Speaker-Agentur wechseln: wann es sich lohnt und worauf du achtest

Ein Wechsel der Speaker-Agentur lohnt sich, wenn sie dir nach sechs Monaten keinen nachprüfbaren Bericht über ihre Einreichungen zeigt oder ein anderes Ziel verfolgt als du. Gemeint ist eine Agentur, die für dich Vorträge entwickelt und Konferenzen recherchiert, um im Call for Papers einzureichen, also in der öffentlichen Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt. Weil zwischen einer Einreichung und der Antwort oft Wochen liegen und bis zum Auftritt Monate, braucht die Entscheidung einen Maßstab, der diese Verzögerung einrechnet. Dieser Beitrag nennt diesen Maßstab, erklärt, was du im bisherigen Vertrag prüfst und wie du kündigst, und zeigt, wie die Übergabe von Abstracts und Profilen gelingt.

Wann sollte ich die Speaker-Agentur wechseln?

Wechseln solltest du, wenn nach sechs Monaten Zusammenarbeit kein nachprüfbarer Stand der Einreichungen vorliegt oder bei vielen entschiedenen Konferenzen keine einzige Zusage. Zuerst unterscheidest du dabei, ob du auf Verzögerung oder auf Stillstand schaust. Eine Agentur, die über Calls for Papers einreicht, arbeitet mit Wartezeiten: Manche Konferenzen antworten erst lange nach Ende des Calls, und der Auftritt selbst folgt oft Monate nach der Zusage, wie der Beitrag zum Zeitplan vom Call for Papers bis zur Bühne beschreibt. Wer in den ersten Wochen keinen Auftritt sieht, hat deshalb noch keinen Grund zu wechseln.

Sechs Monate sind ein fairer Maßstab, weil in dieser Zeit die Vorbereitung abgeschlossen ist und die ersten Konferenzen entschieden haben. Ein Einreichungsbetrieb nach Volumen kommt im ersten Monat auf mindestens hundert Einreichungen bei rund zwanzig Konferenzen und danach auf mindestens fünfzig im Monat. Bei unseren Einreichungen für Kunden erreichen wir bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz, marktüblich sind bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent. Bei 19 Prozent je Konferenz bleiben 15 entschiedene Konferenzen nur mit einer Wahrscheinlichkeit von 0,81^15, also rund 4 Prozent, ganz ohne Zusage. Wer nach dieser Zahl von Entscheidungen keine Zusage hat, hat einen begründeten Anlass, Themen, Abstracts und Konferenzauswahl der Agentur zu hinterfragen.

Stillstand erkennst du daran, dass die Agentur dir nicht zeigen kann, was sie eingereicht hat. Eine ordentliche Zusammenarbeit lässt sich jederzeit beschreiben: bei wie vielen Konferenzen ein Vortragsvorschlag liegt, welche Entscheidungen eingetroffen sind und welche noch ausstehen. Fehlt diese Übersicht auch nach einer Nachfrage, fehlt dir die Grundlage für jede Entscheidung über die Fortsetzung, und dann ist der Wechsel fällig. Ebenso wechselst du, wenn Ergebnisse zwar eintreffen, aber auf Bühnen stattfinden, die deine künftigen Kunden nicht besuchen. Wie du Ergebnisse einer Agentur von Behauptungen trennst, zeigt Speaker-Agentur Erfahrungen: woran du echte Ergebnisse erkennst.

Warnbilder in einer laufenden Zusammenarbeit

Einige Merkmale zeigen früh, dass das Modell der Agentur und dein Ziel auseinanderliegen. Das deutlichste ist der Verkauf von Bühnenplätzen. Bei Pay to Speak verkauft ein Veranstalter Sprechplätze, und ein einzelner Vortragsplatz kostet schnell 10.000 Euro und mehr, auf großen Konferenzen ein Vielfaches. Eine Agentur, die an diesem Platz verdient, hat wenig Interesse daran, dass du dir die Bühne über einen offenen Call erarbeitest. Gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet, das Fachpublikum ordnet einen gekauften Vortrag aber als Werbung ein, sobald er nach Verkauf klingt, und dann gewinnt er weniger Vertrauen als einer, den ein Programmkomitee ausgewählt hat.

Ein zweites Warnbild betrifft deine Zeit. Mit der Agentur sollten Recherche und Nachfassen aus deinem Kalender verschwinden. Landet dennoch jede einzelne Einreichung zur Prüfung auf deinem Schreibtisch, oder musst du Abstracts selbst schreiben, weil die Agentur vor allem Formulare ausfüllt, hast du die Arbeit nur umgeräumt.

Das dritte Warnbild ist das Versprechen einer festen Zahl von Auftritten. Eine Zusage kann keine Agentur garantieren, weil das Programmkomitee entscheidet. Eine Agentur bestimmt die Menge und die Qualität der Einreichungen, und an diesen beiden Größen misst du sie.

Wie kündige ich einen Vertrag mit einer Speaker-Agentur?

Du kündigst schriftlich oder in der Form, die der Vertrag verlangt, und zwar fristgerecht zu dem Termin, den er für eine ordentliche Kündigung vorsieht. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Kündigung zählt, welche von drei Vertragsarten du hast. Ein monatlich kündbarer Vertrag endet mit der vereinbarten Frist zum Monatsende, und ein Wechsel ist jederzeit möglich. Ein Vertrag mit fester Laufzeit lässt sich ordentlich erst zum Ende der Laufzeit kündigen, und Verträge zwischen Unternehmen können eine automatische Verlängerung vorsehen: Wer die Kündigungsfrist um einen Tag verpasst, bleibt dann für die gesamte Folgelaufzeit gebunden.

Die dritte Möglichkeit ist die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund. Sie steht dir bei einem laufenden Vertrag zu, wenn dir die Fortsetzung bis zum regulären Ende nicht zuzumuten ist, etwa weil die Agentur die vereinbarte Leistung trotz Aufforderung dauerhaft nicht erbringt. In der Regel setzt sie eine Abmahnung mit Frist voraus, und die Kündigung muss zeitnah nach Kenntnis des Grundes erklärt werden. Bewahre Leistungsberichte und deine Nachfragen auf, denn sie belegen den Grund.

Danach liest du, was bei Vertragsende mit laufenden Einreichungen geschieht. Wer betreut eine Einreichung weiter, deren Entscheidung erst nach dem Ende eintrifft, und was gilt für eine Zusage, die in dieser Zeit eingeht? Manche Verträge enthalten eine Nachlaufklausel, nach der für solche Zusagen weiter ein Entgelt fällig wird. Der dritte Punkt gilt deinem eigenen Wissen: Abstracts und Bio enthalten deine Erfahrung, und du brauchst eine klare Aussage dazu, was du nach Vertragsende damit tun darfst. Typische Vertragsklauseln beschreibt Vertrag mit einer Speaker-Agentur.

Was beim Wechsel mit Abstracts, Profilen und Zusagen geschieht

Ein Abstract ist die kurze Beschreibung eines geplanten Vortrags, die das Programmkomitee liest, bevor es über die Aufnahme entscheidet. Deine Abstracts gehören zu den wertvollsten Unterlagen der bisherigen Zusammenarbeit, und du bittest die Agentur um die Texte in der zuletzt eingereichten Fassung. Dazu kommt eine Übersicht der Konferenzen mit laufenden Vorschlägen, die den Stand und das Datum der erwarteten Entscheidung nennt.

Auf Einreichungsplattformen, also den Portalen, über die Konferenzen Vorschläge sammeln, gibt es meist ein Speaker-Profil mit Bio und früheren Vorträgen. Sieh nach, ob das Profil auf deinen Namen und deine Mailadresse läuft oder unter dem Konto der Agentur. Im ersten Fall behältst du es beim Wechsel, im zweiten brauchst du eine Übergabe der Zugänge oder legst ein neues Profil an. Bei Zusagen, die schon vorliegen, besprichst du die Zuständigkeit, also wer mit dem Veranstalter über Technik und Referentenvereinbarung spricht, bis der Auftritt stattgefunden hat.

Reichen alte und neue Agentur denselben Vortrag bei derselben Konferenz ein, sieht das Programmkomitee zwei Vorschläge von einer Person. Die Übersicht der laufenden Einreichungen zeigt dir, bei welchen Konferenzen schon ein Vorschlag von dir liegt, und die neue Agentur spart diese Konferenzen in ihrer ersten Runde aus.

Worauf du bei der neuen Agentur achtest

Die Fragen an die neue Agentur ähneln denen der ersten Suche, nur stellst du sie mit Erfahrung. Du fragst, wer die Agentur bezahlt und woran sie verdient, welche Arbeit in der Pauschale steckt und welche Zahlen sie dir über deine Einreichungen zeigt. Eine gute Agentur nennt ihre Annahmequote mit Grundlage, also wie viele Einreichungen entschieden sind und wie viele davon angenommen wurden. Zehn Fragen für das erste Gespräch sammelt Zehn Fragen an eine Speaker-Agentur, bevor du unterschreibst, und die Leistungen und Preismodelle am Markt im Überblick zeigt der Leitfaden zur Speaker-Agentur.

So nimmt Stage Starter einen Wechsel auf

Wer von einer anderen Agentur kommt, findet bei Stage Starter eine Arbeitsweise, in der die Arbeit komplett bei der Agentur liegt. Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Abstracts aus der bisherigen Zusammenarbeit prüfen wir und bauen auf ihnen auf, wo sie überzeugen. Von dir brauchen wir dein Fachwissen und eine Freigabe, die du einmal vor dem Start für Vortrag und Abstracts gibst, und die einzelnen Einreichungen laufen danach ohne weitere Prüfung durch dich. Die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst, denn dort sprichst du mit deinen künftigen Kunden.

Am stärksten rechnet sich das Modell für Experten mit wenig Zeit und hohem Auftragswert, die nach einem ersten Anlauf eine Agentur suchen, bei der Einreichungen und Zahlen jederzeit einsehbar sind. Preislich startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat. Wer vor einer Entscheidung einen schriftlichen Fahrplan haben möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird.