# Konferenzrecherche auslagern: wer findet die passenden Bühnen für dich? Autor: Marin Niehues, Stage Starter · Veröffentlicht: 2026-06-16 Thema: Konferenzen finden (https://www.stage-starter.de/blog/thema/konferenzen/) Quelle: https://www.stage-starter.de/blog/konferenzrecherche-auslagern/ Die Konferenzrecherche übernimmt eine Speaker-Agentur, die offene Calls laufend auswertet und die passenden Bühnen für dich auswählt. Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat, und die Recherche gehört dort zu den Aufgaben, die wir für dich erledigen. Ein Call for Papers ist die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt, und in unserer Datenbank mit rund 22.700 Konferenzen sind davon jeweils rund 1.500 offen. Dieser Beitrag zeigt, warum sich die Recherche schlecht nebenbei erledigen lässt und woran du erkennst, ob eine Agentur sie ernsthaft betreibt. **Die Konferenzrecherche lässt sich auslagern, weil sie eine laufende Aufgabe mit kurzen Fristen ist: Zwischen Einreichungsschluss und Konferenzbeginn liegen im Median nur 50 Tage. Eine Agentur zeigt ihre Qualität an der Auswahl für dein Thema und daran, wie früh sie die Fristen im Blick hat.** ## Kann ich die Konferenzrecherche auslagern? Ja, die Konferenzrecherche lässt sich vollständig an eine Speaker-Agentur auslagern, und am besten zusammen mit Abstracts und Einreichung. Unter Konferenzrecherche fällt dabei mehr als eine Liste mit Veranstaltungen. Gemeint ist die laufende Arbeit, Fachkonferenzen zu finden, auf denen dein künftiges Publikum sitzt und auf denen ein Vortrag über einen offenen Call möglich ist. Eine Fachkonferenz ist eine Veranstaltung, auf der Fachleute einer Branche Vorträge zu ihrem Berufsfeld hören, während auf einer Messe Aussteller mit ihren Ständen im Mittelpunkt stehen. Jeder Call hat eine Frist, und danach bleibt bei dieser Konferenz für das Jahr nur noch die direkte Ansprache der Veranstalter. Die Recherche liefert deshalb kein fertiges Ergebnis: Sie beginnt neu, sobald Calls erscheinen, und läuft weiter, solange du Auftritte willst. Wie die Bühne in den Weg zum Speaker insgesamt passt, beschreibt der [Leitfaden Speaker werden](/blog/speaker-werden-leitfaden/). ## Wie viele Konferenzen haben einen offenen Call for Papers? In unserer Datenbank stehen rund 22.700 Konferenzen, und rund 1.500 davon haben einen offenen Call for Papers. Die Zahl der offenen Calls bleibt über das Jahr ähnlich groß, ihr Inhalt wechselt aber laufend: Jede Woche schließen Calls, und neue öffnen. Viele Konferenzen schreiben ihren Call erst wenige Wochen bis Monate vor der Frist aus, und deshalb steht für die fernere Zukunft immer nur ein kleiner Teil der späteren Calls schon in der Datenbank. Wie weit die Recherche reicht, zeigt unsere Auswertung von 2.415 Konferenzen, die für 2026 Vortragsplätze öffentlich ausschreiben. Die USA führen mit 391 Konferenzen, gefolgt von Indien mit 120, Italien mit 108 und Großbritannien mit 90, Deutschland kommt auf 88 und Spanien auf 78. Wer im deutschsprachigen Raum Kunden sucht, findet seine Bühnen also zu einem großen Teil im eigenen Land und zu einem weiteren Teil auf internationalen Konferenzen, deren Publikum für das eigene Angebot passt. **Konferenzmarkt in drei Zahlen** - rund 22.700 | Konferenzen in unserer Datenbank - rund 1.500 | davon mit offenem Call for Papers - 50 Tage | Median zwischen Einreichungsschluss und Konferenz ## Warum muss die Konferenzrecherche früh beginnen? Die Recherche muss früh beginnen, weil die Fristen kurz vor der Konferenz liegen und die Calls nur wenige Wochen offen sind. In unserer Auswertung liegen zwischen Einreichungsschluss und Konferenzbeginn im Median 50 Tage, im Durchschnitt 65 Tage. Wer eine Konferenz im Oktober erreichen will, muss also meist schon im Sommer eingereicht haben, und die Ausschreibung dazu erscheint noch früher. Die Konferenzen selbst verteilen sich ungleich über das Jahr. Die meisten Konferenzen unserer Auswertung finden im Oktober (346), im November (307) und im September (257) statt, die wenigsten im Juli (92) und im Januar (108). Die Fristen für die starke Herbstsaison fallen deshalb in den Sommer, eine Zeit, in der viele Selbstständige Urlaub machen. Wer nicht laufend sucht, verpasst gerade diese Calls, und jede verpasste Frist kostet eine Konferenz für ein ganzes Jahr. Welche Muster die deutschen Fachkonferenzen im Jahresverlauf zeigen, beschreibt der Beitrag [Wann ist Konferenzsaison in Deutschland?](/blog/konferenzsaison/). **Offene Calls laufen schnell aus, und neue erscheinen jede Woche. Eine Recherche, die nur gelegentlich stattfindet, arbeitet mit dem Rest, den die Fristen übrig lassen.** ## Was eine gute Auswahl berücksichtigt Aus rund 1.500 offenen Calls wird eine Auswahl, wenn vier Kriterien geprüft sind. Auf der Konferenz muss dein künftiges Publikum sitzen, und dein Thema muss zum Programm der früheren Ausgaben passen. Region und Sprache müssen zu dir passen, und der Termin muss in deinen Kalender fallen. Jedes dieser Kriterien verlangt Lesearbeit, denn das Programm der Vorjahre muss gesichtet werden, ebenso die Sprache der Sessions und die Vorgaben im Einreichungsformular. Für ein einzelnes Fachgebiet bleibt von den offenen Calls nur ein Teil übrig, der sich mit jedem neuen Call ändert. Eine einmal erstellte Liste veraltet deshalb, sobald die ersten Fristen ablaufen. Wie viel die Auswahl wert ist, zeigen unsere Einreichungen für Kunden. Wir kommen dabei auf bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz (83 Zusagen bei 433 entschiedenen Konferenzen), während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zu erwarten sind. Je Abstract, der kurzen Beschreibung eines Vortrags, die das Programmkomitee liest, lag die Annahme bei rund 7 Prozent. Das Programmkomitee ist die Gruppe, die bei einer Konferenz über die Einreichungen entscheidet. ## Was die Agentur übernimmt und was bei dir bleibt Diese Arbeit übernimmt [Stage Starter](/) für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein. Die Recherche gehört dabei zur Gesamtleistung einer Speaker-Agentur für Experten. Wir entwickeln Vortrag und Abstracts, recherchieren die Konferenzen, reichen in deinem Namen ein und fassen nach, bis wir dich zur Bühne begleiten. Wo eine Frist schon verstrichen ist, schreiben wir die Programmverantwortlichen direkt an. Du lieferst dein Fachwissen und gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei, die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst. Die Reihenfolge hat einen Grund: Erst wenn das Vortragsthema geschnitten ist, lässt sich beurteilen, welche Konferenz dazu passt, und erst mit fertigen Abstracts lässt sich eine kurze Frist einhalten. Eine Agentur, die dir nur eine Konferenzliste schickt, gibt die Arbeit an dich zurück, sobald die Liste fertig ist. Welche Leistungen eine Agentur insgesamt umfasst, steht im Beitrag [Was macht eine Speaker-Agentur für Experten?](/blog/was-macht-eine-speaker-agentur/). Eine virtuelle Assistenz kann Fristen notieren und Formulare ausfüllen. Ob eine Konferenz zu deinem Thema passt und wie das Abstract für dieses Programmkomitee aussehen muss, verlangt dagegen Kenntnis des Konferenzbetriebs. Den Vergleich beider Wege zieht [Speaker-Agentur oder virtuelle Assistenz für Einreichungen?](/blog/speaker-agentur-oder-virtuelle-assistenz/). ## Drei Wege zu den passenden Bühnen im Vergleich Für die passenden Bühnen gibt es drei Wege, die sich darin unterscheiden, wer die Arbeit macht und was sie kostet. **Konferenzrecherche im Kostenvergleich** Kriterium | Selbst recherchieren | Bühne kaufen (Pay to Speak) | Stage Starter Wer arbeitet | du, neben dem Tagesgeschäft | der Veranstalter verkauft, du wählst aus seinem Angebot | wir recherchieren für dich Was du bekommst | Treffer, die du selbst prüfst und einreichst | ein Vortragsplatz, meist im Sponsorenpaket | Auswahl, Abstracts, Einreichung, Nachfassen, Begleitung bis zur Bühne Was es kostet | Tage deiner Arbeitszeit, laufend | schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz | ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb Rechnet sich, wenn | dein Kalender Platz für die Recherche hat | du einen einzelnen Auftritt kaufen willst | deine Zeit knapp ist und Kunden das Ziel sind Pay to Speak bedeutet, dass ein Veranstalter Sprechplätze gegen Geld vergibt, meist als Sponsorenpaket, und dafür werden schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz fällig. Zwölf Monate Zusammenarbeit mit Stage Starter kosten ab 11.880 € netto und enthalten die ganze Arbeit von der Recherche bis zur Begleitung auf die Bühne. Wann ein bezahlter Platz trotzdem eine Option ist, ordnet der Beitrag [Sponsored Talk und Pay to Speak](/blog/muss-ich-fuer-die-buehne-bezahlen/) ein. Die Selbstrecherche kostet keine Agenturgebühr, dafür laufend Arbeitszeit, die du mit deinem Tagessatz bewerten solltest. Eine Monatspauschale ab 990 € netto entspricht bei einem angenommenen Tagessatz von 1.000 € ungefähr einem Arbeitstag, und dafür entfallen Recherche und Einreichung für den ganzen Monat. ## Woran du eine gute Recherche erkennst Eine gute Recherche erkennst du an drei Dingen, die eine Agentur dir vor dem Start zeigen kann. Eine ernsthafte Agentur nennt die Datenbasis, auf der sie sucht, und sagt, wie viele Konferenzen darin offene Calls haben. Zu jeder vorgeschlagenen Konferenz kann sie Publikum und Thema begründen, und sie zeigt dir die bevorstehenden Fristen samt dem Stand der Vorbereitung. Über jede Zusage entscheidet das Programmkomitee. Die Agentur bestimmt die Auswahl der Konferenzen, die Menge der Einreichungen und die Qualität der Abstracts, und an diesen drei Größen misst du ihre Arbeit. **Die Konferenzrecherche auszulagern rechnet sich, wenn dir für eine laufende Aufgabe mit kurzen Fristen die Zeit fehlt: Von rund 1.500 offenen Calls schließen jede Woche einige, und zwischen Einreichungsschluss und Konferenz liegen im Median 50 Tage. Bei Stage Starter gehört die Recherche zur Gesamtleistung, die ab 990 € netto im Monat startet.** **Grundlage** Auswertung von Stage Starter: unsere Konferenzdatenbank, unsere Auswertung von 2.415 Konferenzen, die für 2026 Vortragsplätze öffentlich ausschreiben, und unsere eigenen Einreichungen für Kunden. ## Häufige Fragen ### Kann ich die Konferenzrecherche an eine Agentur auslagern? Ja, eine Speaker-Agentur für Experten übernimmt die Recherche gemeinsam mit den Abstracts und der Einreichung. Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat. Von dir brauchen wir dafür dein Fachwissen und die einmalige Freigabe von Vortrag und Abstracts. ### Wie viele Konferenzen haben einen offenen Call for Papers? In unserer Datenbank mit rund 22.700 Konferenzen haben rund 1.500 einen offenen Call for Papers. Die Calls wechseln laufend, weil jede Woche einige schließen und neue erscheinen. ### Wann sollte ich mit der Konferenzrecherche beginnen? Du beginnst mit der Recherche, sobald dein Vortragsthema steht. Zwischen Einreichungsschluss und Konferenz liegen im Median 50 Tage, und für die Herbstkonferenzen fallen die Fristen in den Sommer. Wer früh beginnt, hat die größere Auswahl. ### Wo finde ich offene Calls for Papers? Offene Calls findest du auf den Websites der Konferenzen, auf Einreichungsplattformen und in Sammellisten von Fachcommunities. Eine vollständige zentrale Liste gibt es nicht, weil jeder Veranstalter selbst ausschreibt. Eine Agentur führt deshalb eine eigene Datenbank. ### Gibt es eine Datenbank für Konferenzen mit Call for Papers? Öffentliche Einreichungsplattformen listen die Konferenzen, die über sie ausschreiben, und decken damit einen Teil des Marktes ab. Stage Starter arbeitet mit einer eigenen Datenbank von rund 22.700 Konferenzen. Sie führt Calls aus vielen Quellen zusammen und verbindet sie mit dem Programm früherer Ausgaben. ### Reicht eine Konferenzliste statt einer Agentur? Eine Liste zeigt Veranstaltungen, sie sagt aber nicht, welche zu deinem Thema passen, und sie veraltet mit den Fristen. Abstracts, Einreichung und Nachfassen bleiben bei einer Liste bei dir. Eine Agentur übernimmt die Auswahl und die Arbeit danach. ### Kann eine virtuelle Assistenz die Konferenzrecherche übernehmen? Eine virtuelle Assistenz kann Fristen pflegen und Formulare ausfüllen. Die Prüfung, ob Publikum und Programm einer Konferenz zu deinem Thema passen, und das passende Abstract verlangen Kenntnis des Konferenzbetriebs, die eine Speaker-Agentur mitbringt. ### Wann ist Konferenzsaison in Deutschland? Die meisten Konferenzen finden in unserer Auswertung im Herbst statt, mit dem Höhepunkt im Oktober, und ein zweiter starker Zeitraum liegt im Frühjahr von April bis Juni. Die Fristen liegen meist rund zwei Monate vor der Konferenz, für den Herbst also im Sommer. Wenn du wissen willst, welche Fachkonferenzen für dein Thema in Frage kommen, klären wir das im [Erstgespräch](/erstgespraech/).