# Speaker-Honorar und Steuern: Rechnung, Umsatzsteuer und Reisekosten richtig abrechnen

Autor: Marin Niehues, Stage Starter · Veröffentlicht: 2026-08-06
Thema: Honorar & Geschäft (https://www.stage-starter.de/blog/thema/honorar/)
Quelle: https://www.stage-starter.de/blog/speaker-honorar-steuern/

Ein Speaker-Honorar versteuerst du als Einkommen, und als Selbstständiger schreibst du dem Veranstalter eine Rechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer, auch auf weiterberechnete Reisekosten. Ohne Umsatzsteuer rechnet ab, wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, und bei Veranstaltern im Ausland verlagert sich die Steuer in der Regel auf den Empfänger. Die Kosten deiner Auftritte, von der Bahnfahrt bis zur Speaker-Agentur, mindern als Betriebsausgaben deinen Gewinn. Dieser Beitrag erklärt die Abrechnung vom Vertrag bis zur Steuererklärung.

**Für die Steuer ist ein Vortrag eine gewöhnliche Leistung deines Unternehmens: Du stellst eine Rechnung, behandelst die Umsatzsteuer nach dem Sitz des Veranstalters und setzt die Kosten des Auftritts als Betriebsausgaben ab. Das gilt auch für Auftritte ohne Honorar, bei denen der Veranstalter nur die Reise erstattet.**

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Er beschreibt die Rechtslage in Deutschland für Speaker mit Wohnsitz und Unternehmen im Inland.

## Muss ich als Referent eine Rechnung schreiben?

Ja, als selbstständiger Referent schreibst du dem Veranstalter für jedes Honorar und jede Reisekostenerstattung eine Rechnung, sobald der Veranstalter ein Unternehmen oder eine juristische Person ist. Das ist bei Konferenzveranstaltern und Verbänden fast immer der Fall. Die Rechnung enthält die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes: Name und Anschrift von dir und vom Veranstalter, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. Dazu kommen die Beschreibung der Leistung mit Datum des Vortrags sowie Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.

Die Leistung beschreibst du so, dass ein Dritter sie erkennt, etwa als Vortrag mit Titel, Konferenz und Datum. Allgemeine Angaben wie „Beratung“ reichen dem Finanzamt des Veranstalters nicht, und der Veranstalter riskiert damit seinen Vorsteuerabzug, also das Recht, die Umsatzsteuer aus deiner Rechnung mit seiner eigenen Steuerschuld zu verrechnen. Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen und kommen mit weniger Angaben aus, was bei Speaker-Honoraren selten vorkommt.

Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen empfangen können, und die Pflicht, selbst E-Rechnungen in einem strukturierten Format auszustellen, wird schrittweise eingeführt. Ein PDF per Mail gilt dabei nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Was vor der Rechnung im Vertrag stehen sollte, also Honorar und Reisekostenregel, beschreibt der Beitrag zum [Referentenvertrag](/blog/referentenvertrag/).

**Drei Zahlen für die Abrechnung**
- 19 Prozent | Umsatzsteuer auf Honorar und weiterberechnete Reisekosten
- 25.000 Euro | Umsatz im Vorjahr als Grenze für Kleinunternehmer
- 100.000 Euro | Umsatz im laufenden Jahr als zweite Grenze

## Muss ich auf ein Speaker-Honorar Umsatzsteuer berechnen?

Auf ein Speaker-Honorar berechnest du 19 Prozent Umsatzsteuer, wenn du als Unternehmer abrechnest, der Veranstalter in Deutschland sitzt und du die Kleinunternehmerregelung nicht nutzt. Der Regelsatz gilt für das Honorar und für alle Kosten, die du dem Veranstalter weiterberechnest, weil sie zum Entgelt für deine Leistung gehören. Die Umsatzsteuer führst du an das Finanzamt ab, und für den Veranstalter ist sie in der Regel ein durchlaufender Betrag, den er als Vorsteuer zurückholt.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz befreit dich von der Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Wer die zweite Grenze im Lauf des Jahres überschreitet, rechnet ab diesem Umsatz mit Umsatzsteuer ab. Die Rechnung eines Kleinunternehmers weist keine Umsatzsteuer aus und enthält einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Kehrseite: Kleinunternehmer ziehen keine Vorsteuer ab, die Umsatzsteuer auf Reise und Agentur bleibt bei ihnen also als Kosten liegen.

Bei Veranstaltern im Ausland entscheidet der Sitz des Veranstalters. Ein Vortrag für ein Unternehmen gilt umsatzsteuerlich dort als erbracht, wo der Empfänger sitzt, unabhängig davon, in welchem Land die Konferenz stattfindet. Sitzt der Veranstalter in einem anderen EU-Staat, schuldet er die Umsatzsteuer selbst (Reverse-Charge-Verfahren). Deine Rechnung weist dann keine deutsche Umsatzsteuer aus, nennt beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und enthält den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, und du meldest den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern. Sitzt der Veranstalter außerhalb der EU, etwa in der Schweiz oder den USA, ist der Vortrag in Deutschland nicht steuerbar, und die Rechnung vermerkt das. Umgekehrt schuldet ein deutscher Veranstalter die Umsatzsteuer, wenn er einen Speaker aus dem Ausland bucht.

**Zwei Ausnahmen mit klaren Kriterien**
Die Regel nach dem Sitz des Empfängers gilt für Vorträge an Unternehmen. Ist der Veranstalter eine Privatperson oder eine Einrichtung ohne Unternehmereigenschaft, gilt der Ort, an dem der Vortrag stattfindet. Unterrichtende Vorträge an Hochschulen und öffentlichen Schulen sind nach § 4 Nr. 21 Umsatzsteuergesetz umsatzsteuerfrei. Bei privaten Bildungseinrichtungen gilt die Befreiung, wenn die zuständige Landesbehörde der Einrichtung eine Bescheinigung ausgestellt hat.

## Wie rechne ich Reisekosten als Speaker ab?

Reisekosten rechnest du als Speaker mit ihrem Nettobetrag ab und schlägst darauf 19 Prozent Umsatzsteuer auf, so wie auf das Honorar. Die Reisekosten werden damit Teil deines Entgelts, unabhängig davon, mit welchem Steuersatz die Bahn oder das Hotel dir selbst die Rechnung gestellt hat. Die Vorsteuer aus diesen Belegen holst du dir als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer vom Finanzamt zurück.

Ein Beispiel zeigt die Mechanik. Du vereinbarst 2.000 Euro Honorar netto, die Bahnfahrt kostet 107 Euro brutto, darin 7 Prozent Umsatzsteuer, und die Übernachtung ohne Frühstück 160,50 Euro brutto, ebenfalls mit 7 Prozent. Auf die Rechnung kommen 2.000 Euro Honorar und 250 Euro Reisekosten netto, zusammen 2.250 Euro, darauf 427,50 Euro Umsatzsteuer, insgesamt 2.677,50 Euro. Die 17,50 Euro Vorsteuer aus Bahn und Hotel ziehst du in deiner Voranmeldung ab.

Das gilt auch für Auftritte ohne Honorar. Erstattet eine Fachkonferenz nur Reise und Hotel, ist diese Erstattung ein Entgelt für deinen Vortrag, und du stellst sie mit Umsatzsteuer in Rechnung, sofern du kein Kleinunternehmer bist. Bucht und bezahlt der Veranstalter Reise und Hotel direkt, gehen die Rechnungen an ihn, und du stellst diese Kosten nicht weiter.

Für deine eigene Gewinnermittlung zählen die Kosten der Reise vollständig zu den Betriebsausgaben, einschließlich der Pauschalen für Verpflegung. Im Inland betragen die Pauschalen für Verpflegung 14 Euro für An- und Abreisetage sowie für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit und 28 Euro für volle Tage, für Reisen ins Ausland gelten eigene Sätze je Land. Stellt der Veranstalter Mahlzeiten, werden die Pauschalen gekürzt. Fährst du mit dem eigenen Auto, setzt du 30 Cent je gefahrenem Kilometer an. Wie sich die Gesamtkosten eines Auftritts zusammensetzen, schlüsselt der Beitrag [Was kostet ein Konferenzauftritt?](/blog/was-kostet-ein-konferenzauftritt/) auf.

## Wie versteuere ich ein Speaker-Honorar als Einkommen?

Ein Speaker-Honorar versteuerst du als Einkommen in der Einkunftsart, zu der deine Tätigkeit gehört. Vorträge mit wissenschaftlichem, unterrichtendem oder schriftstellerischem Charakter zählen zur freiberuflichen Tätigkeit nach § 18 Einkommensteuergesetz, ebenso Vorträge, die Teil eines freien Berufs sind, etwa bei Ingenieurinnen oder beratenden Betriebswirten. Für diese Einkünfte fällt keine Gewerbesteuer an. Hältst du Vorträge als Teil eines Gewerbes, etwa als Inhaberin einer Agentur oder eines Softwareunternehmens, gehören die Honorare zu den gewerblichen Einkünften, für Einzelunternehmen gilt dabei ein Freibetrag von 24.500 Euro bei der Gewerbesteuer.

Arbeitest du über eine GmbH, schreibt die GmbH die Rechnung, und das Honorar ist ein Umsatz der Gesellschaft. Diese Abrechnung über das Unternehmen ist für Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer der Normalfall, weil der Vortrag dem Geschäft der Firma dient. Wer angestellt ist und nebenbei Vorträge hält, versteuert die Honorare als Nebeneinkünfte. Übersteigen diese im Jahr 410 Euro, ist eine Steuererklärung Pflicht. Auch Angestellte sind für ihre Vorträge Unternehmer im Sinne der Umsatzsteuer und nutzen bei kleinen Beträgen meist die Kleinunternehmerregelung.

Für nebenberufliche Vorträge gibt es eine steuerfreie Pauschale mit engen Kriterien. Die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz stellt seit 2026 bis zu 3.300 Euro im Jahr steuerfrei, wenn die Tätigkeit nebenberuflich und unterrichtend ist und für eine gemeinnützige Organisation oder eine öffentliche Einrichtung erfolgt, etwa eine Volkshochschule oder eine Hochschule. Für Vorträge auf kommerziellen Konferenzen gilt sie nicht.

## Kann ich die Kosten einer Speaker-Agentur steuerlich absetzen?

Ja, die Kosten einer Speaker-Agentur sind Betriebsausgaben, wenn du die Bühnen für dein Geschäft nutzt, und die Gewinnung neuer Kunden über Fachkonferenzen ist ein betrieblicher Zweck. Sie mindern deinen Gewinn und damit Einkommen- oder Körperschaftsteuer, und als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ziehst du die Umsatzsteuer aus den Rechnungen der Agentur als Vorsteuer ab. Dasselbe gilt für Speaker-Coaching und für die Reisen zu Auftritten ohne Honorar. Angestellte machen beruflich veranlasste Kosten als Werbungskosten geltend.

Diese Arbeit übernimmt [Stage Starter](/) für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein. Dazu entwickeln wir Vortrag und Abstracts, also die kurzen Vortragsvorschläge, die das Programmkomitee einer Konferenz liest, und fassen bei den Veranstaltern nach, bis du auf der Bühne stehst. Ab 990 € netto im Monat startet die Zusammenarbeit, und jede Rechnung weist die Umsatzsteuer aus, die du als Vorsteuer verrechnest. Was in der Pauschale steckt, beschreibt der Beitrag [Was kostet eine Speaker-Agentur?](/blog/was-kostet-eine-speaker-agentur/).

Für die Rechnung, die sich für dein Geschäft lohnt, zählt das Honorar weniger als der Auftrag danach. Im Markt liegen Speaker-Honorare für Einsteiger bei 1.000 bis 3.000 €, für etablierte Expertinnen und Experten bei 3.000 bis 6.000 €, für bekannte Keynote-Speaker bei 6.000 bis 15.000 € und für Prominenz bei 15.000 bis 50.000 € und mehr. Auf Fachkonferenzen, auf denen deine Kundschaft sitzt, fließt für reguläre Vorträge meist kein Honorar. Nach der Honorarstudie des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater rechnen Berater zwischen rund 1.350 und 1.950 Euro am Tag ab, ein Mandat über zwanzig Tage bringt damit 27.000 bis 39.000 Euro Umsatz, und ein einziger Auftrag aus einem Vortrag ist damit mehr wert als jede Gage. Die Honorarstufen im Einzelnen erklärt der Leitfaden [Speaker-Honorar und Gage](/blog/speaker-honorar-und-gage/).

**Die Kosten einer Speaker-Agentur sind Betriebsausgaben, und umsatzsteuerpflichtige Unternehmer holen die Umsatzsteuer darauf als Vorsteuer zurück. Wirtschaftlich zählt der Auftrag aus dem Publikum, der ein Vielfaches jeder Gage bringt.**

**Als selbstständiger Speaker stellst du für Honorar und Reisekosten eine Rechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer, als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer, und bei Veranstaltern im EU-Ausland schuldet der Empfänger die Steuer. Reisekosten berechnest du netto weiter, und die Kosten deiner Auftritte samt Speaker-Agentur setzt du als Betriebsausgaben ab. Für deine Einzelheiten ist eine Steuerberatung der richtige Ansprechpartner.**

**Grundlage**
Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU): Honorarstudie, Ausgabe 2022, für die Tagessätze von Beratern. Rechtsgrundlagen sind das Umsatzsteuergesetz und das Einkommensteuergesetz. Die Spannen der Honorarstufen sind aus veröffentlichten Honorarübersichten von Redneragenturen und Speakern im deutschsprachigen Raum abgeglichen.

## Häufige Fragen

### Muss ich als Referent eine Rechnung schreiben, und mit Umsatzsteuer?

Als selbstständiger Referent schreibst du dem Veranstalter eine Rechnung mit den Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes und weist 19 Prozent Umsatzsteuer aus, auch auf weiterberechnete Reisekosten. Als Kleinunternehmer mit höchstens 25.000 Euro Vorjahresumsatz und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr entfällt die Umsatzsteuer, und die Rechnung nennt die Befreiung. Bei Unternehmen im EU-Ausland schuldet der Empfänger die Steuer im Reverse-Charge-Verfahren.

### Muss ich ein Speaker-Honorar versteuern, und mit Umsatzsteuer?

Ein Speaker-Honorar versteuerst du als Einkommen, ob du selbstständig bist oder angestellt und nebenbei Vorträge hältst. Umsatzsteuer fällt an, sobald du als Unternehmer abrechnest und die Kleinunternehmerregelung nicht nutzt. Für die Einzelheiten deiner Lage ist eine Steuerberatung der richtige Ansprechpartner.

### Kann ich die Kosten einer Speaker-Agentur steuerlich absetzen?

Die Kosten einer Speaker-Agentur sind Betriebsausgaben, wenn du die Bühnen für dein Geschäft nutzt, etwa zur Gewinnung neuer Kunden. Sie mindern deinen Gewinn, und als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ziehst du die Vorsteuer aus den Rechnungen der Agentur ab. Angestellte machen beruflich veranlasste Kosten als Werbungskosten geltend.

### Ist die Umsatzsteuer im Speaker-Honorar enthalten?

Speaker-Honorare werden üblicherweise netto vereinbart, und die Umsatzsteuer kommt auf der Rechnung hinzu. Steht im Vertrag ein Betrag ohne Zusatz, gilt er im Zweifel als Bruttobetrag, deshalb gehört das Wort „netto“ in jede Honorarvereinbarung. Wie du Honorar und Reisekosten verhandelst, beschreibt der Beitrag [Speaker-Gage verhandeln](/blog/speaker-gage-verhandeln/).

### Muss ich auf eine Reisekostenerstattung Umsatzsteuer berechnen?

Ja, eine Reisekostenerstattung ist Teil des Entgelts für deinen Vortrag und trägt 19 Prozent Umsatzsteuer, auch wenn kein Honorar fließt. Du berechnest die Kosten mit ihrem Nettobetrag weiter und holst dir die Vorsteuer aus den Belegen zurück. Kleinunternehmer stellen die Erstattung ohne Umsatzsteuer in Rechnung.

### Wie schreibe ich eine Rechnung an einen Veranstalter im Ausland?

An einen Veranstalter im EU-Ausland schreibst du eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, mit beiden Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Den Umsatz meldest du in der Zusammenfassenden Meldung. Bei Veranstaltern außerhalb der EU vermerkst du, dass die Leistung in Deutschland nicht steuerbar ist.

### Zahle ich als Speaker Gewerbesteuer?

Für Vorträge mit unterrichtendem Charakter und für Vorträge als Teil eines freien Berufs zahlst du keine Gewerbesteuer. Hältst du Vorträge im Rahmen eines Gewerbes, gehören die Honorare zum Gewerbeertrag, für den Einzelunternehmen einen Freibetrag von 24.500 Euro haben. Über eine GmbH abgerechnete Honorare sind Umsatz der Gesellschaft.

### Sind unbezahlte Konferenzauftritte steuerlich absetzbar?

Ja, die Kosten unbezahlter Auftritte sind Betriebsausgaben, wenn der Auftritt deinem Geschäft dient, etwa der Gewinnung neuer Kunden. Dazu gehören die Reisekosten samt Verpflegungspauschalen und die Vorbereitung durch Dritte. Die Vorsteuer aus diesen Belegen ziehst du als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ab.

Welche Konferenzen für dein Angebot die richtigen sind und wie der Betrieb mit Stage Starter abläuft, besprechen wir in einem [Erstgespräch](/erstgespraech/).