Erfolgsgarantie bei Speaker-Agenturen: was seriös versprochen werden kann

Eine Speaker-Agentur kann keinen Auftritt garantieren, denn über die Aufnahme eines Vortrags entscheidet allein das Programmkomitee der Konferenz. Das Programmkomitee ist die Gruppe, die bei einer Fachkonferenz die Einreichungen sichtet und das Programm festlegt. Seriös zusagen lässt sich die Arbeit, also wie viele Vortragsvorschläge eingereicht werden, wie sorgfältig sie entstehen und wie offen die Agentur ihre Ergebnisse zeigt. Wer eine Bühne garantiert, verkauft meist Pay to Speak, also einen bezahlten Sprechplatz, und dafür werden schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz fällig. Dieser Beitrag zeigt, woran du eine Garantie erkennst, die keine ist, und mit welchen Zahlen eine Agentur stattdessen planbar arbeitet.

Kann eine Speaker-Agentur einen Auftritt garantieren?

Eine Speaker-Agentur kann einen Auftritt über einen offenen Call nicht garantieren, weil sie über den Platz nicht verfügt. Wer sich um einen Platz auf einer Fachkonferenz bewirbt, tut das meist über einen Call for Papers, also die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt. Jeder Vorschlag besteht aus einem Abstract, der kurzen Beschreibung des geplanten Vortrags, sowie aus Titel und Bio. Das Programmkomitee liest die Vorschläge und wählt aus, was zum Themenzuschnitt der Konferenz passt, und weder die Agentur noch der Experte, für den sie einreicht, sitzen in diesem Gremium.

Eine Garantie wäre deshalb ein Versprechen über das Verhalten Dritter. Komitees achten häufig auf die Mischung im Programm und auf Themen, die schon vergeben wurden, und deshalb gehören mehrere Vorschläge je Konferenz zum Handwerk einer Agentur. Wie Komitees Vorschläge lesen, beschreibt der Beitrag Was ein Programmkomitee in einem Abstract sucht.

Unsere eigenen Zahlen zeigen, wie der Weg von der Einreichung zur Zusage verläuft. Stage Starter hat für Kunden 2.189 Abstracts eingereicht, davon sind 1.374 entschieden: 94 wurden angenommen und 1.280 abgelehnt, das sind rund 7 Prozent Annahme je Abstract. Auf der Ebene der Konferenzen liegt die Quote höher, weil wir je Konferenz oft mehrere Abstracts einreichen und eine Zusage genügt, und von 433 entschiedenen Konferenzen kamen 83 Zusagen. Je Konferenz erreichen wir bis zu 19 Prozent Zusagen, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zu erwarten sind.

Aus solchen Quoten wird über viele Konferenzen hinweg eine planbare Größe. Bei einer Zusagequote von 19 Prozent je Konferenz ergibt sich für zwanzig Konferenzen eine rechnerische Chance von 1 − 0,81^20, also rund 98 Prozent, auf mindestens eine Zusage, bei marktüblichen 5 Prozent sind es 1 − 0,95^20, also rund 64 Prozent. Das ist eine Rechnung über Wahrscheinlichkeiten, und eine Agentur, die dir für offene Calls einen festen Auftritt verspricht, verspricht etwas, das ein Programmkomitee entscheidet.

Was steckt hinter einer Bühnengarantie?

Hinter einer Bühnengarantie steckt in den meisten Fällen ein Platz, den der Anbieter selbst vergibt oder einkauft. Garantieren kann nur, wer über den Platz verfügt, und bei einer Fachkonferenz mit Call for Papers ist das das Programmkomitee. Ein Anbieter, der dir den Platz trotzdem zusichert, vergibt ihn entweder selbst, weil er Veranstalter ist oder Sponsorenplätze vermittelt, oder er sagt etwas zu, das er nicht halten kann. Die Formulierungen reichen von einer festen Zahl Auftritte im Jahr über einen „garantierten“ Platz auf einer benannten Konferenz bis zum Paket mit Vorauszahlung.

Hinter dem ersten Fall steht meist Pay to Speak. Ein Veranstalter verkauft dabei Sprechplätze, als Sponsorenpaket oder gegen eine Gebühr für Redner, und dafür werden schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz fällig. Die Garantie ist in diesem Modell echt, sie beschreibt allerdings einen Kauf, bei dem niemand den Vortrag nach seiner Qualität ausgewählt hat. Für einen Experten, der über Vorträge B2B-Kunden gewinnen will, ist das ein Nachteil: Gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet, und ein Fachpublikum ordnet einen Vortrag, der vor allem das eigene Angebot zeigt, trotzdem schnell als Werbung ein. Wann ein bezahlter Platz Sinn ergibt, ordnet der Beitrag Sponsored Talk und Pay to Speak ein.

Was kann eine Speaker-Agentur seriös zusagen?

Eine Speaker-Agentur kann alles zusagen, was in ihrem Einflussbereich liegt: die Menge der Einreichungen, die Qualität von Vortrag und Abstracts und die Offenheit über Ergebnisse.

Die Menge ist die Zahl der Vortragsvorschläge, die in deinem Namen bei passenden Konferenzen landen, und sie hat die größte Wirkung, weil sich mit der Quote rechnen lässt. Bei 7 Prozent Annahme je Abstract braucht es für vier bis sechs Auftritte im Jahr rechnerisch rund 60 bis 90 eingereichte Abstracts, und ein Betrieb, der diese Menge verlässlich erreicht, arbeitet mit deutlich mehr. Stage Starter reicht im ersten Monat mindestens hundert Abstracts bei rund zwanzig Konferenzen ein und danach mindestens fünfzig im Monat. Eine Agentur kann sich bei dieser Zahl festlegen und dir sagen, für welche Konferenzen die Einreichungen vorgesehen sind.

Offenheit heißt, dass die Agentur ihre eigenen Zahlen kennt und zeigt, von den eingereichten Abstracts über die Entscheidungen bis zu den Annahmen. Von unseren 2.189 Abstracts waren 815 noch ohne Entscheidung, weil viele Konferenzen erst Wochen oder Monate nach dem Ende des Calls antworten, und eine offene Auskunft nennt auch diese Zahl. Eine Quote von 100 Prozent kommt bei offenen Calls nicht vor, und wer sie nennt, muss erklären, wie sie zustande kam.

Die Qualität betrifft Vortrag und Abstracts. Sie entstehen aus deinem Fachwissen und werden auf die jeweilige Konferenz zugeschnitten, denn ein Abstract, das nach Textbaustein klingt, fällt dem Programmkomitee auf. Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Du gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, und wir legen offen, was wir einreichen und was dabei herauskommt. Wie Leistungen und Ablauf einer Agentur im Ganzen aussehen, fasst der Leitfaden zur Speaker-Agentur zusammen.

Was kostet eine Garantie im Vergleich zur Agentur?

Ein einziger gekaufter Platz kostet schnell 10.000 Euro und mehr und damit so viel wie rund zehn Monate Zusammenarbeit mit Stage Starter ab 990 € netto. Zwölf Monatsbeiträge ergeben 11.880 € netto, und dafür läuft die gesamte Arbeit von der Entwicklung des Vortrags bis zur Begleitung auf die Bühne. Der gekaufte Platz liefert einen Vortrag, während die Pauschale Hunderte Einreichungen im Jahr und damit viele Chancen auf Zusagen liefert, die ein Programmkomitee ausgewählt hat und die das Publikum deshalb als Fachvortrag hört.

Aus einem Auftritt vor Fachpublikum wird Geschäft, wenn du die Gespräche danach nutzt, und die führst du selbst. Ein Auftritt bringt nach unseren Erfahrungswerten rund fünf ernsthafte Gespräche, daraus entstehen zwei Termine, und aus jedem dritten Termin wird bezahlte Arbeit. Wer vorab einen schriftlichen Fahrplan haben möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird.

Wie Laufzeit, Kündigung und Zusagen in einem Agenturvertrag geregelt sind, beschreibt der Beitrag Vertrag mit einer Speaker-Agentur. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.