Checkliste für Speaker: Was vor der Konferenz und am Tag deines Auftritts zu erledigen ist

Eine Checkliste für Speaker hat drei Teile: die Abstimmung mit dem Veranstalter vor der Konferenz, das Gepäck mit Technik und Unterlagen und den Auftrittstag bis zu den Gesprächen danach. Die meisten Pannen auf Konferenzbühnen entstehen an wenigen wiederkehrenden Stellen, etwa an einem fehlenden Adapter, an einem Video ohne Ton oder an einer Redezeit, die kürzer ist als gedacht. Wer diese Stellen vorher abhakt, geht ruhiger auf die Bühne und hat nach dem Vortrag den Kopf frei für die Leute, die ihn ansprechen. Diese Gespräche sind der Grund, warum du als Expertin oder Experte überhaupt auf einer Fachkonferenz sprichst.

Gibt es eine Checkliste für Speaker vor der Konferenz?

Ja, die Checkliste vor der Konferenz umfasst die Abstimmung mit dem Veranstalter, die Fristen für deine Unterlagen, die Probe des Vortrags und die Planung von Reise und Gesprächen. Sie beginnt mit der Zusage, also der Mail, mit der das Programmkomitee deinen Vortragsvorschlag annimmt. Das Programmkomitee ist die Gruppe von Fachleuten, die für eine Konferenz die eingereichten Vorschläge liest und das Programm zusammenstellt. Ab der Zusage arbeitest du mit dem Organisationsteam, und von dort kommt das Speaker Briefing, die Sammlung aller Informationen für Sprecher, bei vielen Konferenzen in mehreren Etappen und vollständig erst zwei bis vier Wochen vor dem Termin.

Diese Punkte gehören in den Wochen vor dem Auftritt geklärt:

• Slot und Redezeit: Uhrzeit und Raum sowie die reine Redezeit nach Abzug von Anmoderation und Fragerunde.
• Format und Publikum: ob du einen Vortrag, einen Workshop oder einen Platz auf einem Podium hast, und wer im Saal sitzt.
• Technik: eigener Rechner oder Präsentationsrechner im Saal, Bildformat der Leinwand, Art des Mikrofons, Ton für Videos, Presenter zum Weiterschalten.
• Fristen: wann Folien, Kurzbiografie und Foto beim Veranstalter sein müssen.
• Aufzeichnung und Folien: ob die Session aufgezeichnet wird, ob du den Mitschnitt nutzen darfst und wer deine Folien danach bekommt.
• Reise: Anreise, Hotel, Speaker Dinner am Vorabend und die Frage, wer welche Kosten trägt.
• Ansprechpartner: Name und Telefonnummer der Person, die am Konferenztag für die Sprecher zuständig ist.

Ausführlich beschreibt diese Abstimmung der Beitrag Was muss ich als Speaker mit dem Veranstalter klären?. Viele Briefings beantworten nur einen Teil davon, und die fehlenden Punkte kommen erst auf Nachfrage. Wer sie früh stellt, baut seinen Vortrag auf die richtige Länge und muss ihn nicht zwei Wochen vorher kürzen.

Zur Vorbereitung gehört die Probe. Erfahrene Sprecher halten ihren Vortrag mindestens einmal vollständig laut und mit Uhr, weil fast jeder Vortrag beim ersten lauten Durchgang länger dauert als im Kopf geplant. Ebenso früh planst du die Gespräche: Wer auf der Teilnehmerliste oder im Programm steht und für dein Geschäft wichtig ist, bekommt vor der Konferenz eine kurze Nachricht mit dem Hinweis auf deine Session und der Frage nach einem Kaffee.

Was sollte ich als Speaker auf eine Konferenz mitnehmen?

Als Speaker nimmst du deinen Rechner mit Netzteil und passenden Adaptern mit, deine Folien zusätzlich als Datei auf einem USB-Stick und online abrufbar, einen eigenen Presenter mit frischer Batterie und einen Weg, wie dich Leute nach dem Vortrag erreichen. Die Technik in Konferenzsälen ist uneinheitlich, und was du selbst dabeihast, musst du nicht vor Ort suchen.

Diese Dinge gehören ins Gepäck:

• Rechner mit Netzteil und Adaptern: Adapter von deinem Anschluss auf HDMI, besser zwei verschiedene, weil Säle unterschiedliche Kabel bereithalten.
• Folien in drei Fassungen: die Originaldatei, ein PDF als Rückfallebene und beides auf einem USB-Stick und in einem Cloud-Ordner.
• Videos als eigene Dateien: eingebettete Videos laufen auf fremden Rechnern oft ohne Ton oder gar nicht, die Datei daneben rettet die Folie.
• Presenter: ein eigener Folienweiterschalter mit Ersatzbatterie, weil der bereitgestellte manchmal fehlt oder anders funktioniert.
• Notizen auf Papier: die Folienreihenfolge und die Kernsätze, falls die Referentenansicht auf dem Bildschirm nicht läuft.
• Kontaktweg: ein QR-Code auf der letzten Folie, der zu deinem Profil oder einem Termin führt, und Visitenkarten für die Pausen.
• Unterlagen offline: Briefing, Zeitplan und Telefonnummer des Ansprechpartners als Datei auf dem Telefon, weil das WLAN im Konferenzgebäude oft überlastet ist.
• Persönliches: eine Flasche Wasser für die Bühne, eine Powerbank für das Telefon und ein zweites Oberteil, falls beim Kaffee etwas danebengeht.

Was steht auf der Checkliste für den Tag des Auftritts?

Am Tag des Auftritts stehen Check-in, Tech-Check, die Einstellungen am Rechner, die Absprache mit der Moderation und die Planung der Stunde nach dem Vortrag auf der Liste. Der Tag beginnt am Speaker-Tresen, an dem du deinen Ausweis für die Konferenz bekommst und meist auch die aktuellen Zeiten für Technikprobe und Slot. Wie ein solcher Tag insgesamt abläuft, beschreibt der Beitrag Wie läuft eine Konferenz als Speaker ab?.

Der Tech-Check ist der Termin, an dem du Rechner, Mikrofon und Folien im Saal ausprobierst. Auf größeren Konferenzen steht dafür ein festes Fenster im Briefing, auf kleineren Veranstaltungen bleibt oft nur die Pause vor deiner Session. In diesem Termin prüfst du, ob die Folien im richtigen Format auf der Leinwand stehen, ob Videos mit Ton laufen, ob der Presenter reagiert und ob du den Vorschaumonitor sehen kannst, ohne dich vom Publikum abzuwenden.

Diese Punkte gehören auf die Liste für den Auftrittstag:

• Rechner vorbereiten: Benachrichtigungen und Ruhezustand aus, alle anderen Programme geschlossen, Netzteil eingesteckt.
• Telefon stumm: und außer Reichweite des Mikrofons, weil Funksignale in manchen Anlagen hörbar werden.
• Moderation abstimmen: Aussprache deines Namens, deine Rolle und der Satz, mit dem du angekündigt wirst.
• Zeitzeichen klären: wer dir die verbleibende Zeit anzeigt und wie, mit Karten, einer Uhr am Bühnenrand oder einem Monitor.
• Ruhige Zeit vor dem Slot: Folien nicht mehr umbauen, weil späte Änderungen vor allem Unsicherheit erzeugen.
• Rückreise prüfen: genug Zeit nach dem Slot, damit du die Gespräche nach dem Vortrag führen kannst.

Gegen Lampenfieber hilft vor allem diese Vorbereitung, weil sie die Unsicherheiten aus dem Weg räumt, die sich vor dem Auftritt aufschaukeln. Was im Körper vor einem Auftritt passiert und warum die Aufregung auch erfahrenen Sprechern bleibt, beschreibt der Beitrag über Lampenfieber.

Was gehört nach dem Vortrag auf die Checkliste?

Nach dem Vortrag gehören die Gespräche mit dem Publikum, das Notieren der Kontakte, das Sichern von Fotos und Mitschnitt und das Nachfassen innerhalb von zwei Wochen auf die Liste. Direkt nach deiner Session kommen Leute mit Fragen auf dich zu, und dieses Fenster schließt sich mit der nächsten Pause. Wer in dieser Zeit im Saal oder davor bleibt, führt die Gespräche, aus denen später Aufträge entstehen.

Bewährt hat sich, jeden Kontakt noch am selben Tag mit zwei Stichworten zu notieren: worüber ihr gesprochen habt und welcher nächste Schritt vereinbart ist. Nach einem Konferenztag mit dreißig Gesprächen weiß sonst niemand mehr, wer welches Problem hatte. Offizielle Fotos und der Mitschnitt deiner Session sind in der ersten Woche leicht zu bekommen und später mühsam, und aus diesem Material entsteht die Referenz für die nächste Einreichung. Wie aus diesen Kontakten in den Wochen danach Gespräche über Aufträge werden, beschreibt der Beitrag über das Follow-up nach der Konferenz.

Wer dir Vorbereitung und Einreichung abnimmt

Bevor eine Checkliste für den Auftrittstag gebraucht wird, liegt ein Einreichungsbetrieb von Monaten hinter dir. Die passenden Konferenzen müssen gefunden und die Calls for Papers bedient werden, also die öffentlichen Ausschreibungen, mit denen Konferenzen Vortragsvorschläge einsammeln. Für jeden Call entsteht ein Abstract, die kurze Beschreibung deines Vortrags, und nach der Zusage folgt die Abstimmung mit dem Veranstalter aus dem ersten Teil dieser Liste.

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, und nach der Zusage begleiten wir die Abstimmung mit dem Veranstalter bis zum Konferenztag. Wir bringen Expertinnen und Experten auf Fachbühnen, auf denen ihre Kundschaft sitzt. In unseren eigenen Einreichungen für Kunden erreichen wir bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz, marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen sind höchstens 5 Prozent. Die Zusammenarbeit startet ab 990 € netto im Monat. Wie der ganze Weg vom Thema bis zur ersten Bühne aussieht, zeigt der Leitfaden Speaker werden.