Speaker-Gage verhandeln: Wie du Honorar, Reisekosten und Gegenwert richtig verhandelst

Eine Speaker-Gage verhandelst du über drei Größen: das Honorar, die Reisekosten und den Gegenwert, den dir ein Auftritt jenseits des Geldes bringt. Im deutschsprachigen Markt liegen Honorare für Einsteiger bei rund 1.000 bis 3.000 € je Vortrag, für erfahrene Fachleute bei 3.000 bis 6.000 € und für bekannte Keynote-Speaker bei 6.000 bis 15.000 €, Prominente erreichen 15.000 bis 50.000 € und mehr. Auf Fachkonferenzen mit öffentlicher Ausschreibung fließt dagegen meist kein Honorar, und dort verhandelst du Reisekosten und Gegenwert. Für Expertinnen und Experten, die über Vorträge Kunden gewinnen, ist dieser Gegenwert die wichtigere Größe, weil ein einziger Auftrag aus einem Vortrag mehr wert ist als jede Gage.

Wie hoch ist eine übliche Speaker-Gage?

Eine übliche Speaker-Gage liegt im deutschsprachigen Raum zwischen rund 1.000 € für Einsteiger und 15.000 € für bekannte Keynote-Speaker je Vortrag, darüber beginnt mit 15.000 bis 50.000 € und mehr der Bereich der Prominenz. Gage und Honorar meinen dabei dasselbe, also die Vergütung, die ein Veranstalter für einen Vortrag zahlt. Das Wort Gage stammt aus der Welt von Bühne und Kunst, Honorar ist der Begriff in Verträgen und Rechnungen. Eine amtliche Statistik zu Speaker-Honoraren gibt es nicht, die Spannen stammen aus veröffentlichten Honorarstufen des Speaker-Markts und decken sich mit dem, was Veranstalter und Agenturen nennen.

Die Stufen sehen so aus. Einsteiger mit ersten bezahlten Auftritten erhalten rund 1.000 bis 3.000 € je Vortrag. Erfahrene Fachleute mit Referenzen und einem gefragten Thema liegen bei 3.000 bis 6.000 €. Bekannte Keynote-Speaker, deren Name im Programm Tickets verkauft, erhalten 6.000 bis 15.000 €. Prominente, also Speaker mit einer starken eigenen Marke durch Bestseller oder Fernsehpräsenz und bekannte Namen aus Sport, Politik oder Unterhaltung, kommen auf 15.000 bis 50.000 € und mehr, Weltstars erreichen den sechsstelligen Bereich. Im US-Markt liegen die Stufen in Dollar ähnlich verteilt, mit rund 5.000 bis 50.000 US-Dollar für professionelle Keynote-Speaker und mehr für Prominente.

Wer zahlt, entscheidet über die Höhe stärker als jede andere Größe. Unternehmen, die eine Kundenveranstaltung, eine Vertriebstagung oder einen Partnertag ausrichten, bezahlen Speaker aus einem Marketing- oder Personalbudget und zahlen Honorare regelmäßig. Fachkonferenzen, die sich über Tickets und Sponsoring finanzieren, holen den größten Teil ihrer Sprecher über einen Call for Papers ins Programm, also über eine öffentliche Ausschreibung, auf die Fachleute Vortragsvorschläge einreichen. Dort zahlen sie den eingereichten Vorträgen meist kein Honorar und bezahlen nur einzelne eingeladene Keynotes, also die Eröffnungs- oder Hauptvorträge. Welche Vergütungsmodelle es zwischen diesen Polen gibt, ordnet der Beitrag Wie werde ich als Speaker bezahlt ein, und die ganze Spannweite von Honorar und Gage beschreibt der Leitfaden Speaker-Honorar und Gage.

Was ist bei einer Speaker-Gage verhandelbar?

Verhandelbar sind bei einer Speaker-Gage das Honorar selbst, die Reise- und Übernachtungskosten, Zusatzleistungen rund um den Vortrag, die Rechte an der Aufzeichnung und die Bedingungen für Zahlung und Absage. Das Honorar wird üblicherweise netto vereinbart, die Umsatzsteuer kommt hinzu, sofern du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst. Ein Honorar bezieht sich auf einen definierten Umfang, meist einen Vortrag mit fester Länge, und jede Leistung, die darüber hinausgeht, ist ein eigener Posten. Dazu zählen ein Workshop am Nachmittag, eine Podiumsdiskussion oder ein zweiter Vortrag am Folgetag.

Reisekosten werden getrennt vom Honorar geregelt, und verbreitet ist eine feste Regel im Vertrag: Bahn in der ersten Klasse, Flug in der Economy innerhalb Europas und in der Business Class auf Langstrecken, dazu Hotel und Transfers. Verhandelbar ist auch, ob der Veranstalter bucht oder ob du buchst und abrechnest, und ob ein Vorabend im Hotel eingeschlossen ist. Ein eintägiger Auftritt in einer anderen Stadt kostet dich zwei Reisetage, mit weiter Anreise oder Vorabend drei, und diese Tage gehören in deine Rechnung, auch wenn der Veranstalter sie nicht bezahlt.

Die Rechte an der Aufzeichnung sind der Posten, der am häufigsten übersehen wird. Viele Veranstalter filmen Vorträge und veröffentlichen sie, und in ihren Bedingungen steht oft eine weitreichende Nutzungsrechteklausel. Verhandelbar sind der Umfang dieser Rechte und die Frage, ob du die Aufzeichnung selbst auf deiner Website und in sozialen Netzwerken zeigen darfst. Für Expertinnen und Experten mit Akquiseziel ist dieses Recht oft mehr wert als ein Teil des Honorars, weil ein guter Mitschnitt die nächsten Einreichungen und Kundengespräche stützt. Was in einer Referentenvereinbarung sonst geregelt wird, beschreibt der Beitrag über den Referentenvertrag.

Bei bezahlten Auftritten sind eine Anzahlung bei Vertragsschluss und eine gestaffelte Regel für Absagen verbreitet. Sagt der Veranstalter kurzfristig ab, steht dir dann ein vereinbarter Teil des Honorars zu. Für die Abrechnung von Honorar und Reisekosten mit Rechnung und Umsatzsteuer gibt der Beitrag Speaker-Honorar und Steuern einen Überblick. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung.

Was deine Verhandlungsposition bestimmt

Deine Verhandlungsposition bestimmt sich vor allem danach, wer die Anfrage gestellt hat. Lädt dich ein Veranstalter ein, will er dich in diesem Slot haben, und dann gibt es Spielraum für Honorar und Bedingungen. Hast du dich über einen Call for Papers beworben, gelten die Bedingungen der Ausschreibung für alle Sprecher gleich, und dort verhandelt niemand ein Honorar nach. Vier weitere Kriterien verschieben die Position. Das erste ist die Budgetquelle: Ein Unternehmen mit Marketingbudget rechnet anders als ein Verein, der Tickets für 200 € verkauft. Das zweite ist, wie ersetzbar du bist, gemessen an Thema und Referenzen sowie an deiner Bekanntheit. Das dritte ist der Zeitpunkt, denn kurzfristige Anfragen für einen ausgefallenen Sprecher lassen mehr Spielraum als Anfragen mit einem Jahr Vorlauf. Das vierte ist die Vergleichszahl im Markt: Wer seine Honorarstufe kennt und mit einer festen Zahl in das Gespräch geht, verhandelt sicherer als jemand, der nach dem Budget fragt.

Für Fachleute, deren eigentliches Geschäft Beratung, Software oder Dienstleistung ist, gilt dabei eine besondere Rechnung. Ein Honorar von 3.000 € ist angenehm, ein einziger Auftrag aus einem Gespräch nach dem Vortrag ist über seine Laufzeit dagegen schnell fünf- bis sechsstellig. Wer seine Gage zu hart verhandelt und dafür eine Bühne verliert, auf der seine Kundschaft sitzt, hat das schlechtere Geschäft gemacht. Warum die Fachkonferenz als Vertriebskanal so gut funktioniert, erklärt die Analyse der Fachkonferenz als Vertriebskanal.

Wie verhandelst du Gegenwert statt Gage?

Gegenwert verhandelst du, indem du statt Geld Leistungen vereinbarst, die deine Kundengewinnung stärken. Freikarten für Kunden oder Interessenten sind üblich, und eine Kundin, die du zu deinem Vortrag einlädst, erlebt dich in der stärksten Rolle, die es im Vertrieb gibt. Verhandelbar sind auch die Platzierung im Programm, also Raum, Uhrzeit und Länge des Slots, die Teilnahme am Speaker Dinner und die Erwähnung im Newsletter oder in den Kanälen des Veranstalters.

Kontakte zu den Teilnehmenden lassen sich auf saubere Weise vereinbaren. Teilnehmerlisten darf ein Veranstalter wegen des Datenschutzes nur mit Einwilligung der Teilnehmenden weitergeben, deshalb sind andere Wege üblich: ein Hinweis auf deine Unterlagen auf der letzten Folie, eine Fragerunde mit genug Zeit und ein Platz, an dem Gespräche nach dem Vortrag möglich sind. Was ein Auftritt an Gesprächen bringt, entscheidet sich an dieser Stelle stärker als am Honorar.

Der größte Gegenwert entsteht allerdings vor jeder Verhandlung, bei der Wahl der Bühne. Ein Vortrag vor fünfzig Entscheidern aus deiner Zielgruppe ist mehr wert als ein bezahlter Vortrag vor fünfhundert Menschen, die bei dir nie etwas kaufen. Stage Starter bringt Expertinnen und Experten auf die Fachbühnen, auf denen ihre Kundschaft sitzt. Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein, fassen nach und stimmen nach der Zusage alles Weitere mit dem Veranstalter ab. Die Zusammenarbeit startet ab 990 € netto im Monat, und wer zuerst einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto.

Pay to Speak: wenn das Geld in die andere Richtung fließt

Pay to Speak bedeutet, dass du an den Veranstalter zahlst, um sprechen zu dürfen, meist über ein Sponsorenpaket, das einen Vortragsplatz enthält. Solche Pakete kosten schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz. Gesponserte Vorträge sind im Programm oft nicht gekennzeichnet, das Publikum erkennt sie trotzdem häufig am Inhalt und liest sie als Werbung. In einer Verhandlung über eine Gage ist ein solches Angebot deshalb ein Signal, das du ernst nehmen solltest: Wer dir für den Vortrag eine Rechnung stellt, verkauft Werbefläche.

Ein bezahlter Platz kann sich als Vertriebsausgabe rechnen, wenn du sicher weißt, dass deine Kundschaft im Saal sitzt. Dann verbuchst du ihn wie einen Messestand und behandelst ihn nicht als Referenz für künftige Einreichungen. Einen redaktionell ausgewählten Vortragsplatz, über den ein Programmkomitee nach dem Inhalt entschieden hat, ersetzt er nicht.