Kontakte nach dem Konferenzauftritt nachfassen: was eine Agentur übernimmt und was bei dir bleibt

Eine Speaker-Agentur übernimmt alles bis zum Auftritt, also Einreichung, Nachfassen bei Veranstaltern und Begleitung zur Bühne, während du die Gespräche danach selbst führst. Wer Kontakte nach der Konferenz nachfasst, knüpft an ein Gespräch an, das nur du geführt hast, und deshalb bleibt dieser Teil bei dir. Alles, was dieses Publikum erst zusammenbringt, lässt sich abgeben, von der Konferenzrecherche über den Zuschnitt des Vortrags bis zur Einreichung. Dieser Beitrag zeigt, wo die Grenze zwischen beiden Teilen verläuft, wann und wie du dich bei deinen Kontakten meldest und was der Datenschutz dabei erlaubt.

Was bedeutet Nachfassen nach einer Konferenz?

Nachfassen bezeichnet in der Konferenzwelt zwei Tätigkeiten, die verschiedene Menschen betreffen und zu verschiedenen Zeiten anfallen. Die erste liegt vor dem Auftritt. Eine Konferenz sammelt ihre Vortragsvorschläge im Call for Papers ein, also in einer öffentlichen Ausschreibung, und das Programmkomitee, die Gruppe, die über die Vorschläge entscheidet, antwortet oft erst Wochen nach dem Ende des Calls. In dieser Zeit hat jemand die Fristen im Blick und fragt nach dem angekündigten Entscheidungstermin beim Veranstalter nach dem Stand. Das ist das Nachfassen bei Veranstaltern.

Die zweite Tätigkeit beginnt nach dem Vortrag. Menschen aus dem Publikum haben Fragen gestellt, Visitenkarten getauscht oder sich vernetzt, und wer über die Bühne Kunden gewinnen will, meldet sich bei ihnen wieder. Für die Aufteilung zwischen Agentur und Experte genügt ein Unterschied: Das Nachfassen bei Veranstaltern betrifft Fristen, Formulare und Antworten und lässt sich deshalb abgeben, während das Nachfassen bei künftigen Kunden an ein Gespräch anknüpft, das du selbst geführt hast. Wie die Wochen nach dem Auftritt insgesamt verlaufen, beschreibt der Beitrag Was nach der Konferenz passiert.

Was übernimmt eine Speaker-Agentur bis zur Bühne?

Eine Speaker-Agentur übernimmt bis zur Bühne alles, was zwischen deinem Fachwissen und einem Platz im Programm liegt. Die Arbeit beginnt mit Vortrag und Abstracts. Ein Abstract ist die kurze Beschreibung eines geplanten Vortrags, die das Programmkomitee liest, bevor es entscheidet. Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein. Vortrag und Abstracts entwickeln wir aus einem Gespräch mit dir, du gibst sie einmal vor dem Start frei, und danach geht keine einzelne Einreichung mehr zur Freigabe an dich zurück.

Danach beginnt eine lange Phase des Wartens. Bei unseren eigenen Einreichungen für Kunden sind von 2.189 Abstracts 1.374 entschieden, und 94 davon wurden angenommen, rund 7 Prozent je Abstract. Auf Ebene der Konferenzen erreichen wir bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent liegen. Der Wert liegt über dem je Abstract, weil wir oft mehrere Abstracts je Konferenz einreichen und eine Zusage genügt. Hinter diesen Zahlen stehen Dutzende offene Vorgänge bei verschiedenen Veranstaltern, jeder mit eigener Frist und eigenem Formular.

Beim Nachfassen geht es um Auskunft, und beim Call for Papers wird nach dem angekündigten Entscheidungstermin nachgefasst, mit der Frage nach dem Stand der Entscheidung. Solche Rückfragen kosten den Veranstalter wenig Zeit, wenn sie von jemandem kommen, der den Vorschlag kennt und Formular und Ansprechpartner zur Hand hat. Wer sie neben einem vollen Kundenkalender führt, bearbeitet sie stoßweise, und eine Frist, die dabei verstreicht, kostet den Vorschlag seine Chance. Was zwischen Einreichung und Zusage im Einzelnen geschieht, steht in Nachfassen nach dem Call for Papers. Kommt die Zusage, klären wir mit dem Veranstalter Technik und Slot, also Länge und Uhrzeit des Vortrags im Programm, und begleiten dich bis zur Bühne.

Wie fasst du Kontakte nach der Konferenz nach?

Du meldest dich bei den wichtigsten Kontakten innerhalb von zwei bis drei Werktagen, solange beide Seiten das Gespräch noch vor Augen haben, und ein zweiter Kontakt folgt nach rund zwei Wochen, so unser Erfahrungswert. Die erste Nachricht wirkt, wenn sie an das konkrete Gespräch anknüpft. Wer nach einem Vortrag angesprochen wird, hat ein Problem im Kopf und will wissen, ob der Redner es lösen kann. Eine Nachricht, die dieses Problem aufgreift und etwas Brauchbares mitbringt, etwa die Folien, eine Quelle aus dem Vortrag oder eine Antwort auf die offene Frage, wird gelesen, während eine allgemeine Dankesmail mit Angebot im Postfach untergeht. Welche Bestandteile eine solche Mail hat und warum sie wirken, erklärt der Beitrag Follow-up nach der Konferenz.

Auf LinkedIn vernetzt du dich am besten noch am Konferenztag oder am Tag danach, mit einer kurzen persönlichen Notiz, die den Vortrag oder das Gespräch nennt. Mit einer Notiz, die eine Frage aus der Fragerunde aufgreift, ordnet dich der Empfänger sofort zu, während eine Anfrage ohne Notiz in der Menge untergeht. Die Vernetzung macht dich auffindbar und kommt zur Nachricht über das Gespräch hinzu, und wer einen Beitrag über seinen Vortrag veröffentlicht, gibt den neuen Kontakten einen Anlass, sich selbst zu melden.

Dazu kommt, wie B2B-Einkäufe entschieden werden. Über einen Auftrag entscheiden im B2B meist mehrere Personen gemeinsam, im Fachbegriff das Buying Center, und Käufer verbringen nur einen kleinen Teil ihrer Kaufreise im direkten Gespräch mit möglichen Anbietern. Wer nach einem Vortrag auf dich zukommt, ist deshalb oft einer von mehreren Beteiligten, und das Gespräch auf der Konferenz gehört zu den wenigen Gelegenheiten, bei denen er dich als Menschen erlebt. Wie sich ein solches Gremium zusammensetzt, erklärt Buying Center im B2B.

Darf ich Kontakte von der Teilnehmerliste anschreiben?

Werbliche E-Mails an Personen von einer Teilnehmerliste sind ohne deren vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig, und das gilt auch gegenüber Unternehmen. So verlangt es das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb für Werbung per E-Mail, und die Datenschutz-Grundverordnung verlangt für jede Nutzung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage. Eine Liste, die ein Veranstalter an Speaker weitergibt, deckt in aller Regel nur die Zwecke, denen die Teilnehmer bei der Anmeldung zugestimmt haben, und eine Kaltakquise per Mail gehört selten dazu.

Anders liegt es bei Menschen, mit denen du gesprochen hast. Wer dir seine Karte gibt und um die Folien oder ein Gespräch bittet, hat in diese Zusendung eingewilligt, und eine persönliche Nachricht dazu ist unproblematisch. Die Aufnahme in einen Newsletter deckt diese Bitte nicht ab, dafür brauchst du eine eigene Einwilligung. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was nach dem Auftritt bei dir bleibt

Die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst, weil die Einschätzung, ob du ein Problem lösen kannst, im Gespräch mit dir entsteht und jede spätere Nachricht daran anknüpft. Bei Stage Starter liegt dieser Teil deshalb bei dir. Als Erfahrungswert gilt: Ein Auftritt bringt rund fünf ernsthafte Gespräche, daraus entstehen zwei Termine, und aus jedem dritten Termin wird bezahlte Arbeit. Weil die Vorarbeit bei uns liegt, bleibt dein Kalender in den zwei Wochen danach frei für die Termine, die der Auftritt erzeugt hat.

Ein einziger Auftrag aus einem solchen Gespräch ist für Fachleute mehr wert als jede Gage, die eine Fachkonferenz zahlen würde. Ein Beratungsmandat über zwanzig Tage bringt ein Vielfaches eines Einsteigerhonorars von 1.000 bis 3.000 Euro, wie der Leitfaden zu Speaker-Honorar und Gage vorrechnet. Stage Starter bringt Expertinnen und Experten deshalb auf Fachbühnen, auf denen ihre Kundschaft sitzt.

Warum die Arbeit vor dem Auftritt die Kontakte danach mitbestimmt

Wie viele Menschen nach einem Vortrag auf dich zukommen und was sie von dir erwarten, entscheidet sich lange vor der Bühne. Ein Programmkomitee wählt Vorträge aus, die für sein Publikum einen Gewinn versprechen, und das Publikum einer Fachkonferenz besteht aus Menschen einer Branche mit einem gemeinsamen Berufsproblem. Ein Abstract, das dieses Problem benennt, bringt den Vortrag vor Zuhörer, die es tatsächlich haben.

Wer diese Arbeit überspringen will, kann sich einen Platz kaufen. Pay to Speak bedeutet, dass ein Veranstalter Sprechplätze verkauft, meist als Sponsorenpaket, und dafür werden schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz fällig. Schon 10.000 Euro entsprechen rechnerisch gut zehn Monatsbeträgen bei Stage Starter, wo die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat startet und den ganzen Betrieb vor der Bühne umfasst. Ob das Publikum eines gekauften Platzes zu deinen künftigen Kunden passt, prüfst du bei Pay to Speak allein, und gesponserte Sessions sind im Programm oft nicht gekennzeichnet, das Fachpublikum erkennt sie aber am Inhalt, sobald der Vortrag nach Verkauf klingt.

Für wen sich das Modell am stärksten rechnet

Am stärksten rechnet sich die Aufteilung für Fachleute mit vollem Kalender, deren Akquise bisher über Empfehlungen läuft, deren Aufträge einen hohen Wert haben und die ein Fachpublikum erreichen wollen. Bringt ein gewonnener Kunde mehr Umsatz als die Monatsbeträge eines Jahres, hat sich die Zusammenarbeit bezahlt gemacht. Dein Anteil ist die Zeit für die Gespräche in den Wochen nach dem Auftritt. Wer Einreichung und Nachfassen selbst führt, verliert die Arbeitstage, die ihm danach für diese Gespräche fehlen, und rechnet sie am besten gegen die Pauschale. Wer vorab einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird.

Wo die Arbeit der Agentur endet

Bei der Wahl einer Agentur lohnt die Frage, wo ihre Arbeit endet und welche Teile sie dir überlässt. Eine verlässliche Antwort nennt die Gespräche nach dem Auftritt als deine Aufgabe und zeigt zugleich, was bis zur Bühne bei ihr liegt. Wenn du wissen willst, welche Fachbühnen für dein Thema in Frage kommen und wie viel Zeit dir dann für die Gespräche danach bleibt, sprich mit uns im Erstgespräch.