Zusammenarbeit mit einer Speaker-Agentur: die ersten 90 Tage

In den ersten 90 Tagen mit einer Speaker-Agentur entstehen ein freigegebener Vortrag mit Abstracts und die ersten Einreichungen bei rund zwanzig Konferenzen. Eine Zusage kann keine Agentur garantieren, darüber entscheidet das Programmkomitee, der Konferenzkalender spricht aber für einen frühen Start: Nach unserer Auswertung von 2.415 Konferenzen, die für 2026 Vortragsplätze öffentlich ausschreiben, liegen zwischen Einreichungsschluss und Konferenzbeginn im Median nur 50 Tage. Dieser Beitrag beschreibt, wie das Onboarding abläuft, welche Arbeit in den drei Monaten anfällt, wann erste Antworten eintreffen und was du in dieser Zeit selbst beisteuerst.

Was passiert in den ersten 90 Tagen mit einer Speaker-Agentur?

In den ersten 90 Tagen entwickelt die Agentur mit dir Vortrag und Abstracts, recherchiert passende Konferenzen, reicht in deinem Namen ein und fasst nach. Eine Speaker-Agentur für Experten arbeitet dabei im Auftrag des Experten, der über Auftritte auf Fachkonferenzen B2B-Kunden gewinnen will. Ein Abstract ist die kurze Beschreibung eines geplanten Vortrags, die ein Programmkomitee liest, also die Gruppe, die bei einer Konferenz über das Programm entscheidet. Eingereicht wird es im Call for Papers, der öffentlichen Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt.

Die Reihenfolge ergibt sich aus der Sache: Ohne freigegebenen Vortrag lässt sich nichts einreichen, und was nicht eingereicht ist, kann niemand nachfassen. Wie sich diese 90 Tage in die gesamte Zusammenarbeit mit ihren Leistungen und Preisen einfügen, beschreibt der Leitfaden Speaker-Agentur.

Wie läuft das Onboarding bei einer Speaker-Agentur ab?

Das Onboarding läuft über ein bis zwei Gespräche, in denen die Agentur dein Fachwissen aufnimmt, und endet mit deiner Freigabe von Vortrag und Abstracts. Das Wissen und die Haltung kommen von dir, aus deiner Praxis stammen auch die Beispiele, und die Agentur schneidet daraus ein Vortragsthema, in dem ein Programmkomitee einen Gewinn für sein Publikum erkennt. Dazu gehört neben Titel und Abstracts eine Bio, denn jede Konferenz verlangt diese Bausteine in leicht abweichender Form.

Du gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, danach reicht die Agentur in deinem Namen ein, ohne dass jedes Formular wieder auf deinem Schreibtisch landet. Wie schnell dieser Abschnitt durchläuft, bestimmen zwei Größen auf deiner Seite: wie rasch sich Termine für die Gespräche finden und wie zügig die Freigabe kommt. Die Agentur kann nur einreichen, was du freigegeben hast, und jede Woche, die hier verstreicht, fehlt später am Konferenzkalender.

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne.

Konferenzen recherchieren: warum die Frist früh zählt

Parallel zu den Abstracts entsteht die Konferenzliste, und hier entscheidet die Uhr mit. In unserer Datenbank stehen rund 22.700 Konferenzen, und rund 1.500 davon haben einen offenen Call for Papers. Jeder dieser Calls hat eine Frist, und was bis dahin nicht eingereicht ist, kommt erst bei der nächsten Ausgabe der Konferenz wieder in Frage, meist ein Jahr später. Laufend kommen neue Calls hinzu, und deshalb arbeitet eine Agentur die Liste fortlaufend nach.

Eine Agentur, die Calls laufend beobachtet, prüft vor dem Einreichen, ob das Thema zu einem Publikum passt, in dem deine künftigen Kunden sitzen. Wo ein Veranstalter keinen Call ausschreibt, sprechen wir ihn direkt an und wählen dafür den Zeitpunkt, an dem im Programm noch Plätze offen sind. Für Industrie und klassische Beratung, Mittelstand und Verbandswelt läuft ein Teil des Betriebs ohnehin über solche Anschreiben, zehn bis fünfzehn in der Woche, sobald die Konferenzliste steht. In welchen Monaten die meisten Konferenzen stattfinden, zeigt der Beitrag Wann ist Konferenzsaison in Deutschland.

Wie lange dauert es, bis eine Speaker-Agentur den ersten Auftritt bringt?

Der erste Auftritt kommt meist zwei bis sechs Monate nach dem Start, weil zwischen Einreichungsschluss und Konferenzbeginn im Median 50 Tage liegen und die Einreichungen nach dem Onboarding beginnen. Den Abstand zwischen Frist und Konferenz haben wir für 2.415 Konferenzen ausgewertet, die für 2026 Vortragsplätze öffentlich ausschreiben. Im Durchschnitt sind es 65 Tage, im Median 50 Tage, und der kürzeste Vorlauf liegt bei null Tagen, wenn eine Konferenz bis kurz vor Beginn Vorschläge annimmt.

Der Median ist belastbarer als der Durchschnitt, weil einzelne Konferenzen ihre Calls weit über ein Jahr im Voraus öffnen und den Durchschnitt nach oben ziehen. Für die Hälfte der Konferenzen liegen damit weniger als 50 Tage zwischen Frist und erstem Konferenztag. Hinzu kommt, dass die Antwort des Programmkomitees oft erst Wochen nach dem Ende des Calls eintrifft und eine Agentur vor der Frist einreicht.

Ein Auftritt innerhalb der ersten 90 Tage entsteht, wenn eine Konferenz mit kurzem Vorlauf und noch offener Frist zu deinem Thema passt und Vortrag und Abstracts in den ersten Wochen freigegeben sind. Den Ablauf einer einzelnen Einreichung in seinen Stationen zeigt Wie lange dauert es vom Call for Papers bis zur Bühne.

Nachfassen und erste Antworten: was nach drei Monaten vorliegt

Nach der Einreichung beginnt eine Phase, in der du selbst wenig tun musst. Die Agentur fasst bei Konferenzen nach, deren Entscheidung sich verzögert, und hält den Stand jeder Einreichung im Blick. Warum dieses Nachfassen zur Arbeit gehört und wie es abläuft, beschreibt der Beitrag Nachfassen nach dem Call for Papers.

Für die Erwartung an die ersten 90 Tage helfen unsere eigenen Einreichungen für Kunden. Von 2.189 Abstracts sind 1.374 entschieden: 94 wurden angenommen, 1.280 abgelehnt, das sind rund 7 Prozent Annahme je Abstract. Je Konferenz liegt die Quote höher, weil wir oft mehrere Abstracts einreichen und eine Zusage genügt, und so erreichen wir bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zu erwarten sind. Weitere 815 der 2.189 Abstracts warten noch auf eine Entscheidung, weil viele Konferenzen erst lange nach dem Call antworten.

Über die Menge rechnet sich die Chance. Bei 19 Prozent je Konferenz ergibt sich für zwanzig Konferenzen eine rechnerische Chance von 1 − 0,81^20, also rund 98 Prozent, auf mindestens eine Zusage, bei marktüblichen 5 Prozent sind es 1 − 0,95^20, also rund 64 Prozent. Das ist eine Rechnung und keine Zusage, und ein Teil der Antworten fällt in die Monate nach dem ersten Quartal.

Was in dieser Zeit auf deiner Seite liegt

Von dir brauchen wir dein Fachwissen, Zeit für die Gespräche zu Beginn und die Freigabe von Vortrag und Abstracts. Danach bindet die Zusammenarbeit bei dir vor allem die Auftritte selbst, mit zwei bis drei Reisetagen je Auftritt in einer anderen Stadt, die Vorbereitung getrennt gezählt. Nach einer Zusage stimmst du Termin und Reise mit uns ab, während wir Technik und Slot mit dem Veranstalter klären. Die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst, denn dort entsteht das Geschäft mit deinen Kunden.

Einen Bericht bekommst du laufend: Eine gute Agentur zeigt, bei welchen Konferenzen sie eingereicht hat, welche Entscheidungen ausstehen und wann die nächsten erwartet werden. Eine Agentur, die ihre Arbeit nachvollziehbar führt, beantwortet das mit Konferenznamen und Terminen.

Was die ersten 90 Tage kosten: Zeit und Geld im Vergleich

Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb. Wer vorher einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird. Wer dieselbe Arbeit selbst übernimmt, bindet über drei Monate Tage in seinem Kalender, die er für Kunden bräuchte, und eine ausführliche Gegenüberstellung steht im Beitrag Selbst einreichen oder Speaker-Agentur.

Am stärksten rechnet sich dieser Start für Experten mit hohem Auftragswert und vollem Kalender, deren Kundschaft auf Fachkonferenzen sitzt. Ein einziger gewonnener Kunde übersteigt bei ihnen die Pauschalen eines Jahres.