Speaker für Firmenevents: Wenn Networking das Hauptziel ist

Invitario, ein Anbieter von Software für Teilnehmermanagement aus Berlin und Wien, hat am 1. Oktober 2026 die fünfte Invitario-Eventstudie veröffentlicht, für die 171 Event-Managerinnen und Event-Manager aus Deutschland und Österreich zwischen Juni und August 2026 befragt wurden. Die Unternehmen der Befragten veranstalten im Median nur noch 15 Business-Events im Jahr, 2024 waren es 20, und bei sechs von zehn stagniert das Eventbudget trotz steigender Kosten. Für zwei Drittel ist Networking das Hauptziel ihrer Veranstaltungen, vor allem mit bestehenden Kundinnen und Kunden. Für dich als Speaker heißt das, dass es auf Firmenevents weniger Programmplätze gibt und dass ein Vortrag dort am meisten zählt, wenn er Gespräche unter den Gästen in Gang bringt. Wir ordnen ein, wie du dich für Kundenevents und Fachabende von Unternehmen positionierst und wie du die Marketing- und Eventteams erreichst, die dort über das Programm entscheiden.

Invitario-Eventstudie 2026: Unternehmen planen weniger Business-Events

Invitario gibt die Eventstudie seit 2022 jährlich heraus, und für die Ausgabe 2026 wurden Menschen befragt, die in Unternehmen Business-Events verantworten. Laut der Seite zur Studie war die Umfrage frei zugänglich und anonym, weshalb die Ergebnisse nicht repräsentativ sind. Ausgewertet hat Invitario die Daten gemeinsam mit Dr. Andreas Baierl vom Department of Statistics and Operations Research der Universität Wien.

Die auffälligste Zahl betrifft die Menge der Veranstaltungen. Laut Pressemitteilung sinkt sie seit 2024 kontinuierlich von 20 auf 15 Veranstaltungen pro Unternehmen und Jahr, gemessen am Median. Mit 14 Prozent planen fast doppelt so viele Befragte wie 2024 für das laufende Jahr weniger Termine, damals lag der Wert bei 8 Prozent, und bei einem Drittel sind mehrtägige Veranstaltungen inzwischen kürzer geworden.

Dahinter steht Druck auf die Budgets. 3 von 10 Befragten müssen 2026 mit einem niedrigeren Eventbudget auskommen, bei 6 von 10 stagnieren die Mittel, obwohl die Kosten steigen. Jede und jeder Zweite spürt einen höheren Druck, Business-Events intern zu begründen, und bei der Hälfte ist die eigene Arbeitsbelastung in den vergangenen zwölf Monaten gestiegen.

An der Bedeutung des Formats zweifeln die Befragten trotzdem kaum. 87 Prozent gehen davon aus, dass Business-Events gleich wichtig bleiben oder an Bedeutung gewinnen, und Invitario-Mitgründer Stefan Grossek fasst das so zusammen:

Business-Events bleiben für Unternehmen das zentrale Kommunikationsinstrument.

Stefan Grossek, Mitgründer von Invitario, in der Pressemitteilung zur Studie

Networking als Hauptziel: Was Firmenevents von Speakern erwarten

Am häufigsten nutzen die Befragten Networking-Events und Veranstaltungen für Mitarbeitende wie Teambuilding oder Incentives, jeweils 53 Prozent. Für zwei Drittel ist Networking nach wie vor das Hauptziel von Business-Events. Im Mittelpunkt steht laut Studie die Pflege der Beziehungen mit bestehenden Kundinnen und Kunden. Dazu passt, dass ein Drittel mehr Präsenzveranstaltungen plant als im Vorjahr.

Zu Speakern und Vorträgen enthält die Pressemitteilung keine Angaben. Was folgt, ist unsere Einordnung. Ein Kundenevent oder ein Partnertag ist für den Gastgeber ein Werkzeug der Kundenpflege. Die Gäste kommen, um Menschen zu treffen, die sie kennen oder kennen sollten, und der Vortrag liefert den Anlass, über den sie danach miteinander reden. Auf einer Fachkonferenz misst dich ein Programmkomitee vor allem an der Qualität des Inhalts. Bei einem Firmenevent stellt sich das Eventteam zusätzlich eine Frage, die es intern beantworten muss, wenn es das Event begründet: Haben die Gäste nach deinem Vortrag mehr miteinander und mit dem Gastgeber gesprochen?

Mit der Zahl der Events sinkt auch die Zahl der Programmplätze. Streicht ein Unternehmen Termine, bleiben nach den Zahlen der Studie wahrscheinlich vor allem die Treffen mit Bestandskunden übrig, also das Publikum, das der Gastgeber am höchsten bewertet.

Firmenevent Vortrag: So positionierst du dich als Speaker für Begegnung

Alles beginnt beim Thema. Such die Frage, die die Kundinnen und Kunden deines Gastgebers gerade beschäftigt, und bau deinen Vortrag so, dass er diese Frage sortiert und genug offen lässt, damit am Stehtisch weitergeredet wird. Bei einem Vortrag über Lieferketten auf dem Kundenevent eines Logistikdienstleisters hast du dein Ziel erreicht, wenn die Gäste beim Essen ihre eigenen Erfahrungen mit Lieferengpässen vergleichen und den Gastgeber als Gesprächspartner dazuholen.

Der Aufbau folgt daraus. Plane für ein Firmenevent eine kompakte Fassung von 20 bis 25 Minuten ein, denn bei einem Drittel der Befragten werden mehrtägige Veranstaltungen kürzer, und auch ein Abendformat lässt selten mehr Raum. Schließ mit einer Frage, die auf der letzten Folie stehen bleibt und die jeder Gast für sein eigenes Unternehmen beantworten kann. Plant der Gastgeber Tische oder Gruppen, gibst du ihm zwei Gesprächsfragen mit, die er dort auslegen kann. Eine moderierte Fragerunde ist auf Firmenevents oft der Übergang ins Networking und gibt den Gästen schon im Saal die ersten Stichworte.

Bei der Grenze zur Werbung bist du hier besonders gefordert. Die Gäste sind Kundinnen und Kunden deines Gastgebers, und ein Vortrag, der für dein eigenes Angebot wirbt, stört seine Beziehung zu ihnen. Wie das Publikum diese Grenze zieht, beschreibt der Beitrag Fachvortrag oder Werbevortrag. Deine Sichtbarkeit wächst in den Gesprächen nach dem Vortrag, wenn Gäste dich mit einer Frage zu deinem Thema ansprechen.

Wer bei Firmenevents über Speaker entscheidet

Fachkonferenzen wählen ihre Speaker meist über ein Programmkomitee aus den Einreichungen eines Call for Papers aus, während es diesen Weg bei Firmenevents fast nie gibt. Dort entscheidet das Marketing- oder Eventteam, oft gemeinsam mit dem Vertrieb, und die Einladung entsteht über persönliche Kontakte und direkte Anfragen. Wie du Veranstalter ohne Call for Papers anschreibst, steht im Beitrag Veranstalter direkt anschreiben.

Bei der Hälfte der Befragten ist die Arbeitsbelastung gestiegen, und für 2027 nennen 40 Prozent Effizienzsteigerung und Automatisierung von Prozessen als Schwerpunkt. Eine Anfrage, die einem solchen Team Arbeit abnimmt, hat deshalb bessere Chancen als eine, die erst Rückfragen auslöst. Schick eine Seite mit Titel und Kurzbeschreibung, nenn die Frage, über die die Gäste nach deinem Vortrag sprechen werden, und leg einen kurzen Text bei, den das Team in seine Einladung übernehmen kann.

Am leichtesten kommst du über Unternehmen auf die Bühne, die dich schon kennen. Wenn deine eigenen Kundinnen und Kunden Events für ihre Kunden veranstalten, bist du für sie ein bekannter Name mit einem Thema, das zu ihrem Markt passt. Bei Partnern mit eigenen Partnertagen gilt dasselbe.

Rechnung mit offenen Annahmen: Wie viele Firmenevents für dich in Frage kommen

Die Studie misst die Zahl der Events bei den Befragten, deshalb übertragen wir sie hier als Annahme auf deinen Markt. Angenommen, 30 Unternehmen in deinem Umfeld veranstalten Business-Events für ein Publikum, das zu deinem Thema passt. Bei 20 Events je Unternehmen wären das 600 Termine im Jahr, beim neuen Median von 15 kommst du auf 450. Ist bei jedem zehnten Termin ein externer Fachvortrag vorgesehen, sinken deine möglichen Gelegenheiten von 60 auf 45 im Jahr, ein Viertel weniger.

Daraus lässt sich ein Arbeitsplan ableiten. Angenommen, du willst sechs Vorträge auf Firmenevents im Jahr halten, und eines von acht Eventteams, die du direkt anfragst, lädt dich ein. Dann brauchst du 48 Anfragen im Jahr, also vier im Monat. Bei angenommenen 60 Gästen je Event stehst du im Jahr vor 360 Menschen, die der jeweilige Gastgeber als seine wichtigsten Kundinnen und Kunden eingeladen hat. Alle diese Werte sind gesetzt, und du solltest sie an deinen eigenen Erfahrungen messen. Der Aufwand bleibt überschaubar. Dein Publikum kommt zudem bereits sortiert in den Saal, weil der Gastgeber seine Gäste nach Merkmalen ausgewählt hat, die auch für dich zählen.

Fünf Schritte zu deinem Vortrag auf einem Firmenevent

1. Gastgeber auswählen: Schreib die Unternehmen auf, deren Kundinnen und Kunden zu deinem Thema passen, und beginne mit denen, die dich schon kennen.
2. Thema am Publikum ausrichten: Formuliere die Frage, die die Gäste dieses Gastgebers gerade beschäftigt, und bau deinen Vortrag darum.
3. Kompakte Fassung vorbereiten: Halte eine Version von 20 bis 25 Minuten bereit, die mit einer offenen Frage für das Networking endet.
4. Anfrage mit Material schicken: Leg Kurzbeschreibung und Gesprächsfragen auf eine Seite, ergänzt um einen Einladungstext.
5. Nach dem Event nachfassen: Schick dem Gastgeber eine kurze Zusammenfassung mit den Fragen aus dem Saal für seine eigene Nachbereitung, und melde dich bei den Gästen, mit denen du gesprochen hast, wie im Beitrag zum Follow-up nach der Konferenz beschrieben.