Vor Ort, hybrid oder online: wie sich Konferenzformate heute verteilen

Knapp drei Viertel aller Veranstaltungen in Deutschland finden vor Ort statt, gut ein Viertel läuft rein virtuell. Das zeigt das Meeting- & EventBarometer 2024/2025: Von rund 2,7 Millionen Veranstaltungen im Jahr 2024 waren 1,71 Millionen reine Präsenzveranstaltungen, rund 0,31 Millionen hybrid und rund 0,7 Millionen virtuell. Für Expertinnen und Experten, die über Konferenzbühnen B2B-Kunden gewinnen wollen, ist das Format damit eine Auswahlfrage mit klaren Folgen für Aufwand und Gespräche. Dieser Beitrag zeigt, wie sich die Formate verteilen, was hybrid für Speaker bedeutet und welches Format zu welchem Ziel passt.

Wie viele Konferenzen finden heute online statt?

Gut ein Viertel aller Veranstaltungen in Deutschland findet rein virtuell statt, knapp drei Viertel vor Ort. Das Meeting- & EventBarometer, die jährliche Marktstudie von EVVC und GCB gemeinsam mit der Deutschen Zentrale für Tourismus, erhoben vom Europäischen Institut für TagungsWirtschaft (EITW), zählt für 2024 rund 2,7 Millionen Veranstaltungen. Davon waren 1,71 Millionen reine Präsenzveranstaltungen, rund 0,31 Millionen hybrid und rund 0,7 Millionen virtuell. Präsenz und hybrid zusammen machen 73,7 Prozent des Gesamtvolumens aus.

Bei den Teilnehmenden sieht das Bild ähnlich aus. Von 516 Millionen Teilnahmen im Jahr 2024 entfielen 73,2 Prozent auf Veranstaltungen vor Ort, also auf reine Präsenz und auf das Publikum im Saal bei hybriden Formaten. Die Teilnahmen vor Ort stiegen gegenüber 2023 um 21,5 Prozent auf 377,6 Millionen, während die Zahl der Veranstaltungen vor Ort mit 2,02 Millionen um 6,2 Prozent zurückging. Die Veranstaltungen wurden also größer. Die Studie hält ebenso fest, dass virtuelle Veranstaltungen wieder zugenommen haben, vor allem bei kleinen Formaten, während größere Veranstaltungen in Präsenz bleiben.

Die Zahlen umfassen alle Arten von Veranstaltungen, vom Firmenseminar bis zum Kongress. Für Fachkonferenzen ist die Aussage dieselbe, und sie ist sogar deutlicher: Je größer eine Veranstaltung, desto eher findet sie vor Ort statt, und Fachkonferenzen mit Programmkomitee und mehreren Sälen gehören zu den größeren Formaten.

Warum Präsenz bei Fachkonferenzen dominiert

Auf einer Fachkonferenz treffen sich Menschen aus einer Branche, die ein berufliches Problem haben und Anbieter oder Kollegen kennenlernen wollen. Ein großer Teil dieses Nutzens entsteht zwischen den Vorträgen, in den Pausen und beim Abendessen. Für dich als Rednerin oder Redner heißt das: Nach dem Vortrag sprechen dich Menschen an, die dein Thema gehört haben und es auf ihre eigene Lage übertragen. Wie sich das Publikum zusammensetzt und warum die Bühne dort Vertrauen aufbaut, beschreibt der Beitrag Warum die Fachkonferenz als Vertriebskanal so gut funktioniert.

Beratungsintensive Leistungen werden selten von einer einzelnen Person gekauft. Im Buying Center, also der Gruppe von Personen, die beim Kunden über einen Auftrag entscheiden, reden mehrere Menschen mit, und ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht ist für viele von ihnen der Einstieg, auf den sie sich verlassen. Nach unserer Erfahrung bringt ein Auftritt vor dem passenden Publikum im Beispiel rund fünf ernsthafte Gespräche, daraus zwei Termine, und aus jedem dritten Termin wird bezahlte Arbeit.

Was bedeutet hybrid für Speaker?

Hybrid bedeutet für Speaker, dass du gleichzeitig zu einem Saal und zu einer Kamera sprichst. Die Konferenz findet vor Ort statt und bietet daneben einen Livestream oder eine Zuschaltung für Teilnehmende an anderen Orten. Im Jahr 2024 nahmen nach dem Meeting- & EventBarometer 58,7 Millionen Menschen online an hybriden Veranstaltungen teil, neben 75,8 Millionen im Saal.

Für deinen Vortrag ändern sich damit drei Dinge. Fragen kommen aus dem Raum und aus dem Chat, und eine Moderation entscheidet, welche du beantwortest. Die Technik bestimmt, wie dein Vortrag beim Online-Publikum ankommt, deshalb lohnt eine Probe mit Mikrofon und Bildschirmfreigabe. Hybride Formate werden oft aufgezeichnet, und beim Veranstalter klärst du vorab, ob die Aufzeichnung veröffentlicht wird und wer sie nutzen darf. Welche Fragen sich für Speaker bei digitalen Formaten im Einzelnen stellen, behandelt der Beitrag Virtuelle und hybride Konferenzen.

Bringen Online-Konferenzen B2B-Kunden?

Online-Konferenzen bringen B2B-Kunden vor allem über Reichweite und Aufzeichnung, Präsenzkonferenzen über das persönliche Gespräch. Online-Teilnehmende schreiben im Chat und melden sich nach dem Vortrag über Kontaktfunktionen, und ein guter Vortrag kann als Aufzeichnung über Monate weiterwirken. Der direkte Weg vom Vortrag zum Gespräch ist online länger: Es fehlt die Kaffeepause, in der jemand mit einer konkreten Frage auf dich zukommt.

Für Leistungen mit hohem Auftragswert ist das Gespräch der Engpass. Wer einen Auftrag im fünfstelligen Bereich vergibt, will die Person kennenlernen, und dieser Schritt gelingt im Saal schneller. Online-Formate sind deshalb ein guter Weg, um ein Thema bekannt zu machen und Referenzen samt Inhalten für LinkedIn oder die eigene Website zu gewinnen. Für die Gewinnung von Kunden bleibt die Präsenzkonferenz mit dem passenden Publikum das stärkere Format.

Online-Konferenz oder Präsenz: was sich für deinen Auftritt ändert

Der erste Unterschied ist der Zeitaufwand. Ein eintägiger Auftritt in einer anderen Stadt kostet zwei Reisetage, mit weiter Anreise oder Vorabend drei, und die Vorbereitung wird getrennt davon gezählt. Bei einem Online-Format entfallen die Reisetage, und deshalb sind digitale Konferenzen für Experten mit vollem Kalender eine sinnvolle Ergänzung. Was ein Auftritt mit Reise insgesamt kostet, rechnet der Beitrag Was kostet ein Konferenzauftritt? durch.

Der zweite Unterschied ist die Auswahl. Bei Präsenzkonferenzen in einer festen Region ist die Zahl passender Bühnen kleiner, und die Reiseplanung kommt zur Frist hinzu. Zwischen Einreichungsschluss und Konferenzbeginn liegen im Median 50 Tage, und in dieser Zeit muss eine Präsenzreise in den Kalender passen.

Was eine Agentur bei der Formatwahl übernimmt

Die Formatfrage verlangt Recherche. Jede Konferenz nennt Ort und Format an eigener Stelle, manche ändern es kurzfristig, und ein Call for Papers, also die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt, verweist oft auf eine Seite, auf der das Format noch nicht feststeht. Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen in deinem Namen ein, mit Blick auf Format und Reiseaufwand jeder Konferenz. Danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Du gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, und die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst.

Bei unseren Einreichungen für Kunden erreichen wir bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz, marktüblich liegen bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent. Die Zusammenarbeit startet ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb, während ein gekaufter Vortragsplatz beim Pay to Speak schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz kostet. Eine Zusage kann keine Agentur garantieren, darüber entscheidet das Programmkomitee. Wie der Weg auf die Bühne insgesamt aussieht, beschreibt der Leitfaden zum Speaker werden, und wie du Konferenzen nach Thema und Publikum auswählst, zeigt Wie finde ich die Konferenzen, die zu meinem Thema passen?.

Der nächste Schritt

Welche Bühnen und Formate zu deinem Thema und deiner Kundschaft passen, besprechen wir in einem Erstgespräch.