise abdecken. Die erste Zusage trifft oft Monate vor dem ersten Auftritt ein, weil zwischen beiden der Abstand bis zur Konferenz liegt, den du für den Feinschliff des Vortrags nutzt.