Speaker-Agentur oder Speaker-Verzeichnis: wer bringt dich wirklich auf die Bühne?

Eine Speaker-Agentur bringt dich auf die Bühne, indem sie in deinem Namen bei Konferenzen einreicht, während ein Speaker-Verzeichnis dich für Veranstalter sichtbar macht, die Redner buchen. Beide Angebote klingen ähnlich und führen zu verschiedenen Bühnen. Bei einem Verzeichnis legst du ein Profil an und wartest auf Anfragen, bei einer Agentur wird gezielt dort eingereicht, wo Konferenzen ihre Vortragsplätze öffentlich ausschreiben. Dieser Beitrag beschreibt, wie beide Wege arbeiten, welche Verzeichnisse es in Deutschland gibt und was beides kostet, und er zeigt, für wen welcher Weg zur Kundengewinnung passt.

Was ist ein Speaker-Verzeichnis?

Ein Speaker-Verzeichnis ist ein Online-Katalog, in dem Redner mit Profil, Themen und Referenzen stehen, damit Veranstalter sie finden und direkt anfragen. Veranstalter, die für ihr Programm einen Redner suchen, filtern nach Thema und Region und schreiben die Person an. Die Richtung der Anfrage ist damit festgelegt: Der Veranstalter hat eine Lücke im Programm und sucht jemanden, der sie füllt.

Diese Konstruktion löst ein Problem der Veranstalter. Wer eine Firmenveranstaltung oder einen Kongress plant, braucht schnell einen Redner und möchte mehrere ohne lange Suche vergleichen. Über die Bedingungen eines Eintrags entscheidet jedes Verzeichnis selbst: Manche verlangen eine Gebühr für das Profil, andere verdienen an vermittelten Buchungen, und manche nehmen nur Redner auf, die schon einen Namen oder ein Buch vorweisen können.

Welche Speaker-Verzeichnisse gibt es in Deutschland?

In Deutschland gibt es vier Arten von Speaker-Verzeichnissen: Mitgliederverzeichnisse von Berufsverbänden, offene Datenbanken, die Rednerportale von Agenturen und die Profile auf Einreichungsplattformen. Zur ersten Art gehört das Verzeichnis der German Speakers Association, des Berufsverbands professioneller Redner, in dem Mitglieder mit Themen und Referenzen stehen. Eine offene Datenbank ist speakerinnen.org, die Expertinnen für Podien und Vorträge sichtbar macht, damit Veranstalter Programme ausgewogener besetzen.

Die Rednerportale der Redneragenturen sind eher Schaufenster für deren Katalog, oft mit mehreren hundert Namen von Keynote-Speakern bis zu Moderatoren. Die Profile auf Einreichungsplattformen, über die viele Konferenzen ihre Calls abwickeln, sind die vierte Art. Sie dienen vor allem dazu, eine Einreichung mit Bio und früheren Vorträgen zu verknüpfen, und ein Veranstalter sucht dort selten von sich aus nach Rednern.

Bringt ein Speaker-Verzeichnis wirklich Anfragen?

Ein Speaker-Verzeichnis bringt Anfragen, wenn Veranstalter gezielt nach deinem Namen oder einem gefragten Thema suchen, für einen noch wenig bekannten Namen bleiben sie selten. Ein Profil im Verzeichnis arbeitet passiv und wartet. Es wirkt dort, wo Veranstalter nach deinem Namen oder deinem Thema suchen, und es wirkt schwächer, solange dein Name kaum bekannt ist, weil ein Dutzend ähnlicher Profile daneben steht.

Drei Kriterien entscheiden darüber, wie viele Anfragen ein Eintrag bringt: wie bekannt du bereits bist, wie gefragt dein Thema bei Veranstaltern ist und wie viele Veranstalter das Verzeichnis überhaupt nutzen. Vor einem Eintrag lohnt sich deshalb die Frage an den Anbieter, welche Veranstalter dort suchen, wie viele Anfragen ein Eintrag im Schnitt erzeugt und wie sich das Verzeichnis finanziert. Seriöse Anbieter beantworten das offen.

Was macht eine Speaker-Agentur?

Eine Speaker-Agentur für Experten geht aktiv zu den Konferenzen und reicht dort in deinem Namen ein, statt auf Anfragen zu warten. Dafür nutzt sie den Call for Papers, also die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt. Auf eine solche Ausschreibung antwortet man mit einem Abstract, der kurzen Beschreibung des geplanten Vortrags. Diese liest ein Programmkomitee, also die Gruppe, die bei einer Konferenz die Vorträge auswählt, meist aus Fachleuten der Branche, bevor es über die Aufnahme ins Programm entscheidet.

Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, danach fassen wir nach und begleiten dich bis zur Bühne. Das sind fünf Stationen, von Vortrag und Abstracts über Recherche und Einreichung bis zum Nachfassen und zur Begleitung, einschließlich der Abstimmung von Technik und Slot mit dem Veranstalter. Du lieferst dein Fachwissen und gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, danach landet nicht jede einzelne Einreichung wieder auf deinem Tisch. Die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst, denn dort entsteht die Beziehung zu deinem künftigen Kunden.

Wie ein solcher Ablauf im Einzelnen aussieht, beschreibt Call for Papers einreichen lassen, und alle Leistungen samt Kosten und Modellen ordnet der Leitfaden zur Speaker-Agentur ein. Eine Einreichung bringt dich in das Programm einer Konferenz, die selbst entschieden hat, dass dein Thema ihr Publikum interessiert.

Zwei Wege, zwei Arten von Bühne

Die beiden Richtungen führen zu unterschiedlichen Veranstaltungen. Über ein Verzeichnis kommen vor allem Anfragen von Veranstaltern, die Redner einkaufen, etwa für Firmenfeiern, Kundentage oder Kongresse mit Rahmenprogramm. Der Redner ist dort häufig der Höhepunkt eines Abends, und das Publikum hört einen Vortrag, der als Unterhaltung oder Impuls gedacht ist.

Auf einer Fachkonferenz sitzen Fachleute einer Branche, die einem Vortrag zu ihrem Berufsfeld folgen. Das Programm entsteht zum großen Teil aus Einreichungen, über die ein Komitee nach Eignung für das Publikum entscheidet. Im Saal sitzen Menschen mit einem konkreten beruflichen Problem, und deshalb funktioniert diese Bühne als Akquisekanal.

Was kosten Speaker-Verzeichnis und Speaker-Agentur?

Ein Speaker-Verzeichnis kostet je nach Modell nichts, einen Jahres- oder Mitgliedsbeitrag oder einen Anteil an vermittelten Honoraren, während eine Speaker-Agentur für Experten eine Monatspauschale für die laufende Arbeit berechnet. Offene Datenbanken sind oft kostenlos, Verbandsverzeichnisse setzen eine Mitgliedschaft voraus, und Vermittlungsportale behalten wie Redneragenturen einen Anteil am Honorar, bei Redneragenturen üblicherweise 20 bis 30 Prozent. Bei einem Verzeichnis bezahlst du damit die Sichtbarkeit, bei einer Agentur die Arbeit.

Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb, und wer vorher einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird. Eine dritte Variante taucht in dieser Suche regelmäßig auf, das Pay to Speak: Ein Veranstalter verkauft einen Sprechplatz, oft als Sponsorenpaket, und dafür werden schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz fällig. Wann das sinnvoll ist, ordnet Sponsored Talk und Pay to Speak ein.

Was die Einreichungen von Stage Starter zeigen

Wer über Einreichungen auf Bühnen kommt, sollte die Quote kennen, denn sie zeigt, wie viel Arbeit hinter einem Auftritt steckt. Stage Starter hat für Kunden 2.189 Abstracts eingereicht, davon sind 1.374 entschieden: 94 angenommen und 1.280 abgelehnt, das sind rund 7 Prozent Annahme je Abstract. Auf Ebene der Konferenzen liegt der Wert höher, weil wir je Konferenz oft mehrere Abstracts einreichen und eine Zusage genügt. Von 433 entschiedenen Konferenzen kamen 83 Zusagen, wir erreichen damit bis zu 19 Prozent je Konferenz, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zu erwarten sind.

Über viele Konferenzen gerechnet, wird aus der Quote eine planbare Größe: Bei 19 Prozent je Konferenz liegt die rechnerische Chance auf mindestens eine Zusage bei zwanzig Konferenzen bei 1 − 0,81^20, also rund 98 Prozent, bei marktüblichen 5 Prozent bei 1 − 0,95^20, also rund 64 Prozent. Deshalb zählt bei einer Agentur die Menge der bearbeiteten Konferenzen genauso wie die Qualität des einzelnen Abstracts, und über jede Einreichung entscheidet trotzdem das Programmkomitee. Ein Verzeichnis leistet diese Arbeit gar nicht, weil es keine Einreichungen schreibt.

Für wen sich welcher Weg am stärksten rechnet

Ein Verzeichnis arbeitet für Redner, die schon bekannt sind, etwa durch ein Buch, durch eine Position, die Veranstalter interessiert, oder durch viele frühere Auftritte. Dann suchen Veranstalter nach ihrem Namen, und ein gepflegtes Profil lässt sie ohne Umweg anfragen. Dasselbe gilt für das bezahlte Redner-Geschäft, also Honorare für Vorträge auf Firmenveranstaltungen.

Für Berater und Gründer, die über Vorträge B2B-Kunden gewinnen wollen, rechnet sich das Agenturmodell am stärksten, vor allem bei hohem Auftragswert und vollem Kalender. Für diese Gruppe ist die Bühne ein Mittel zur Akquise, und ein Auftrag aus einem Vortrag ist mehr wert als jede Gage. Das Ziel ist ein Saal voller Fachleute, die das Problem haben, das ihr Angebot löst, und dafür sind Fachkonferenzen der Ort. Die Unterscheidung zur klassischen Vermittlung beschreibt Speaker-Agentur oder Redneragentur.