# Sessionize, Papercall und Co.: Einreichungsplattformen für Speaker erklärt Autor: Marin Niehues, Stage Starter · Veröffentlicht: 2026-08-27 Thema: Call for Papers & Einreichung (https://www.stage-starter.de/blog/thema/call-for-papers/) Quelle: https://www.stage-starter.de/blog/einreichungsplattformen-fuer-speaker/ Die wichtigsten Einreichungsplattformen für Speaker sind Sessionize und Papercall sowie pretalx, für wissenschaftliche Kongresse kommen EasyChair und ConfTool dazu. Eine Einreichungsplattform ist das Webportal, über das eine Konferenz ihre Vortragsvorschläge einsammelt und bewertet. Du legst dort ein Profil an, hinterlegst deine Vorträge und reichst sie bei den Konferenzen ein, die auf derselben Plattform ausschreiben. Dieser Beitrag erklärt, wie die Systeme funktionieren, was in ein Sessionize-Profil gehört und warum die Plattform allein noch keine Bühne bringt. **Eine Einreichungsplattform verkürzt den Weg vom fertigen Vortragsvorschlag zur Einreichung auf wenige Minuten. Über eine Zusage entscheidet trotzdem das Programmkomitee, und das liest jede Einreichung im Vergleich mit allen anderen im selben Call.** ## Was ist eine Einreichungsplattform für Speaker? Eine Einreichungsplattform für Speaker ist eine Software, mit der Veranstalter ihren Call for Papers abwickeln, also die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Konferenz Vortragsvorschläge einsammelt. Im Geschäftsumfeld heißt dasselbe Verfahren oft Call for Speakers oder Call for Proposals. Der Veranstalter legt auf der Plattform fest, welche Themen er sucht und bis wann eingereicht werden kann. Das Programmkomitee, die Gruppe von Fachleuten, die das Programm zusammenstellt, bewertet die Vorschläge im selben System, und oft entsteht dort auch der Zeitplan der Konferenz. Für dich als Speaker besteht eine Einreichung aus zwei Teilen. Der erste ist das Profil mit Foto und Kurzbiografie, das für alle Einreichungen auf dieser Plattform gilt. Der zweite ist die Session, also der einzelne Vortragsvorschlag mit Titel und Abstract. Ein Abstract ist die kurze Beschreibung des geplanten Vortrags, meist zwischen 150 und 400 Wörtern lang, und nach diesem Text entscheidet ein Komitee. Dazu kommen Angaben zu Format und Dauer sowie die eigenen Fragen jedes Veranstalters. Der Nutzen der Plattformen liegt in der Wiederverwendung. Wer einmal ein Profil und eine Session angelegt hat, reicht bei der nächsten Konferenz auf derselben Plattform mit wenigen Klicks ein und sieht an einer Stelle, welche Vorschläge noch offen sind. Wie ein Call for Papers von der Ausschreibung bis zur Zusage abläuft, erklärt der [Leitfaden zum Call for Papers](/blog/call-for-papers-leitfaden/). ## Welche Einreichungsplattformen für Speaker gibt es? Die Einreichungsplattformen für Speaker lassen sich in drei Gruppen ordnen: Plattformen für Business- und Technologiekonferenzen, Systeme aus der Wissenschaft sowie eigene Formulare der Veranstalter. Welche Gruppe eine Konferenz nutzt, verrät viel über ihr Publikum und über die Art, wie sie auswählt. ### Sessionize Sessionize ist eine der am weitesten verbreiteten Plattformen für Business- und Technologiekonferenzen, betrieben von einem Softwareunternehmen aus Zagreb. Nach eigenen Angaben haben mehrere hunderttausend Speaker dort Vorschläge eingereicht. Für Speaker ist das Konto kostenlos, und der Anbieter sagt zu, dass es so bleibt. Bezahlt wird von den Veranstaltern: Kostenlose Community-Veranstaltungen wie Meetups nutzen die Plattform gratis, kommerzielle Konferenzen zahlen je Ausgabe eine Gebühr. Für die Bewertung bietet Sessionize einen anonymen Modus, in dem Gutachter keine Namen sehen, und einen Vergleichsmodus, in dem sie jeweils drei Sessions gegeneinander reihen, woraus das System eine Rangfolge berechnet. ### Papercall Papercall stammt aus der Entwicklerszene und wird vor allem von Technologiekonferenzen für ihre offenen Calls genutzt. Veranstalter können dort einen Call ohne Kosten einrichten, Speaker reichen mit ihrem Profil bei allen Konferenzen der Plattform ein, und eine anonyme Einreichung ist als Option vorgesehen. ### pretalx pretalx ist eine quelloffene Software für Call for Papers und Programmplanung, die ein Veranstalter auf eigenen Servern betreiben oder als gehosteten Dienst nutzen kann. Verbreitet ist sie bei Konferenzen aus der Open-Source-Szene. Weil jeder Veranstalter seine eigene Instanz betreibt, brauchst du dort oft je Konferenz ein eigenes Konto, und die Formulare enthalten häufig Zusatzfragen des Veranstalters. ### Systeme der Wissenschaft EasyChair, ConfTool und Oxford Abstracts kommen aus dem akademischen Betrieb. ConfTool ist ein deutsches System mit langer Geschichte, EasyChair ist in Informatik und Ingenieurwissenschaften verbreitet. Mit diesen Systemen arbeiten Kongresse von Fachgesellschaften, und ihre Begutachtung folgt dem Peer Review, also der Bewertung durch mehrere unabhängige Fachleute nach festen Kriterien. Für Beraterinnen und Unternehmer sind sie dort relevant, wo Praxis auf Forschung trifft, etwa auf Kongressen mit eigenem Praxisforum. ### Eigene Formulare und Mail Ein großer Teil der Branchen- und Verbandskonferenzen nutzt gar keine Einreichungsplattform. Diese Veranstalter sammeln Vorschläge über ein Formular auf der eigenen Website oder per Mail an das Programmteam. Viele vergeben ihre Plätze ganz ohne öffentlichen Call, über Einladung und persönliche Ansprache. **Einreichungsplattformen in Zahlen** - 0 Euro | kostet ein Speaker-Konto bei Sessionize - 3 Sessions | vergleicht ein Gutachter im Vergleichsmodus von Sessionize auf einmal - 15 bis 20 | Einreichungen an einem Tag sind über Plattformen nach unserer Erfahrung realistisch ## Wie erstelle ich ein Sessionize-Profil, und was gehört hinein? Ein Sessionize-Profil entsteht mit einem kostenlosen Speaker-Konto, und es besteht aus einem internen Teil, den Veranstalter bei deinen Einreichungen sehen, und einem öffentlichen Teil, den du freischalten kannst. Zum internen Teil gehören Foto und Tagline, also eine Zeile zu Rolle und Thema, dazu die Biografie, die sich in mehreren Sprachen hinterlegen lässt, sowie Links zu Website und Netzwerken. Der öffentliche Teil bekommt eine eigene Adresse mit deinem Namen und zeigt auch deine Fachgebiete, die Themen deiner Vorträge und deinen Standort. Der öffentliche Teil entscheidet darüber, ob dich Veranstalter finden. Öffentliche Profile erscheinen im Speaker-Verzeichnis der Plattform, das Veranstalter nach Themen und Orten durchsuchen. Die Funktion „Discover events“, die zu deinem Profil passende offene Calls anzeigt, setzt ein vollständig ausgefülltes öffentliches Profil voraus. Sie zeigt nur Konferenzen, deren Veranstalter ihren Call ausdrücklich auffindbar gemacht haben, und deshalb siehst du dort nur einen Teil der Calls, die zu dir passen. Die Sessions legst du im Konto als eigene Einträge an. Aktive Sessions erscheinen auf dem öffentlichen Profil und lassen sich bei jeder neuen Einreichung übernehmen, ohne das ganze Formular neu auszufüllen. Das Profil wirkt nur, wenn Bio und Sessions dieselbe Geschichte erzählen: Wer im Profil als Expertin für Fertigungslogistik auftritt und Sessions zu Teamkultur anbietet, wirkt auf ein Komitee unentschieden. Was in eine Bio gehört, beschreibt der Beitrag [Was eine Speaker-Bio leisten muss](/blog/speaker-bio/), und warum die Pflege über viele Plattformen zur Daueraufgabe wird, steht unter [Speaker-Profile pflegen lassen](/blog/speaker-profile-pflegen-lassen/). **Ein Profil, viele Formulare** Das Profil ist auf einer Plattform für alle Konferenzen gleich, jedes Formular fragt aber anderes ab. Ein Call verlangt eine Bio in zwei Sätzen, der nächste ein Video früherer Auftritte, ein dritter die Zuordnung zu einem Track, also einer thematischen Schiene des Programms. Wer mit derselben Fassung überall einreicht, verschenkt die Felder, in denen das Komitee die Passung zu seinem Publikum sucht. ## Was die Plattform beschleunigt und was sie offen lässt Eine Plattform beschleunigt den Teil der Arbeit, der aus Formularen besteht, und lässt die Entscheidungen davor und danach unberührt. Welche Konferenz ihr Publikum mit deinen Wunschkunden füllt, steht auf keiner Plattform. Sie listet Calls nach Themen und Orten, und eine gut besuchte Entwicklerkonferenz bringt einem Berater für Einkaufsorganisation wenig, auch wenn ihr Call offen ist. Der zweite offene Teil ist die Menge. Ein Komitee vergibt wenige Plätze, und die Annahme ist bei jeder einzelnen Konferenz der seltenere Ausgang. Marktüblich liegt die Zusagequote bei der Menge an Einreichungen, die ein planbarer Betrieb braucht, bei höchstens 5 Prozent je Konferenz, während wir bei unseren eigenen Einreichungen für Kunden bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz erreichen. Wer bei zwanzig Konferenzen einreicht, hat bei 5 Prozent eine Chance von rund 64 Prozent auf mindestens eine Zusage, bei 19 Prozent liegt sie bei rund 98 Prozent. Ein Einreichungsbetrieb, der planbar Zusagen bringt, umfasst nach unserer Erfahrung im ersten Monat mindestens hundert Einreichungen auf rund zwanzig Konferenzen und danach mindestens fünfzig im Monat, und diese Stückzahl machen erst die Plattformen möglich. Der dritte offene Teil sind die Konferenzen außerhalb der Plattformen. Software und Technologie mit ihrer aktiven Kultur offener Calls lassen sich über Plattformen in großer Zahl erreichen. Industrie und Mittelstand besetzen ihre Programme häufiger über Einladung und direkte Anfrage, ebenso die Verbandswelt, und dort führt der Weg über eine Mail an das Programmteam mit einem auf die Konferenz zugeschnittenen Einstieg. Wie eine solche Anfrage aufgebaut ist, zeigt [Veranstalter direkt anschreiben](/blog/veranstalter-direkt-anschreiben/). Zur Übersicht über offene Calls gibt es in der Entwicklerszene Listen, die Freiwillige pflegen, etwa confs.tech oder developers.events. Sie decken Technologiekonferenzen ab und lassen Branchenkonferenzen weitgehend außen vor. Wer über mehrere Plattformen hinweg die Fristen im Blick behalten will, braucht einen eigenen Kalender, denn jede Plattform kennt nur ihre eigenen Calls. **Die Plattform liefert das Formular und die Statusanzeige. Die Auswahl der Konferenzen, der Zuschnitt auf jedes Komitee und die Stückzahl, aus der sich Zusagen ergeben, bleiben Arbeit, die jemand jeden Monat erledigen muss.** ## Wer reicht auf den Plattformen für dich ein? Auf den Plattformen kann eine Agentur in deinem Namen einreichen, und das ist üblich: Das Konto gehört zur Person, die später spricht, gepflegt wird es von dem, der den Betrieb führt. Diese Arbeit übernimmt [Stage Starter](/) für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen ein. Vorher entwickeln wir mit dir Vortrag und Abstracts, legen die Profile auf den Plattformen an, über die deine Konferenzen einsammeln, und halten sie aktuell. Konferenzen ohne Plattform sprechen wir per Mail an, nach jeder Runde fassen wir bei den Veranstaltern nach, und nach einer Zusage begleiten wir dich bis zur Bühne. Eine Zusage kann keine Agentur garantieren, darüber entscheidet jedes Programmkomitee selbst. Wie die Einreichung durch eine Agentur im Einzelnen abläuft, beschreibt [Call for Papers einreichen lassen](/blog/call-for-papers-einreichen-lassen/). **Drei Wege über die Einreichungsplattformen** Kriterium | Selbst einreichen | Gekaufter Vortragsplatz | Stage Starter Wer Konferenzen auswählt | du, Plattform für Plattform | der Veranstalter mit seinen Sponsorenpaketen | wir, nach dem Publikum deiner Wunschkunden Wer Profile und Formulare pflegt | du, neben dem Tagesgeschäft | du, für einen einzelnen Auftritt | wir, auf allen Plattformen und per Mail Wie viele Konferenzen erreicht werden | so viele, wie dein Kalender zulässt | eine je Kauf | mindestens hundert Einreichungen im ersten Monat Was es kostet | Arbeitstage jeden Monat | schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz | ab 990 € netto im Monat für den ganzen Betrieb Die Zusammenarbeit mit Stage Starter startet ab 990 € netto im Monat. Wer vorher einen schriftlichen Fahrplan möchte, beginnt mit dem Speaker Audit ab 2.000 € netto, der bei Buchung der Agentur angerechnet wird. **Sessionize und Papercall bündeln offene Calls vor allem aus Technologie und Software, die Systeme der Wissenschaft bedienen Fachgesellschaften, und viele Branchenkonferenzen sammeln über eigene Formulare oder per Mail. Die Plattformen machen eine große Zahl von Einreichungen möglich, und erst diese Zahl macht Zusagen planbar.** **Grundlage** - Angaben der Anbieter Sessionize, Papercall und pretalx zu Funktionen, Kosten und Bewertungsverfahren. - Auswertung von Stage Starter über unsere eigenen Einreichungen für Kunden: bis zu 19 Prozent Zusagen je Konferenz. ## Häufige Fragen ### Welche Einreichungsplattformen für Speaker gibt es? Die bekanntesten Plattformen für Business- und Technologiekonferenzen sind Sessionize und Papercall sowie pretalx, für wissenschaftliche Kongresse kommen EasyChair und ConfTool hinzu. Viele Branchen- und Verbandskonferenzen sammeln über Formulare auf der eigenen Website oder per Mail. Für Business- und Technologiekonferenzen findest du auf Sessionize die meisten offenen Calls an einer Stelle. ### Wie erstelle ich ein Sessionize-Profil? Ein Sessionize-Profil entsteht mit einem kostenlosen Speaker-Konto, in dem du Foto und Biografie hinterlegst, dazu eine Tagline zu Rolle und Thema. Schaltest du den öffentlichen Teil frei, bekommst du eine eigene Profiladresse und trägst Fachgebiete sowie Themen und Standort ein. Erst damit findest du passende Calls über „Discover events“ und erscheinst im Speaker-Verzeichnis, das Veranstalter durchsuchen. ### Kostet Sessionize für Speaker etwas? Für Speaker ist Sessionize kostenlos, und der Anbieter sagt das auch für die Zukunft zu. Bezahlt wird von Veranstaltern kommerzieller Konferenzen, die je Ausgabe eine Gebühr entrichten, während Community-Veranstaltungen die Plattform gratis nutzen. Auch bei Papercall reichen Speaker kostenlos ein. ### Was ist der Unterschied zwischen Sessionize und Papercall? Beide Plattformen arbeiten nach demselben Prinzip: ein Profil, gespeicherte Sessions, Einreichung bei mehreren Konferenzen. Sessionize ist heute deutlich verbreiteter und bietet Veranstaltern mehr Werkzeuge bis hin zu Zeitplan und Konferenz-App. Papercall kommt aus der Entwicklerszene und führt deutlich weniger offene Calls. ### Kann ich eine Session bei mehreren Konferenzen einreichen? Dieselbe Session darfst du bei mehreren Konferenzen einreichen, und auf den Plattformen ist das ausdrücklich vorgesehen. Titel und Einstieg passt du dabei an jedes Publikum an, weil das Komitee die Passung zu seinen Teilnehmenden prüft. Wird eine Session an mehreren Stellen angenommen, sprichst du die Termine mit den Veranstaltern ab. ### Finde ich alle offenen Calls auf Sessionize? Auf Sessionize findest du einen großen Teil der offenen Calls aus Technologie und Software, von den Branchen- und Verbandskonferenzen dagegen nur einen kleinen Teil. Selbst innerhalb der Plattform zeigt „Discover events“ nur Calls, die ihre Veranstalter auffindbar gemacht haben. Für einen vollständigen Überblick braucht es eine Recherche, die Plattformen und Konferenzseiten gleichermaßen abdeckt. ### Sehen Gutachter auf Einreichungsplattformen meinen Namen? Gutachter sehen deinen Namen nur, wenn der Veranstalter offen bewerten lässt. Sessionize bietet einen anonymen Modus, und auch Papercall sieht anonyme Einreichungen als Option vor. Beim anonymen Verfahren entscheidet allein der Text der Session, was Fachleuten ohne Bühnenhistorie entgegenkommt. ### Kann eine Agentur auf Einreichungsplattformen für mich einreichen? Eine Agentur kann auf allen gängigen Plattformen in deinem Namen einreichen, das Konto gehört dabei zu dir als sprechender Person. Bei Stage Starter legen wir die Profile an, halten sie aktuell und reichen ein, du gibst Vortrag und Abstracts einmal vor dem Start frei. Wer wissen will, auf welchen Plattformen die Konferenzen für sein Thema und seine Kundschaft ausschreiben, kann das mit uns in einem [Erstgespräch](/erstgespraech/) klären.