# Speaker-Agentur für Freelancer und Solo-Selbstständige

Autor: Marin Niehues, Stage Starter · Veröffentlicht: 2026-03-24
Thema: Speaker-Agentur (https://www.stage-starter.de/blog/thema/speaker-agentur/)
Quelle: https://www.stage-starter.de/blog/speaker-agentur-fuer-freelancer/

Eine Speaker-Agentur für Freelancer lohnt sich, wenn sie dir mehr abrechenbare Stunden zurückgibt, als sie kostet, bei Stage Starter ab 990 € netto im Monat. Bei 800 € Tagessatz binden zehn bis vierzehn Tage Eigenbetrieb im Jahr 8.000 bis 11.200 € an Arbeitszeit, und zwölf Monatspauschalen kosten 11.880 € netto. Als Freelancer oder Solo-Selbstständiger verkaufst du Zeit, und jede Stunde, die du in Abstracts und Formulare für Konferenzen steckst, fehlt dir auf der Rechnung. Ein Abstract ist die kurze Beschreibung eines geplanten Vortrags, die das Programmkomitee einer Konferenz liest, also die Gruppe, die über das Programm entscheidet. Dieser Beitrag rechnet mit gekennzeichneten Beispielannahmen durch, wie viele Tage der Eigenbetrieb bindet, was ein Auftritt einbringen kann und welche Arbeit bei dir bleibt.

**Wer seine Zeit verkauft, bezahlt jede Einreichung mit Rechnungsstunden. Eine Speaker-Agentur rechnet sich für Freelancer, sobald die Arbeitstage, die sie dir im Jahr abnimmt, mit deinem Tagessatz bewertet in der Größenordnung ihrer Pauschale liegen und ein gewonnener Kunde mehr einbringt als die Pauschalen eines Jahres.**

## Wie gewinne ich als Freelancer Kunden über eine Konferenz?

Als Freelancer gewinnst du Kunden über eine Konferenz, indem du vor einem Fachpublikum sprichst, in dem deine künftigen Auftraggeber sitzen, und nach dem Auftritt die Gespräche mit ihnen führst. Eine Fachkonferenz ist eine Veranstaltung, auf der Fachleute einer Branche Vorträge zu ihrem Berufsfeld hören, im Publikum sitzen also Menschen mit einem konkreten beruflichen Problem. Der Zugang steht auch Fachleuten ohne bekannten Namen offen: Viele Konferenzen schreiben ihre Vortragsplätze in einem Call for Papers aus, der öffentlichen Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt, und das Programmkomitee wählt unter den Einreichungen nach Thema und Nutzen für sein Publikum aus.

Die Arbeit dahinter verteilt sich auf sechs Stationen. Das Vortragsthema muss so geschnitten sein, dass ein Programmkomitee darin einen Gewinn für sein Publikum sieht, und daraus entstehen Abstract und Bio. Danach folgt die Konferenzsuche, die laufend nachgeführt werden muss, weil sich Fristen verschieben und neue Calls erscheinen. Auf die Einreichung über Formulare, die sich von Konferenz zu Konferenz unterscheiden, folgen das Nachfassen und nach einer Zusage die Abstimmung von Technik und Slot mit dem Veranstalter.

Für einen Freelancer konkurrieren diese Stationen mit Projektstunden zum festen Preis: Die Konferenzarbeit bringt frühestens nach Monaten Geld ein, die Projektstunde bringt es noch in diesem Monat. Wie sich das mit einer Agentur auflöst, beschreibt der Beitrag zum [Zeitaufwand mit einer Speaker-Agentur](/blog/zeitaufwand-mit-speaker-agentur/).

## Lohnt sich eine Speaker-Agentur für Freelancer? Die Rechnung mit Beispielannahmen

Eine Speaker-Agentur lohnt sich für Freelancer, sobald die gebundene Arbeitszeit, bewertet mit dem eigenen Tagessatz, die Pauschale erreicht und ein Auftrag die Jahreskosten deckt. Die Rechnung beruht auf Beispielannahmen, die du durch eigene Werte ersetzen kannst: ein Tagessatz von 800 € bei acht Stunden, also 100 € je Stunde, und vier bis sechs Auftritte im Jahr als Ziel. Der Stundensatz liegt nah an dem Durchschnitt von 104 Euro, den eine jährliche Branchenerhebung unter Freelancern im deutschsprachigen Raum ausweist. Nach unseren eigenen Einreichungen für Kunden wird rund jedes vierzehnte Abstract angenommen, das sind 94 Annahmen bei 1.374 entschiedenen Abstracts oder rund 7 Prozent. Für vier bis sechs Auftritte sind bei dieser Quote rechnerisch mindestens 60 bis 90 eingereichte Abstracts nötig, verteilt auf mehrere Dutzend Konferenzen. Je Konferenz kommen wir bei unseren Einreichungen für Kunden auf bis zu 19 Prozent Zusagen, marktüblich sind bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent.

Im Eigenbetrieb ergibt das im Beispiel diesen Aufwand: drei Tage für den Vortrag mitsamt Abstracts und Bio, zwei Tage für die Konferenzliste samt Fristen, drei bis sechs Tage für das Absenden und zwei bis drei Tage für Nachfassen und Absprachen mit den Veranstaltern. Der Wert für das Absenden folgt daraus, dass bei fertigen, standardisierten Abstracts fünfzehn bis zwanzig Einreichungen an einem Tag möglich sind. Die übrigen Werte sind Beispielannahmen, und zusammen ergeben sich zehn bis vierzehn Arbeitstage.

**Eigenbetrieb gegen Pauschale im Beispiel**
- 10 bis 14 Tage | Arbeitszeit im Eigenbetrieb pro Jahr, Beispielannahme
- 8.000 bis 11.200 € | gebundene Zeit bei 800 € Tagessatz, Beispielannahme
- 11.880 € netto | zwölf Monate ab 990 € netto im Monat

Bei einem Tagessatz von 1.000 € sind es 10.000 bis 14.000 €, der obere Wert liegt dann über der Jahrespauschale. Die reine Zeitrechnung bewegt sich damit in der Größenordnung der Pauschale und zeigt eine Untergrenze, denn wer jede Einreichung auf eine Konferenz zuschneidet, schafft nur vier bis sechs an einem Tag. Im laufenden Betrieb reichen wir deutlich mehr ein als diese Mindestmenge, im ersten Monat mindestens hundert Einreichungen auf rund zwanzig Konferenzen und danach mindestens fünfzig im Monat, weil mehr Einreichungen mehr Zusagen bringen.

[Diese Arbeit übernimmt Stage Starter für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein](/). Stage Starter übernimmt damit alle Posten dieser Rechnung, vom Vortrag und den Abstracts über das Nachfassen bis zur Begleitung auf die Bühne. Von dir brauchen wir dein Fachwissen und eine Freigabe von Vortrag und Abstracts, die du einmal vor dem Start gibst. Ab 990 € netto im Monat startet die Zusammenarbeit, bei 800 € Tagessatz ist das gut ein Tagessatz im Monat.

**So rechnest du mit deinen Werten**
Setze deinen Tagessatz ein, multipliziere ihn mit zehn bis vierzehn Tagen und halte die Summe gegen 11.880 € netto für zwölf Monate.

## Solo-Selbstständig: warum der Eigenbetrieb an der Wochenplanung hängt

Wer allein arbeitet, entscheidet jede Woche neu, ob die nächste Stunde dem Kunden oder der Akquise gehört, und die Kundenstunde setzt sich durch, weil sie bezahlt wird. Es gibt keine Vertretung, die die Konferenzliste weiterführt, wenn ein Projekt in die heiße Phase geht.

Calls haben feste Fristen. Unsere Konferenzdatenbank führt rund 22.700 Konferenzen mit rund 1.500 offenen Calls, und jeder Call schließt an einem bestimmten Tag, gleichgültig wie voll dein Kalender ist. Bei 7 Prozent Annahme je Abstract entsteht ein Auftritt aus vielen Einreichungen, die über Monate gleichmäßig laufen müssen, und eine Projektpause lässt sich nicht nachholen, weil die Fristen dann verstrichen sind. Bei Stage Starter laufen Recherche und Einreichung weiter, auch wenn du in einer Projektphase keine Stunde dafür frei hast.

## Was kostet Pay to Speak im Vergleich zu einer Speaker-Agentur?

Pay to Speak kostet schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz, die Speaker-Agentur ab 990 € netto im Monat für den gesamten Betrieb. Beim Pay to Speak verkauft ein Veranstalter Sprechplätze, meist als Sponsorenpaket, und solche Sessions sind im Programm oft nicht als gekauft gekennzeichnet. Bei 800 € Tagessatz entspricht ein gekaufter Platz gut zwölf Tagessätzen für einen einzigen Auftritt, die Vorbereitung des Vortrags bleibt dabei bei dir. Die zwölf Monatspauschalen eines Jahres liegen mit 11.880 € netto in derselben Größenordnung und decken den gesamten Betrieb ab, von der Recherche bis zur Begleitung auf die Bühne.

Eine Zusage kann keine Agentur garantieren, darüber entscheidet das Programmkomitee. Wann ein bezahlter Slot sinnvoll ist, ordnet der Beitrag [Sponsored Talk und Pay to Speak](/blog/muss-ich-fuer-die-buehne-bezahlen/) ein, die Preismodelle im Ganzen vergleicht [Was kostet eine Speaker-Agentur](/blog/was-kostet-eine-speaker-agentur/). Leistungen, Modelle und Auswahl von Agenturen insgesamt ordnet der [Leitfaden Speaker-Agentur](/blog/speaker-agentur-leitfaden/) ein.

**Drei Wege auf die Bühne aus Sicht eines Freelancers**
Kriterium | Selbst einreichen | Pay to Speak | Stage Starter
Was du zahlst | Arbeitstage zu deinem Tagessatz | schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz | ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb
Wer die Arbeit macht | du, neben den Projekten | du, bei der Vorbereitung des Vortrags | wir, von den Abstracts bis zur Begleitung auf die Bühne
Wer über die Bühne entscheidet | das Programmkomitee | der Veranstalter gegen Zahlung | das Programmkomitee

## Wie viele Kunden bringt ein Konferenzvortrag?

Ein Konferenzvortrag vor dem passenden Publikum bringt als Erfahrungswert rund zwei Drittel eines Auftrags, gerechnet über Gespräche und Termine. Die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst. Ein Auftritt bringt im Beispiel rund fünf ernsthafte Gespräche, aus denen zwei Termine entstehen, und aus jedem dritten Termin wird bezahlte Arbeit. Bei einem Auftragswert von 12.000 € als Beispielannahme sind das rechnerisch 8.000 € je Auftritt. Im ersten Jahr sind ein bis drei Auftritte realistisch, später vier bis sechs, und schon ein gewonnener Auftrag mit 12.000 € übersteigt im Beispiel die 11.880 € netto der Jahrespauschale.

**Die Agentur übernimmt die Arbeit, die kein Kunde bezahlt. Bei dir bleiben dein Fachwissen und die Freigabe vor dem Start sowie der Auftritt selbst mit den Gesprächen danach.**

Auch der Auftritt kostet Tage, die bei dir liegen. Ein eintägiger Auftritt in einer anderen Stadt bindet zwei Reisetage, mit weiter Anreise oder Vorabend drei, und die Vorbereitung wird getrennt gezählt. Bei 800 € Tagessatz sind zwei Reisetage rund 1.600 €. Wer vor der Entscheidung einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem [Speaker Audit](/blog/was-ist-ein-speaker-audit/) ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird.

## Für welche Freelancer sich eine Speaker-Agentur am stärksten rechnet

Die Rechnung geht am stärksten für Freelancer auf, deren Stunden ausgelastet verkauft werden: Jede Stunde in Einreichungen kostet sie dann Umsatz, und die Agentur gibt sie zurück. Mit einem hohen Auftragswert deckt ein gewonnener Kunde die Pauschalen eines Jahres. Am meisten bringt der Auftritt, wenn deine künftigen Kunden als Fachleute im Publikum einer Fachkonferenz sitzen. Wer selbst einreicht, wählt die aufwendigere Alternative und bezahlt sie mit Tagen zum eigenen Tagessatz.

**Eine Speaker-Agentur für Freelancer kostet bei Stage Starter ab 990 € netto im Monat, bei einem Beispiel-Tagessatz von 800 € rund einen Arbeitstag je Monat. Sie rechnet sich, wenn sie dir mehr verkaufbare Stunden zurückgibt, als sie kostet, und ein gewonnener Kunde mehr einbringt als die Pauschalen eines Jahres.**

**Grundlage**
- freelancermap: Freelancer-Kompass 2025, Branchenerhebung, 2025
- Bundesrepublik Deutschland: Einkommensteuergesetz (EStG), § 4 Abs. 4 Betriebsausgaben, Gesetz, 1934
- Bundesrepublik Deutschland: Umsatzsteuergesetz (UStG), § 15 Vorsteuerabzug und § 19 Kleinunternehmer, Gesetz, 1979

## Häufige Fragen

### Lohnt sich eine Speaker-Agentur für Freelancer?

Eine Speaker-Agentur lohnt sich für Freelancer, wenn die Arbeit, die sie abnimmt, mit dem Tagessatz bewertet in der Größenordnung ihrer Pauschale liegt und ein gewonnener Kunde mehr einbringt als die Pauschalen eines Jahres. Im Beispiel dieses Beitrags bindet der Eigenbetrieb zehn bis vierzehn Arbeitstage im Jahr, bei 800 € Tagessatz also 8.000 bis 11.200 €.

### Wie gewinne ich als Freelancer Kunden über eine Konferenz?

Du hältst auf einer Fachkonferenz einen Vortrag vor Publikum, in dem künftige Auftraggeber sitzen, und führst nach dem Auftritt die Gespräche selbst. Der Zugang läuft meist über einen Call for Papers, bei dem ein Programmkomitee anhand des Abstracts entscheidet.

### Kann ich als Freelancer ohne bekannten Namen auf einer Konferenz sprechen?

Ja, bei offenen Calls entscheidet das Programmkomitee anhand des Vorschlags. Bei unseren Einreichungen für Kunden werden rund 7 Prozent der Abstracts angenommen, je Konferenz erreichen wir bis zu 19 Prozent Zusagen.

### Werde ich als Freelancer für einen Konferenzvortrag bezahlt?

Auf Fachkonferenzen mit Call for Papers bekommst du als Freelancer meist kein Honorar, oft aber ein Freiticket und bei größeren Konferenzen die Reisekosten. Honorare zahlen vor allem Firmenveranstaltungen: Einsteiger erhalten 1.000 bis 3.000 €, etablierte Experten 3.000 bis 6.000 €, bekannte Keynote-Speaker 6.000 bis 15.000 € und Prominenz 15.000 bis 50.000 € und mehr. Für einen Freelancer zählt eine andere Rechnung, denn ein einziger Auftrag aus einem Vortrag ist mehr wert als jede Gage, und deshalb bringt Stage Starter Expertinnen und Experten auf Fachbühnen, auf denen ihre Kundschaft sitzt.

### Was kostet eine Speaker-Agentur für Solo-Selbstständige?

Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat. Der Speaker Audit als schriftlicher Fahrplan vorab kostet ab 2.000 € netto und wird bei Buchung der Agentur angerechnet.

### Kann ich die Kosten einer Speaker-Agentur steuerlich absetzen?

Ja, die Honorare einer Speaker-Agentur zählen zu den Betriebsausgaben, sofern sie betrieblich veranlasst sind, und die Gewinnung neuer Kunden über Fachbühnen ist eine betriebliche Veranlassung. Wer zur Umsatzsteuer veranlagt ist, zieht die Vorsteuer aus den Rechnungen der Agentur ab, wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, setzt den Bruttobetrag als Ausgabe an. Reisekosten zu deinen Auftritten gehören ebenfalls zu den Betriebsausgaben. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung.

### Kann ich eine Speaker-Agentur monatlich kündigen?

Ob ein Vertrag monatlich kündbar ist oder eine Mindestlaufzeit hat, legt der Vertrag fest, und am Markt gibt es beide Modelle. Sinnvoll ist eine Laufzeit von mindestens drei bis sechs Monaten mit einer Bilanz nach drei Monaten, weil Konferenzen oft erst Wochen oder Monate nach der Einreichung entscheiden. Lass dir Laufzeit und Kündigungsfrist deshalb vor der Unterschrift schriftlich geben, bei jeder Agentur.

Für deine Entscheidung zählen zwei Größen, die du selbst am besten kennst, nämlich der Wert deiner Stunde und der Wert eines gewonnenen Kunden. Mit beiden Zahlen rechnen wir im [Erstgespräch](/erstgespraech/) durch, was sich für dich ergibt.