Wie viele Einreichungen braucht eine Zusage? Die Rechnung aus der Praxis

Für eine Zusage brauchst du bei unseren Einreichungen für Kunden im Schnitt Einreichungen bei rund fünf Konferenzen, das sind knapp 15 entschiedene Abstracts. Ein Abstract ist die kurze Beschreibung eines geplanten Vortrags, die ein Programmkomitee liest, also die Gruppe, die über das Programm einer Konferenz entscheidet. Eingereicht wird es im Call for Papers, der öffentlichen Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt. Aus unseren beiden Quoten, rund 7 Prozent je Abstract und bis zu 19 Prozent je Konferenz, rechnet dieser Beitrag vor, wie viele Einreichungen eine Zusage wahrscheinlich machen und wie viel Arbeit ein Jahr mit vier bis sechs Auftritten bedeutet.

Wie hoch ist die Annahmequote je Abstract und je Konferenz?

Bei unseren Einreichungen für Kunden liegt die Annahme je Abstract bei rund 7 Prozent und die Zusage je Konferenz bei bis zu 19 Prozent. Stage Starter hat für Kunden 2.189 Abstracts eingereicht, von denen 1.374 entschieden sind: 94 wurden angenommen und 1.280 abgelehnt. Teilt man die 1.374 entschiedenen durch die 94 angenommenen, kommt man auf 14,6, also knapp 15 Abstracts je Annahme.

Die zweite Quote misst die Konferenz statt des einzelnen Abstracts. Wir reichen bei einer Konferenz oft mehrere Abstracts ein, und für eine Zusage genügt es, dass eines davon angenommen wird. Von 433 entschiedenen Konferenzen haben 83 zugesagt, und damit erreichen wir bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zu erwarten sind. Rechnerisch sagt knapp jede fünfte Konferenz zu, bei der wir einreichen.

Zum Stichtag warteten 815 der 2.189 Abstracts noch auf eine Entscheidung, weil viele Konferenzen erst Wochen oder Monate nach dem Ende des Calls antworten. Die 7 Prozent beruhen auf den entschiedenen Abstracts, offene Fälle zählen wir erst, wenn eine Antwort vorliegt. Wie sich die Zahlen zusammensetzen und wie sie sich zu anderen Werten verhalten, zeigt Wie hoch ist die Annahmequote bei Call for Papers? ausführlicher.

Wie viele Abstracts muss ich einreichen, damit eine Zusage wahrscheinlich wird?

Nach zwanzig entschiedenen Abstracts liegt die Chance auf mindestens eine Annahme bei rund 77 Prozent, nach zehn Konferenzen bei rund 88 Prozent. Der Mittelwert von knapp 15 Abstracts je Annahme sagt, wie oft es im Schnitt klappt, über die Reihenfolge sagt er nichts: Die erste Annahme kann beim zweiten Abstract eintreffen oder erst beim vierzigsten. Für die Planung hilft deshalb die Frage, wie groß die Chance auf mindestens eine Annahme nach einer bestimmten Zahl von Einreichungen ist. Bei n Versuchen mit der Quote p beträgt sie 1 − (1 − p)^n, sie steigt mit jedem weiteren Versuch, und der Zuwachs wird dabei kleiner.

Rechnest du mit 7 Prozent und unterstellst vereinfachend, dass jedes Abstract eine eigene, vom Rest unabhängige Chance hat, liegt die Wahrscheinlichkeit für mindestens eine Annahme nach zehn Abstracts bei rund 52 Prozent, nach zwanzig bei rund 77 Prozent und nach dreißig bei rund 89 Prozent. Auf Konferenzebene mit 19 Prozent sind es nach drei Konferenzen rund 47 Prozent, nach fünf rund 65 Prozent und nach zehn rund 88 Prozent. Mit marktüblichen 5 Prozent je Konferenz kämen zehn Konferenzen nur auf rund 40 Prozent.

Die Konferenzrechnung ist die belastbarere, denn mehrere Abstracts bei derselben Konferenz liegen demselben Komitee vor und sind keine unabhängigen Versuche. Ein Thema, das zu keinem Programm passt, scheitert bei jedem Komitee, und daran ändert auch das zwanzigste Abstract nichts. Die Rechnung beschreibt Wahrscheinlichkeiten, über jede einzelne Einreichung entscheidet das Programmkomitee.

Was die Quote bestimmt: Passung, Branche und Abstract

Am meisten bewirkt die Passung zwischen Thema und Publikum. Die 7 Prozent sind ein Durchschnitt über viele Themen und Konferenzen, und einzelne Einreichungen liegen darüber oder darunter. Ein Programmkomitee stellt ein Programm für ein bestimmtes Publikum zusammen, und ein Vortrag, dessen Thema dieses Publikum nicht beschäftigt, hat auch mit einem guten Abstract wenig Aussicht. Deshalb steht vor jeder Einreichung die Konferenzrecherche, die klärt, wo dein Thema gefragt ist.

In der Technologie- und Softwarewelt schreiben viele Konferenzen ihre Vortragsplätze öffentlich aus, und dort arbeitet ein Einreichungsbetrieb nach Volumen. Verbands- und Industriekonferenzen besetzen ihr Programm häufiger über Einladung und persönliche Ansprache, und dort schreiben wir die Programmverantwortlichen in deinem Namen direkt an, zehn bis fünfzehn in der Woche, sobald die Konferenzliste steht.

Das Abstract entscheidet die Quote ebenfalls mit. Das Komitee vergleicht Titel und Beschreibung mit vielen anderen Vorschlägen für wenige Plätze, und ein Abstract, das den Nutzen für das Publikum klar benennt, schneidet in diesem Vergleich besser ab. Wie Programmkomitees auswählen und wie ein Call von der Ausschreibung bis zur Zusage abläuft, beschreibt der Leitfaden zum Call for Papers.

Was hinter einem Jahr Einreichungen an Arbeit steckt

Rechnerisch genügen für vier bis sechs Auftritte 60 bis 90 entschiedene Abstracts, ein Betrieb, der auf Zusagen zielt, arbeitet aber mit deutlich mehr. Viele Konferenzen antworten spät oder gar nicht, und mit jeder Runde lernt der Betrieb, welche Abstracts bei welchen Komitees ankommen. Ein Einreichungsbetrieb nach Volumen kommt deshalb im ersten Monat auf mindestens hundert Einreichungen bei rund zwanzig Konferenzen und danach auf mindestens fünfzig im Monat. Das reine Absenden kostet bei fertigen, standardisierten Abstracts einen Arbeitstag je fünfzehn bis zwanzig Einreichungen. Wer jede Einreichung auf eine Konferenz zuschneidet, schafft vier bis sechs an einem Tag und bekommt dafür eine höhere Quote je Einreichung.

Davor liegt die Arbeit, die in dieser Rechnung nicht vorkommt. Das Vortragsthema muss zugeschnitten sein, die Abstracts samt Bio müssen geschrieben und die Konferenzen gefunden werden. In unserer Datenbank stehen rund 22.700 Konferenzen, und zum Stichtag hatten rund 1.500 davon einen Call for Papers offen. Welche zu deinem Thema passen, klärt nur die Recherche, und weil sich Fristen verschieben und neue Calls erscheinen, muss sie laufend nachgeführt werden.

Zwischen Einreichungsfrist und Konferenzbeginn liegen in unserer Konferenzdatenbank im Mittel 81 Tage, und die Antwort fällt in diese Spanne. Die Einreichungen verteilen sich deshalb über das ganze Jahr, und dazu kommt das Nachfassen bei Konferenzen, die sich nicht melden.

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Du lieferst dein Fachwissen und gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, danach landet nicht jede Einreichung bei dir. Was ein Jahr Eigenbetrieb an Arbeitstagen bindet, rechnet Selbst einreichen oder Speaker-Agentur durch.

Was kostet eine Zusage: Eigenarbeit, gekaufter Platz oder Agentur?

Eine Zusage kostet dich im Eigenbetrieb Arbeitstage, beim gekauften Platz schnell 10.000 Euro und mehr und bei Stage Starter ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb. Bei Pay to Speak verkauft ein Veranstalter den Sprechplatz, meist als Teil eines Sponsorenpakets, und dafür werden schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz fällig. Eine Einreichungsquote spielt dabei keine Rolle, weil der Platz gekauft ist, und gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet. Bezahlte Plätze ordnet Sponsored Talk und Pay to Speak im Einzelnen ein.

Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat, auf zwölf Monate gerechnet sind das 11.880 € netto für alle Einreichungen eines Jahres. Dafür liegen alle Stationen von der Recherche bis zum Nachfassen bei uns. Wer vorher einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird.