Speaker-Agentur oder virtuelle Assistenz für Einreichungen?

Eine virtuelle Assistenz erledigt bei Einreichungen die Abwicklung nach deinen Vorgaben, während eine Speaker-Agentur auch die inhaltliche Vorarbeit und das Nachfassen übernimmt. Eine Einreichung läuft über einen Call for Papers, die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt, und besteht aus Titel und Bio samt einer Kurzbeschreibung des Vortrags, dem Abstract. Beide Wege unterscheiden sich darin, wer die inhaltlichen Entscheidungen trifft: Eine virtuelle Assistenz führt aus, was du vorgibst, und eine Agentur entwickelt Vortrag und Abstracts selbst und braucht dafür eine einmalige Freigabe von dir. Dieser Beitrag vergleicht Aufgaben und Kosten beider Wege und zeigt, wann welcher passt.

Kann eine virtuelle Assistenz Calls for Papers für mich einreichen?

Ja, eine virtuelle Assistenz kann Calls for Papers für dich einreichen, sofern deine Unterlagen fertig vorliegen. Eine virtuelle Assistenz ist eine Person, die aus der Ferne und meist selbstständig organisatorische Aufgaben für mehrere Auftraggeber erledigt, etwa Terminpflege oder das Ausfüllen von Formularen. Bei einem Call for Papers vermerkt sie Fristen im Kalender und überträgt deine Texte in die Eingabeformulare. Sie hält auch fest, was wann eingereicht wurde.

Das lässt sich flexibel buchen: Du bestellst Stunden, wenn Arbeit anfällt, und bindest dich an keinen festen Leistungsumfang. Wer schon weiß, auf welche Konferenzen er will, und fertige Abstracts besitzt, gewinnt damit Zeit zurück. Die Qualität der Einreichungen entspricht dann der Qualität seiner Vorgaben, und die inhaltliche Arbeit dahinter bleibt bei ihm. Auch die Konferenzrecherche kann eine Assistenz übernehmen, allerdings im Rahmen der gebuchten Stunden und ohne das Fachurteil, welche Konferenz zu deinem Thema und deiner Kundschaft passt.

Was bei einer Einreichung vor und nach dem Formular anfällt

Das Formular ist der kleinste Teil einer Einreichung, denn davor liegen Entscheidungen, die Fachwissen verlangen. Das erste ist ein Vortragsthema, das ein Programmkomitee, also die Gruppe, die bei einer Konferenz über die Einreichungen entscheidet, als Gewinn für sein Publikum liest. Dazu kommen Abstracts mit einem passenden Titel und die Auswahl der Konferenzen, auf denen dein Thema ein Publikum aus künftigen Kunden findet. Danach folgt das Nachfassen, weil Konferenzen oft erst Wochen nach Ende des Calls antworten und manche Rückfrage zu Technik oder Slot eine Antwort im Namen des Experten verlangt.

Eine Assistenz übernimmt diese Entscheidungen nicht, weil sie in deinem Fachgebiet nicht zu Hause ist und ohne Rückfragen nicht beurteilen kann, ob ein Abstract den Kern deiner Arbeit trifft. Die Entscheidungen landen deshalb bei dir, und mit ihnen der Aufwand, sie so vorzubereiten, dass eine Assistenz sie abarbeiten kann: eine Konferenzliste mit Auswahlkriterien und fertige Abstracts in mehreren Fassungen, dazu Regeln für den Umgang mit Absagen. Diese Vorarbeit bindet den größeren Teil der Zeit, und sie fällt über Monate verteilt an.

Wie viel Zeit spart eine virtuelle Assistenz bei Einreichungen?

Eine virtuelle Assistenz spart dir die Zeit für das Absenden und die Fristenpflege, also bei einem laufenden Einreichungsbetrieb mehrere Arbeitstage im Monat. Wie viele Einreichungen dieser Betrieb braucht, zeigen unsere eigenen Einreichungen für Kunden: Von 2.189 eingereichten Abstracts sind 1.374 entschieden, 94 davon angenommen, das sind rund 7 Prozent je Abstract. Je Konferenz kommen wir auf bis zu 19 Prozent Zusagen, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zu erwarten sind, weil oft mehrere Abstracts je Konferenz eingehen und eine Zusage genügt.

Ein Einreichungsbetrieb, der nach Volumen arbeitet, kommt im ersten Monat auf mindestens hundert Einreichungen bei rund zwanzig Konferenzen und danach auf mindestens fünfzig im Monat. Über viele Konferenzen gerechnet, lohnt sich diese Menge: Bei 19 Prozent je Konferenz liegt die rechnerische Chance auf mindestens eine Zusage bei zwanzig Konferenzen bei 1 − 0,81^20, also rund 98 Prozent, bei marktüblichen 5 Prozent bei 1 − 0,95^20, also rund 64 Prozent.

Das Absenden ist der Teil, den eine Assistenz am besten abnehmen kann. Bei fünfzehn bis zwanzig Einreichungen am Tag binden hundert Stück fünf bis sieben Arbeitstage, die fünfzig im Folgemonat noch einmal rund drei. Wer jede Einreichung auf eine Konferenz zuschneidet, schafft vier bis sechs am Tag und erhält dafür eine höhere Quote je Einreichung, und dieser Zuschnitt verlangt wieder Fachwissen. Deine eigenen Stunden für Einarbeitung und Rückfragen kommen in jedem Fall hinzu.

Was kostet eine virtuelle Assistenz pro Stunde?

Eine virtuelle Assistenz kostet in Deutschland je nach Erfahrung rund 25 bis 50 Euro je Stunde, Vermittlungsdienste mit Assistenzen im Ausland liegen teils darunter. Für den Einreichungsbetrieb ergibt sich daraus eine klare Rechnung. Fünf bis sieben Arbeitstage zu je acht Stunden sind 40 bis 56 Stunden, und bei 25 bis 50 Euro je Stunde kostet allein das Absenden im ersten Monat rund 1.000 bis 2.800 Euro. In den Folgemonaten mit fünfzig Einreichungen sind es rund 500 bis 1.400 Euro, jeweils ohne die inhaltliche Arbeit davor und das Nachfassen danach.

Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat, und die Pauschale deckt den ganzen Betrieb von Thema und Abstracts bis zur Begleitung auf die Bühne. Eine Monatspauschale schützt dich zudem vor dem Stundenzettel, auf dem jede Einarbeitung und jede Rückfrage steht. Welche Leistungen eine solche Pauschale enthalten sollte, ordnet Was kostet eine Speaker-Agentur? ein.

Zur Einordnung: Pay to Speak, also der Kauf eines Sprechplatzes beim Veranstalter, kostet schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz. Die Monatspauschale einer Agentur deckt dagegen den ganzen Betrieb über viele Konferenzen ab.

Was eine Speaker-Agentur vor und nach dem Formular übernimmt

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Stage Starter arbeitet als Done-for-you-Leistung, der Anbieter führt die Arbeit also selbst aus. Von dir brauchen wir dein Fachwissen, und du gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, danach landet nicht jede einzelne Einreichung wieder bei dir. Die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst, und über jede Einreichung entscheidet das Programmkomitee, weshalb keine Agentur eine Zusage garantieren kann.

Damit liegen die Entscheidungen, die bei einer Assistenz an dir hängen, bei der Agentur. Für die Konferenzsuche nutzen wir unsere eigene Datenbank mit rund 22.700 Konferenzen, von denen rund 1.500 zum Stichtag einen offenen Call for Papers hatten, und wählen daraus die Konferenzen, auf denen deine Kundschaft sitzt. Wie diese Recherche abläuft, beschreibt Konferenzrecherche auslagern, und den Ablauf einer Einreichung durch eine Agentur zeigt Call for Papers einreichen lassen. Einen Überblick über Leistungen, Kosten und Modelle gibt der Leitfaden zur Speaker-Agentur.

Für wen sich die Agentur am stärksten rechnet

Am stärksten rechnet sich die Agentur für Expertinnen und Experten mit hohem Auftragswert und vollem Kalender, deren Kundschaft Fachkonferenzen besucht. Ein Berater mit vollem Projektplan, dessen Akquise bisher über Empfehlungen läuft, findet selten die Zeit für diese Vorarbeit. Je weiter ein Experte von fertigen Unterlagen entfernt ist, desto mehr Arbeit liegt vor dem Formular, und eine Assistenz beginnt erst beim Formular.

Eine virtuelle Assistenz rechnet sich, wenn alle Unterlagen fertig vorliegen und du Rückfragen von Veranstaltern selbst zeitnah beantwortest. Beide Wege lassen sich auch kombinieren: Die Agentur führt den Einreichungsbetrieb, und deine Assistenz pflegt den Kalender und organisiert nach einer Zusage die Reise. Wer vor der Entscheidung einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird.