Zehn Fragen an eine Speaker-Agentur, bevor du unterschreibst

Bevor du bei einer Speaker-Agentur unterschreibst, klärst du zehn Dinge: wer sie bezahlt, welche Arbeit sie übernimmt, welche Zahlen sie belegt und was Preis und Vertrag regeln. Eine Speaker-Agentur für Experten bringt Fachleute auf Konferenzbühnen, damit sie dort B2B-Kunden gewinnen, und sie arbeitet für dich, wenn du sie beauftragst und bezahlst. Weil sich unter dem Namen sehr verschiedene Geschäftsmodelle verbergen, entscheiden die Antworten im ersten Gespräch über Monate der Zusammenarbeit. Dieser Beitrag nennt die zehn Fragen und begründet jede einzelne, dazu beschreibt er, woran du eine gute Antwort erkennst.

Welche Fragen solltest du einer Speaker-Agentur stellen?

Vor der Unterschrift stellst du einer Speaker-Agentur diese zehn Fragen:

1. Wer bezahlt Sie, und woran verdienen Sie?
2. Wie kam der letzte Auftritt eines Ihrer Kunden zustande?
3. Wer schreibt Vortrag und Abstracts, und wie viel Zeit brauchen Sie von mir?
4. Wer wählt die Konferenzen aus, und nach welchen Kriterien?
5. Wie viele Abstracts haben Sie eingereicht, wie viele sind entschieden, und wie viele wurden angenommen?
6. Was genau versprechen Sie mir?
7. Wer begleitet mich nach der Zusage bis zur Bühne, und wo endet Ihre Arbeit?
8. Was darf ich mit Vortrag und Abstracts tun, wenn die Zusammenarbeit endet?
9. Was kostet die Zusammenarbeit, und welche Leistungen sind darin enthalten?
10. Wie lange läuft der Vertrag, wie kündige ich, und was passiert mit laufenden Einreichungen?

Die Reihenfolge folgt dem Gewicht: Die ersten beiden Fragen zeigen, für wen die Agentur arbeitet, die mittleren prüfen ihre Arbeit und ihre Belege, und die letzten regeln Rechte, Preis und Laufzeit. Welche Kriterien sonst bei der Auswahl zählen, steht im Beitrag Speaker-Agentur finden, und einen Überblick über Leistungen und Modelle gibt der Leitfaden zur Speaker-Agentur.

Fragen zum Geld und zum Weg auf die Bühne

Frage 1: Wer bezahlt Sie, und woran verdienen Sie?

Diese Frage steht am Anfang, weil sich aus der Antwort ableiten lässt, für wen die Agentur arbeitet. Eine Redneragentur verdient eine Provision auf das Honorar, das der Veranstalter für den Redner zahlt, nach Angaben aus der Branche üblicherweise 20 bis 30 Prozent. Ein Anbieter von Bühnenplätzen verdient am Verkauf des Platzes, und eine Agentur für Experten an der Gebühr, die du als Auftraggeber entrichtest. Gut ist eine Antwort, die ohne Umweg ein Modell nennt und mit einem Preis verbindet. Wer auf diese Frage mit „Das besprechen wir später“ antwortet, hat sein Modell entweder nicht durchdacht oder möchte es dir erst nach der Unterschrift zeigen.

Frage 2: Wie kam der letzte Auftritt eines Kunden zustande?

Fachkonferenzen besetzen ihr Programm zu einem großen Teil über einen Call for Papers, also die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt, und über Einladungen. Daneben gibt es Pay to Speak, bei dem der Redner dem Veranstalter den Sprechplatz bezahlt, und das kostet schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz. Nennt die Agentur einen Call for Papers oder eine Einladung als Weg, arbeitet sie an einer Bühne, die ein Programmkomitee nach inhaltlichen Maßstäben vergeben hat und die vor Fachpublikum Gewicht hat. Nennt sie ein Paket aus Platz und Preis, steht eine gekaufte Bühne vor dir. Wann ein solcher Kauf in Frage kommt, ordnet der Beitrag Sponsored Talk und Pay to Speak ein.

Fragen zur Arbeit im Alltag

Frage 3: Wer schreibt Vortrag und Abstracts, und wie viel Zeit braucht die Agentur von dir?

Ein Abstract ist die kurze Beschreibung des geplanten Vortrags, die ein Programmkomitee liest, also die Gruppe, die bei einer Konferenz über die Einreichungen entscheidet. Schreibt die Agentur mit Textbausteinen, fällt das dem Komitee auf und kostet den Vorschlag seine Chance. Verlangt sie, dass du Entwürfe lieferst und jede Einreichung prüfst, holt sie die Arbeitszeit zurück, die du loswerden wolltest. Eine gute Antwort beschreibt ein Gespräch zu Beginn, in dem dein Wissen und deine Beispiele aufgenommen werden, danach folgen Freigaben mit gelegentlichen Rückfragen.

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen in deinem Namen ein, fassen nach und begleiten dich bis auf die Bühne. Vortrag und Abstracts gibst du einmal vor dem Start frei, ohne dass jede einzelne Einreichung wieder bei dir landet.

Frage 4: Wer wählt die Konferenzen aus, und nach welchen Kriterien?

Die Auswahl entscheidet, ob im Publikum deine künftigen Kunden sitzen. Eine Agentur, die nur bei Erfolg verdient, wählt tendenziell Konferenzen mit hoher Annahmewahrscheinlichkeit, eine Agentur mit fester Pauschale ist davon unabhängig und wählt nach dem Nutzen für deine Zielgruppe. Aus einer guten Antwort hörst du Kriterien heraus: wer im Publikum sitzt, welche Branche die Konferenz anspricht, wie die Frist liegt und ob eine Teilnahmegebühr anfällt. Frag auch, bei welchen Konferenzen aus deiner Branche die Agentur schon eingereicht hat, denn Verbands- und Industriekonferenzen besetzen ihr Programm öfter durch Einladung, und dort schreibt eine Agentur die Veranstalter direkt an.

Welche Zahlen sollte eine Speaker-Agentur nennen?

Frage 5: Wie viele Abstracts sind eingereicht, entschieden und angenommen?

Eine Speaker-Agentur sollte drei Zahlen nennen, nämlich eingereichte, entschiedene und angenommene Abstracts, und dazu sagen, woraus sie sich ergeben. Auf Quoten lässt sich eine Entscheidung stützen, auf Versprechen nicht. Wir legen unsere offen: Bei unseren Einreichungen für Kunden kommen wir auf bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz, marktüblich sind bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent.

Die Differenz zwischen eingereichten und entschiedenen Abstracts gehört zur Antwort, denn viele Konferenzen melden sich erst Wochen oder Monate nach dem Ende ihres Calls. In unserem Fall waren zum Stichtag 815 von 2.189 Abstracts noch offen. Wer dir eine Quote nennt, ohne zu sagen, wie viele Einreichungen noch ausstehen, rechnet mit einem Nenner, den du nicht kennst.

Frage 6: Was genau verspricht die Agentur?

Über die Aufnahme eines Vortrags entscheidet allein das Programmkomitee der Konferenz, und deshalb kann keine Agentur Auftritte garantieren. Sie steuert die Menge der Einreichungen, die Qualität der Abstracts und die Auswahl der Konferenzen, und eine gute Antwort beschreibt diese Arbeit. Eine feste Zahl von Auftritten im Jahr oder eine Vorauszahlung für „garantierte“ Plätze gehört in die Kategorie der Warnsignale.

Fragen zu Zusage und Rechten

Frage 7: Wer begleitet dich nach der Zusage bis zur Bühne?

Nach einer Zusage beginnt die Organisation: Technik und Slot werden mit dem Veranstalter abgestimmt, ebenso die Referentenvereinbarung und die Anreise. Eine gute Antwort der Agentur benennt diese Stationen und zieht eine klare Grenze, hinter der deine Arbeit beginnt. Bei uns liegt die Begleitung bis zur Bühne bei Stage Starter, die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst, denn dort geht es um dein Angebot und deine Praxis.

Frage 8: Was darfst du mit Vortrag und Abstracts nach dem Vertragsende tun?

In den Texten steckt dein Wissen, und du willst sie für eigene Beiträge oder bei anderen Konferenzen weiter nutzen. Eine gute Antwort ist eindeutig und lässt sich im Vertrag nachlesen, am besten als Satz, dass du die entwickelten Texte nach dem Ende der Zusammenarbeit weiterverwenden darfst. Vortrag und Abstracts entstehen aus deinem Wissen und für deinen Namen, und deshalb klärst du vor der Unterschrift schriftlich, wie du sie nach dem Ende der Zusammenarbeit nutzen darfst. Was ein Agenturvertrag sonst regeln sollte, steht in Vertrag mit einer Speaker-Agentur.

Was kostet eine Speaker-Agentur, und wie lange läuft der Vertrag?

Frage 9: Was kostet die Zusammenarbeit, und was ist enthalten?

Eine Speaker-Agentur für Experten kostet bei Stage Starter ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb, und eine seriöse Agentur nennt den Preis im ersten Gespräch. Sie beschreibt dabei die Arbeit dahinter, von der Konferenzrecherche und den Abstracts über Einreichung und Nachfassen bis zur Begleitung auf die Bühne. Offen bleibt bei vielen Angeboten, wer die Reisekosten trägt und was geschieht, wenn eine Konferenz Teilnahmegebühren von Rednern verlangt. Wer vorher einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird.

Frage 10: Wie lange läuft der Vertrag, und was passiert mit laufenden Einreichungen?

Ergebnisse einer Einreichungsarbeit treffen mit Verzögerung ein, wie die 815 offenen Abstracts aus der Rechnung oben zeigen, und eine Zusammenarbeit, die nach dem ersten Monat Auftritte erwartet, setzt deshalb falsche Maßstäbe. Gut ist es, wenn die Agentur Laufzeit und Kündigung vor der Unterschrift nennt und regelt, was mit Einreichungen geschieht, auf die noch keine Antwort vorliegt. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was die Antworten zeigen

Eine Antwort mit Zahl und Beispiel oder mit Verweis auf den Vertrag kann eine Agentur nur geben, wenn sie ihre Arbeit tatsächlich so organisiert hat, und deshalb sagen die Antworten im ersten Gespräch mehr als jede Referenzliste. Unsere eigenen Antworten auf alle zehn Fragen bekommst du in einem Erstgespräch.