Konferenzen in den USA, Asien und online: lohnt sich das Einreichen außerhalb Europas?

Einreichen außerhalb Europas lohnt sich, wenn dort deine künftigen Kunden im Publikum sitzen, und die Auswahl ist groß: Von 1.533 offenen Calls in unserer Datenbank entfallen 183 auf die USA. Ein Call for Papers ist die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt, und offen heißt hier, dass die Frist zum Stichtag unserer Auswertung noch nicht abgelaufen war. Für eine Konferenz in den USA, in Asien oder im Netz läuft die Einreichung wie in Europa, es ändern sich der Reiseaufwand und die Einreise, und es bleibt die Frage, ob dein künftiger Kunde im Saal sitzt. Dieser Beitrag ordnet die Zahlen unserer Konferenzdatenbank ein und zeigt, welche Arbeit eine Agentur dir bei Konferenzen außerhalb Europas abnimmt.

Wie viele Konferenzen in den USA suchen Speaker?

Zum Stichtag unserer Auswertung waren 183 Calls for Papers für Konferenzen in den USA offen, mehr als in jedem anderen Land. Das sind knapp zwölf Prozent aller 1.533 offenen Calls in unserer Konferenzdatenbank und gut das Zweieinhalbfache der 69 Calls in Deutschland. Die 15 Einträge mit den meisten offenen Calls sehen so aus:

• online oder ohne Ortsangabe: 377
• USA: 183
• China: 121
• Großbritannien: 72
• Deutschland: 69
• Spanien: 62
• Indien: 62
• Italien: 59
• Niederlande: 41
• Kanada: 36
• Frankreich: 30
• Japan: 28
• Australien: 24
• Singapur: 24
• Südkorea: 19

Zusammen stehen diese 15 Einträge für 1.207 der 1.533 offenen Calls, rund 79 Prozent, und die restlichen 326 verteilen sich auf kleinere Länder. Die USA und Kanada kommen zusammen auf 219 offene Calls, die sechs europäischen Länder der Tabelle auf 333. Europa ist damit insgesamt größer und verteilt sich auf viele Märkte, während Nordamerika schon mit zwei Ländern einen erheblichen Teil ausmacht. Wie sich die europäischen Calls auf die einzelnen Länder verteilen, zeigt In welchen Ländern Europas Konferenzen die meisten Speaker suchen.

Bekannte Beispiele für US-Konferenzen mit öffentlicher Ausschreibung sind die RSA Conference in der IT-Sicherheit, die KubeCon in der Cloud-Welt und SXSW, das Vorschläge für Panels und Vorträge über ein öffentliches Auswahlverfahren einsammelt. Wer als Berater im Maschinenbau oder in der Logistik arbeitet, dessen Konferenzen recherchieren wir für sein Feld gesondert, über offene Calls und, wo es keinen Call gibt, über die direkte Ansprache der Programmverantwortlichen.

Kann ich als Speaker aus Deutschland auf Konferenzen in Asien sprechen?

Ja, Konferenzen in Asien nehmen Vortragsvorschläge aus Europa an, sofern das Programm in einer Sprache läuft, die du sprichst. Aus Asien stehen fünf Länder in der Tabelle oben, zusammen mit 254 offenen Calls, knapp 17 Prozent von 1.533. China allein liegt mit 121 auf Platz drei der gesamten Liste, vor Deutschland. Für Experten aus Europa zählt neben der Zahl, in welcher Sprache eine Konferenz ihr Programm führt und wer im Publikum sitzt, und beides steht in der Ausschreibung.

Diese beiden Angaben entscheiden über die Aussicht eines Abstracts, also der kurzen Beschreibung eines geplanten Vortrags, die das Programmkomitee liest. Schreibst du für ein englischsprachiges Programm, brauchst du eine eigene englische Fassung des Abstracts, und der Beitrag zu internationalen Konferenzen mit englischsprachigen Calls zeigt, worauf es dabei ankommt. Wie ein Call von der Ausschreibung bis zur Zusage abläuft, beschreibt der Leitfaden zum Call for Papers.

Lohnen sich Online-Konferenzen als Speaker?

Online-Konferenzen lohnen sich, wenn ihr Publikum aus Entscheidern deines Feldes besteht, denn sie sparen Reise und Übernachtung. In unserer Datenbank stehen 377 offene Calls für Online-Formate oder für Konferenzen ohne feste Ortsangabe, knapp ein Viertel aller offenen Calls. Eine Live-Session für ein Publikum in einer anderen Zeitzone kann dafür am Abend oder früh am Morgen liegen, und das gehört vor der Zusage in den Kalender.

Auch die Gespräche rund um den Auftritt laufen anders ab. Im Saal sprichst du mit Zuhörern in der Pause, online läuft der Austausch über Chat und die Kontaktfunktionen der Plattform, und der Beitrag zu virtuellen und hybriden Konferenzen beschreibt, was sich für Speaker dadurch ändert. Wichtiger als das Format ist die Frage, wer zuschaut: Eine Online-Konferenz für Entscheider in deinem Feld bringt mehr als eine Präsenzkonferenz, deren Besucher nie bei dir einkaufen würden.

Was Reise, Visum und Bühnenpreis an der Rechnung ändern

Für Auftritte in Europa rechnen wir mit zwei Reisetagen für einen eintägigen Auftritt in einer anderen Stadt, mit weiter Anreise oder Vorabend mit drei. Eine Reise in die USA oder nach Asien kostet mehr Tage und mehr Geld, und der Beitrag Was kostet ein Konferenzauftritt schlüsselt auf, woraus sich die Kosten eines Auftritts zusammensetzen. Ob eine Konferenz Reise und Unterkunft für Referenten übernimmt, steht in der Ausschreibung. Viele Fachkonferenzen stellen ihren Referenten ein kostenloses Ticket, Reisekosten übernehmen vor allem Entwicklerkonferenzen und Veranstalter mit großem Sponsorenbudget.

Speaker mit deutschem Pass reisen für Aufenthalte bis 90 Tage über das Visa Waiver Program mit der elektronischen Reisegenehmigung ESTA ein. Das US-Außenministerium nennt die Teilnahme an Fach- und Geschäftskonferenzen als erlaubten Reisezweck in diesem Programm, solange aus den USA kein Geld fließt, das über erstattete Nebenkosten wie Reise und Unterkunft hinausgeht. Für ein Vortragshonorar nennt das Ministerium in seinem Merkblatt zu Geschäftsreisen enge Bedingungen: höchstens neun Tage bei derselben Einrichtung, eine zahlende Einrichtung der gesetzlich bestimmten Art, etwa eine Hochschule oder eine gemeinnützige Forschungseinrichtung, und höchstens fünf solcher Zahlungen in sechs Monaten. Eine ESTA-Genehmigung ist außerdem keine Einreisezusage, darüber entscheidet der Grenzbeamte bei der Ankunft. Wer für einen bezahlten Auftritt einreist, klärt die Einreise vorab mit der US-Botschaft oder einer Fachkanzlei für Einwanderungsrecht. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Dazu kommt die Frage, wer für den Platz bezahlt. Bei Pay to Speak kauft der Redner seinen Vortragsplatz beim Veranstalter, und dafür werden schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz fällig, auf großen Konferenzen ein Vielfaches. Das gilt außerhalb Europas wie innerhalb, und gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet. Bei jeder Konferenz klärt deshalb der Blick in die Ausschreibung, ob ein Programmkomitee entscheidet oder der Veranstalter einen Platz verkauft.

Wann lohnt sich das Einreichen außerhalb Europas für B2B-Kunden?

Das Einreichen außerhalb Europas lohnt sich, wenn im Publikum Menschen sitzen, die ein Problem aus deinem Fachgebiet haben und es lösen lassen können. Hast du bereits Kunden in den USA oder in Singapur, sind Konferenzen dort ein naheliegender Ort, um weitere zu finden, denn die Zuhörer kennen deine Branche. Hast du dort noch keine, ist die erste Konferenz ein Test, der mehr kostet als eine Einreichung in Europa. Ist dein Angebot an deutsche Normen oder an die deutsche Sprache gebunden, findest du dein Publikum in Europa schneller.

Ein weiterer Grund für Konferenzen außerhalb Europas ist die Auswahl. Für ein Thema, das in Europa nur wenige Konferenzen bedienen, vervielfachen 219 offene Calls in Nordamerika die Zahl der passenden Bühnen.

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, über Ländergrenzen hinweg und mit den Sprachfassungen, die eine Konferenz verlangt. Danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Du lieferst dein Fachwissen und gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, die einzelnen Einreichungen laufen ohne weitere Freigabe. Die Zusammenarbeit startet ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb, und die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst.

Was bei der Einreichung für Konferenzen außerhalb Europas anders läuft

Das Verfahren gleicht dem europäischen: Eine Konferenz schreibt aus, du reichst Titel und Abstract samt Bio ein, und das Programmkomitee entscheidet. Bei Konferenzen im Ausland beantwortet jede Ausschreibung eigene Fragen, etwa in welcher Sprache das Programm läuft und in welcher Zeitzone die Frist endet. Viele Calls schließen nach US-Westküstenzeit, die neun Stunden hinter Deutschland liegt, oder nach „Anywhere on Earth“, der letzten Zeitzone der Erde, und eine Frist, die in Deutschland schon abgelaufen scheint, läuft dort noch. Bei Online-Konferenzen sind Technik und Aufzeichnung mit dem Veranstalter abzustimmen.

Jede dieser Fragen kostet Zeit, und über viele Einreichungen hinweg wächst daraus ein Betrieb, den ein Experte neben dem Tagesgeschäft selten pflegt. Der Blick über Europa hinaus rechnet sich am stärksten für Experten mit knappem Kalender und hohem Auftragswert, weil dort jede eingesparte Recherchestunde zählt und mit 183 offenen Calls in den USA ein großes Fachpublikum erreichbar wird.