# Follow-up nach der Konferenz: Die Mail, die aus Kontakten Aufträge macht

Autor: Marin Niehues, Stage Starter · Veröffentlicht: 2026-09-03
Thema: Sichtbarkeit & Personal Brand (https://www.stage-starter.de/blog/thema/sichtbarkeit/)
Quelle: https://www.stage-starter.de/blog/follow-up-nach-der-konferenz/

Das Follow-up nach einer Konferenz ist eine persönliche Mail an jeden Gesprächspartner, die innerhalb von zwei bis drei Werktagen nach dem Auftritt rausgeht und genau einen nächsten Schritt anbietet. Sie knüpft an das Gespräch am Rand des Vortrags an, liefert das, was du dort zugesagt hast, und macht aus einer Begegnung einen Termin. Wer als Speaker auf einer Fachkonferenz gesprochen hat, gewinnt seine Aufträge in diesen Tagen danach, und die Mail entscheidet, ob aus einem freundlichen Kontakt ein Gespräch über ein Projekt wird. Dieser Beitrag erklärt, wann du schreibst, was die Mail enthält, welche Kontakte welche Nachricht bekommen und warum ein einziger Auftrag aus dem Publikum mehr wert ist als jede Gage.

**Ein Follow-up nach der Konferenz wirkt, wenn es schnell kommt, sich auf ein konkretes Gespräch bezieht und einen einzigen, leicht annehmbaren nächsten Schritt anbietet. Aus rund fünf ernsthaften Gesprächen entstehen als Erfahrungswert zwei Termine, und aus jedem dritten Termin wird bezahlte Arbeit.**

## Wann schickst du das Follow-up nach einer Konferenz?

Die erste Mail nach einer Konferenz geht innerhalb von zwei bis drei Werktagen nach dem Auftritt raus, ein zweiter Kontakt folgt nach rund zwei Wochen. Der Grund liegt im Gedächtnis deines Gegenübers. Die Gedächtnisforschung seit Hermann Ebbinghaus zeigt, dass Menschen den größten Teil neuer Eindrücke in den ersten Stunden und Tagen verlieren, und ein Konferenztag besteht aus Dutzenden neuer Eindrücke: Vorträge, Kaffeegespräche, Ausstellerstände, Abendveranstaltung. Wer am zweiten Tag schreibt, trifft auf jemanden, der sich an den Vortrag und an die Frage, die er gestellt hat, noch erinnert. Wer nach drei Wochen schreibt, muss sich erst wieder vorstellen.

Hinzu kommt der Posteingang. Nach einer mehrtägigen Konferenz kommen die Teilnehmer zu einem Rückstand an Arbeit zurück, und die Mails der Aussteller treffen in denselben Tagen ein. Eine persönliche Nachricht mit Bezug auf ein echtes Gespräch hebt sich davon ab, solange sie früh genug kommt, um noch mit dem Erlebnis verknüpft zu werden.
Die zwei Wochen danach sind die Zeit für die Termine selbst. Wer in diesem Fenster freie Gesprächszeiten anbieten kann, ist im Vorteil, und deshalb plant ein guter Konferenzbetrieb den Kalender nach dem Auftritt genauso wie den Auftritt selbst.

## Was gehört in eine Follow-up-Mail nach der Konferenz?

Eine Follow-up-Mail nach der Konferenz enthält den Bezug auf das Gespräch, das zugesagte Material und einen konkreten nächsten Schritt, und sie bleibt dabei so kurz, dass sie auf einem Handybildschirm ohne Scrollen lesbar ist. Der Bezug steht am Anfang, weil er beweist, dass die Nachricht keine Serienmail ist. Gemeint ist die Frage, die dein Gegenüber im Saal gestellt hat, oder das Problem, das es am Stehtisch geschildert hat, in seinen eigenen Worten. Ein Satz dazu genügt.

Das Material ist das, was du am Rand des Vortrags angeboten hast: die Folien, eine Studie, die du erwähnt hast, oder eine kurze Einschätzung zu der Frage. Es löst ein Versprechen ein, und die Forschung zur Reziprozität, bekannt vor allem durch den Sozialpsychologen Robert Cialdini, beschreibt, warum das wirkt: Wer etwas Nützliches bekommen hat, ist eher bereit, selbst einen Schritt zu gehen.

Der nächste Schritt ist der Teil, an dem die meisten Follow-ups scheitern. Viele Mails enden mit einem allgemeinen Angebot, sich bei Fragen gern zu melden, und überlassen damit dem Empfänger die ganze Arbeit. Wirksam ist ein einziger, kleiner und konkreter Vorschlag, etwa ein halbstündiges Gespräch zu der Frage aus dem Saal mit zwei Terminvorschlägen. Ein Angebot, eine Preisliste oder eine Leistungsübersicht gehört nicht in diese erste Mail. Wer in einem Fachvortrag Vertrauen aufgebaut hat, verspielt es, wenn die erste Nachricht danach wie Vertrieb klingt.

**Woran eine gute Follow-up-Mail zu erkennen ist**
Sie nennt das Gespräch, auf das sie sich bezieht, in einem Satz und mit den Worten des Gegenübers. Sie liefert, was am Rand des Vortrags zugesagt war, als Link oder Anhang. Sie schlägt einen einzigen nächsten Schritt mit konkreten Zeiten vor und verzichtet auf Angebot und Preise. Sie passt ohne Scrollen auf einen Handybildschirm.

## Welche Kontakte bekommen welche Nachricht?

Nach einer Konferenz gibt es drei Gruppen von Kontakten, und jede bekommt eine andere Nachricht. Die erste Gruppe sind die ernsthaften Gespräche: Menschen, die nach dem Vortrag auf dich zugekommen sind, ein konkretes Problem geschildert haben und an einer Lösung interessiert sind. Sie bekommen die persönliche Mail mit Terminvorschlag, und für sie lohnt jede Minute Sorgfalt. Als Erfahrungswert entstehen aus einem Auftritt vor dem richtigen Publikum rund fünf solcher Gespräche.

Die zweite Gruppe hat sich nur vernetzt, etwa über eine Kontaktanfrage auf LinkedIn oder einen Scan der Badges am Ausgang des Saals. Ein Badge ist das Namensschild, das Teilnehmer auf der Konferenz tragen, und manche Veranstalter bieten Ausstellern und Sprechern an, diese Schilder per App zu scannen. Diese Gruppe bekommt eine kurze Nachricht mit dem Link zu den Folien oder zu einem Beitrag, der das Thema des Vortrags vertieft, und keinen Terminvorschlag. Wer daraus ein Gespräch machen will, meldet sich, und die Antwortenden rücken in die erste Gruppe auf.

Die dritte Gruppe ist das übrige Publikum, das du nicht kennst. Diese Menschen erreichst du über Inhalte, etwa einen Beitrag zum Vortrag auf LinkedIn oder eine Aufzeichnung, wenn der Veranstalter eine veröffentlicht. Wie die Wochen nach einem Auftritt insgesamt ablaufen, beschreibt der Beitrag [Was nach der Konferenz passiert](/blog/nach-der-konferenz/).

Für die Wahl des Kanals gilt eine einfache Regel: Gespräche, die mit einer Visitenkarte oder einer ausgetauschten Mailadresse geendet haben, bekommen eine Mail, Kontakte, die nur über LinkedIn entstanden sind, eine Nachricht dort. Mail bleibt der stärkere Kanal für den Terminvorschlag, weil sie im Arbeitsalltag gelesen wird, in dem auch Termine vergeben werden.

## Darf ich Kontakte von der Konferenz per Mail anschreiben?

Eine persönliche Antwort an jemanden, der dich im Gespräch um Folien oder einen Austausch gebeten hat, ist zulässig, weil sie eine konkrete Bitte erfüllt. Anders liegt der Fall bei Werbe-Mails und Newslettern. Nach § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) brauchen sie eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, und das gilt auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Das Landgericht Baden-Baden hat entschieden, dass die Übergabe einer Visitenkarte diese Einwilligung nicht ersetzt, und die Merkblätter der Industrie- und Handelskammern sehen es ebenso.

Für die Praxis heißt das: Die Follow-up-Mail an ein Gespräch ist eine Antwort, die Aufnahme in einen Newsletter braucht die Zustimmung des Empfängers, am besten über ein Double-Opt-in, also eine Bestätigung per Mail. Gescannte Badges und Teilnehmerlisten, die ein Veranstalter weitergibt, unterliegen zusätzlich dem Datenschutz, und der Veranstalter klärt in seinen Bedingungen, wofür die Daten genutzt werden dürfen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

## Warum ein Auftrag aus dem Publikum mehr wert ist als jede Gage

Ein einziger Auftrag aus einem Konferenzvortrag bringt Fachleuten mit eigenem Angebot mehr Umsatz als jedes Honorar, das eine Fachkonferenz zahlen würde. Speaker-Honorare liegen im deutschsprachigen Raum für Einsteiger meist bei 1.000 bis 3.000 Euro je Vortrag, für etablierte Expertinnen und Experten bei 3.000 bis 6.000 Euro und für bekannte Keynote-Speaker bei 6.000 bis 15.000 Euro. Auf Fachkonferenzen bekommen Vortragende aus dem Call for Papers, also der öffentlichen Ausschreibung für Vortragsvorschläge, meist kein Honorar. Wie sich die Stufen zusammensetzen, erklärt der Leitfaden [Speaker-Honorar und Gage](/blog/speaker-honorar-und-gage/).

Dem steht der Wert eines Auftrags gegenüber. Nach der Honorarstudie des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater rechnen Berater je nach Erfahrung rund 1.350 bis 1.950 Euro am Tag ab. Ein Mandat über zwanzig Beratertage bringt damit 27.000 bis 39.000 Euro, und Folgeaufträge sind darin noch nicht enthalten. Die Rechnung des Erfahrungswerts lautet: rund fünf ernsthafte Gespräche, daraus zwei Termine, aus jedem dritten Termin bezahlte Arbeit. Über mehrere Auftritte im Jahr ergibt das einen Kanal, dessen Ertrag jede Gage übertrifft, und das Follow-up ist die Stelle, an der dieser Ertrag entsteht oder verloren geht.

**Erfahrungswerte: vom Auftritt zum Auftrag**
- rund 5 Gespräche | ernsthafte Gespräche nach einem Auftritt
- rund 2 Termine | entstehen aus diesen Gesprächen
- jeder 3. Termin | wird zu bezahlter Arbeit

Im Kaufprozess von Unternehmen hat ein Gespräch nach einem Vortrag besonderes Gewicht. Untersuchungen zum B2B-Einkauf zeigen übereinstimmend, dass mehrere Personen über einen Auftrag entscheiden und dass Käufer nur einen kleinen Teil ihres Entscheidungswegs im direkten Austausch mit möglichen Anbietern verbringen. Der Mensch, der nach deinem Vortrag auf dich zukommt, trägt deine Einschätzung später in diese Runde. Deine Mail gibt ihm das Material dafür in die Hand. Woran du ablesen kannst, ob ein Auftritt sich gerechnet hat, zeigt der Beitrag [Erfolg von Konferenzauftritten messen](/blog/erfolg-von-konferenzauftritten-messen/).

## Wo ein gutes Follow-up wirklich beginnt

Die Qualität eines Follow-ups entscheidet sich vor dem Auftritt, bei der Wahl der Bühne. Eine Mail kann nur an Gespräche anknüpfen, die stattgefunden haben, und diese Gespräche entstehen, wenn im Saal Menschen sitzen, die das Problem aus deinem Vortrag selbst haben und darüber entscheiden. Das Publikum einer Fachkonferenz besteht aus Menschen einer Branche mit gemeinsamen Berufsfragen, und ein Vortrag, dessen Abstract, also die kurze Beschreibung für das Programmkomitee, genau eine dieser Fragen benennt, zieht die passenden Zuhörer an.

Diese Arbeit übernimmt [Stage Starter](/) für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein. Dazu entwickeln wir Vortrag und Abstracts, fassen bei den Veranstaltern nach und begleiten dich bis zur Bühne, während du dein Fachwissen lieferst und einmal freigibst. Die Gespräche nach dem Auftritt führst du selbst, weil sie an einen Austausch anknüpfen, den du geführt hast, und weil die Vorarbeit bei uns liegt, ist in deinem Kalender Platz dafür. Die Zusammenarbeit startet ab 990 Euro netto im Monat. Wie die Aufteilung zwischen Agentur und Experte im Einzelnen aussieht, beschreibt der Beitrag [Kontakte nach dem Konferenzauftritt nachfassen](/blog/kontakte-nach-konferenz-nachfassen-lassen/).

Wer die Abkürzung über einen gekauften Vortragsplatz sucht, zahlt beim sogenannten Pay to Speak schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz, meist als Teil eines Sponsorenpakets. Ein Vortrag aus dem Call for Papers bringt dagegen die Glaubwürdigkeit des Programmkomitees mit, das ihn ausgewählt hat, und dein Follow-up profitiert davon.

**Das Follow-up nach der Konferenz geht innerhalb von zwei bis drei Werktagen raus, bezieht sich auf ein konkretes Gespräch, liefert das zugesagte Material und schlägt einen einzigen Termin vor. Ob es Aufträge bringt, entscheidet sich schon bei der Wahl der Bühne, denn nur ein Publikum mit dem passenden Problem erzeugt Gespräche, an die eine Mail anknüpfen kann.**

**Grundlage**
Hermann Ebbinghaus: Über das Gedächtnis, 1885, sowie die anschließende Forschung zur Vergessenskurve. Robert B. Cialdini: Influence, Forschung zum Prinzip der Reziprozität. Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU): Honorarstudie zu Tagessätzen in der Unternehmensberatung. Landgericht Baden-Baden, Az. 5 O 100/11, zur Visitenkarte als Einwilligung, sowie Merkblätter der Industrie- und Handelskammern zur Werbung per E-Mail. Erfahrungswerte zu Gesprächen, Terminen und Aufträgen aus der Arbeit von Stage Starter.

## Häufige Fragen

### Wie schnell sollte ich mich nach einer Konferenz melden?

Die erste Mail geht innerhalb von zwei bis drei Werktagen nach dem Auftritt raus. In dieser Zeit erinnert sich dein Gegenüber noch an den Vortrag und an das Gespräch. Ein zweiter Kontakt folgt nach rund zwei Wochen.

### Was schreibe ich in eine Follow-up-Mail nach einer Konferenz?

Die Mail nennt das Gespräch, auf das sie sich bezieht, liefert das zugesagte Material und schlägt einen konkreten nächsten Schritt vor, etwa ein halbstündiges Gespräch mit zwei Terminvorschlägen. Angebot und Preise gehören nicht hinein. Sie bleibt so kurz, dass sie auf dem Handy ohne Scrollen lesbar ist.

### Wie oft darf ich nachfassen, wenn keine Antwort kommt?

Ein zweiter Kontakt nach rund zwei Wochen ist üblich und wird selten als aufdringlich empfunden, weil Posteingänge nach Konferenzen voll sind. Er bringt einen neuen Anlass mit, etwa einen weiteren Hinweis zur Frage aus dem Gespräch. Bleibt auch diese Nachricht ohne Antwort, wechselt der Kontakt in die Gruppe, die du über Inhalte erreichst.

### Mail oder LinkedIn: welcher Kanal ist besser für das Follow-up?

Für Gespräche, die mit einer Visitenkarte oder einer Mailadresse geendet haben, ist die Mail der bessere Kanal, weil dort Termine vergeben werden. Kontakte, die nur über LinkedIn entstanden sind, bekommen eine Nachricht auf LinkedIn. Beide Kanäle ergänzen sich, wenn der Vortrag zusätzlich als Beitrag auf LinkedIn erscheint.

### Darf ich Konferenzkontakte in meinen Newsletter aufnehmen?

Für einen Newsletter brauchst du die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers, auch im Geschäftsverkehr, und eine übergebene Visitenkarte reicht dafür nach der Rechtsprechung nicht aus. Die persönliche Antwort auf ein Gespräch ist davon getrennt. Am sichersten ist ein Double-Opt-in, bei dem der Empfänger die Anmeldung per Mail bestätigt.

### Soll ich die Folien schon vor dem Follow-up öffentlich teilen?

Die Folien gehören in die Follow-up-Mail an die ernsthaften Gespräche, weil sie dort ein Versprechen einlösen und einen Anlass zum Schreiben liefern. Für das übrige Publikum kannst du sie danach öffentlich teilen, etwa mit einem Beitrag auf LinkedIn.
### Wie viele Aufträge bringt ein Konferenzvortrag?

Als Erfahrungswert führen rund fünf ernsthafte Gespräche zu zwei Terminen, und jeder dritte Termin wird zu bezahlter Arbeit. Bei vier bis sechs Auftritten im Jahr ergibt das rechnerisch mehrere Aufträge. Eine Zusage zu einem Auftrag kann niemand garantieren, darüber entscheidet der Kunde.

### Übernimmt eine Speaker-Agentur auch das Follow-up mit Kontakten?

Bei Stage Starter übernehmen wir alles bis zur Bühne, von Vortrag und Abstracts über die Einreichung bis zum Nachfassen bei Veranstaltern. Die Gespräche mit Kontakten aus dem Publikum führst du selbst, weil sie an deinen Austausch vor Ort anknüpfen. Dein Kalender bleibt dafür frei, weil die Vorarbeit bei uns liegt.

Wer wissen möchte, welche Fachkonferenzen für das eigene Thema das passende Publikum mitbringen und wie viel Vorlauf ein Betrieb bis zum ersten Auftritt braucht, bespricht das in einem [Erstgespräch](/erstgespraech/) mit uns.