# Call for Papers einreichen lassen: so läuft die Einreichung durch eine Agentur Autor: Marin Niehues, Stage Starter · Veröffentlicht: 2026-10-27 Thema: Speaker-Agentur (https://www.stage-starter.de/blog/thema/speaker-agentur/) Quelle: https://www.stage-starter.de/blog/call-for-papers-einreichen-lassen/ Wer einen Call for Papers einreichen lassen will, beauftragt eine Agentur, die die Einreichung von der Konferenzauswahl bis zum Nachfassen führt, während du Fachwissen lieferst und freigibst. Ein Call for Papers ist die öffentliche Ausschreibung, mit der eine Fachkonferenz Vortragsvorschläge einsammelt, und jeder Vorschlag besteht aus einem Abstract, also einer Kurzbeschreibung des geplanten Vortrags. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf aus deiner Sicht, vom einmaligen Material über den Betrieb im Hintergrund und die Freigabe bis zur Nachricht über eine Zusage. **Bei einer Einreichung durch eine Agentur liegt dein Anteil beim Fachwissen, bei den Freigaben und beim Auftritt selbst. Alles andere, von der Recherche bis zu den Fristen, läuft über Monate im Hintergrund, ohne dass dein Kalender dafür Platz schaffen muss.** ## Warum Einreichen mehr ist als ein Formular Auf den ersten Blick wirkt eine Einreichung überschaubar: Titel, Abstract, Bio, Absenden. Dahinter steht ein Betrieb, der aus vielen kleinen Aufgaben besteht. Die passenden Konferenzen müssen gefunden werden, und eine zentrale Liste gibt es dafür nicht. Jede Konferenz hat ein eigenes Zeitfenster, in dem ihr Call for Papers offen ist, und wer es verpasst, wartet oft bis zur nächsten Ausgabe im Folgejahr. Wie das Verfahren von der Ausschreibung bis zur Bühne im Ganzen funktioniert, erklärt der [Leitfaden zum Call for Papers](/blog/call-for-papers-leitfaden/). Dazu kommt, dass jede Konferenz andere Felder abfragt: Titel, Abstract, Bio, Foto, Track, Format, Niveau, Nutzen für das Publikum, gewünschte Dauer. Ein Programmkomitee aus Organisatoren und externen Fachleuten vergleicht jeden Vorschlag mit allen anderen im selben Track und fragt dabei nach dem Nutzen für sein Publikum. Die Fassung, mit der du dein Thema einem Kunden erklärst, wird deshalb je Konferenz neu auf Schwerpunkt und Zielgruppe zugeschnitten. Wer das neben Kundenprojekten allein führt, schiebt es von Woche zu Woche. Eine Agentur nimmt diesen Betrieb ab, und der Rest dieses Beitrags zeigt, wie das aus deiner Perspektive aussieht. ## Was du einmal lieferst Am Anfang steht ein Gespräch über dein Fachgebiet und darüber, was du auf einer Bühne zeigen willst. Aus diesem Material entwickelt die Agentur den Vortrag und mehrere Abstracts in Varianten, die zu unterschiedlichen Konferenzschwerpunkten passen. Du lieferst die Substanz: Erfahrungen aus Projekten, Positionen, Beispiele, die du erzählen darfst, und die Angabe, welche Kunden du auf einer Bühne erreichen willst. Dazu gehört der Block, den jede Einreichung verlangt: eine Speaker-Bio und ein Foto. Hinzu kommt die Auskunft, in welcher Sprache du auftrittst, wie weit du reist und in welchen Zeiträumen du Zeit hast. Diese Angaben stellst du einmal zusammen, und die Agentur pflegt sie danach für alle weiteren Einreichungen. Mit der Freigabe von Vortrag und Abstracts endet dein Anteil am Anfang. Danach beginnt der Betrieb, und er läuft ohne dich weiter. ## Was macht eine Agentur, wenn sie deinen Call for Papers einreicht? Eine Agentur übernimmt beim Einreichen fünf laufende Aufgaben, die zusammen den eigentlichen Aufwand ausmachen. Die erste ist die Konferenzauswahl: Die Agentur sucht die Veranstaltungen, auf denen deine Kunden sitzen. Sie prüft Themenschwerpunkt und Publikum, achtet auf das Einreichungsfenster und sortiert nach Passung. Die zweite ist die Anpassung der Texte, denn jedes Abstract wird auf Track und Formular der Konferenz zugeschnitten, ohne dass sich dein Kernthema verschiebt. Die dritte Aufgabe ist die Einreichung selbst, also das Ausfüllen von Formularen und Pflichtfeldern auf den jeweiligen Plattformen. Viele Konferenzen sammeln ihre Vorschläge über Einreichungsplattformen, auf denen ein Profil einmal angelegt wird und danach für viele Konferenzen dient. Andere nehmen Vorschläge nur über ein Formular auf der eigenen Website an, und ein Teil der Veranstaltungen besetzt das Programm über persönliche Anschreiben an die Programmverantwortlichen. Die vierte Aufgabe ist die Fristenüberwachung: Ein Kalender hält fest, welcher Call wann schließt, und die Agentur reicht rechtzeitig ein, lange vor dem Tag der Frist. Die fünfte Aufgabe ist das Nachfassen. Zwischen Einreichung und Entscheidung vergehen oft Wochen, und ein Teil der Veranstalter meldet Absagen spät oder gar nicht. Die Agentur führt eine Übersicht über jede Einreichung und fragt dort nach, wo der Weg es vorsieht, vor allem bei Konferenzen ohne offenen Call. Was in dieser Zwischenzeit geschieht, erklärt der Beitrag [Nachfassen nach dem Call for Papers](/blog/nachfassen-nach-dem-call-for-papers/). Diese Arbeit übernimmt [Stage Starter](/) für dich: Wir finden die passenden Calls, schreiben die Einreichung und reichen in deinem Namen ein, fassen nach und begleiten dich bis auf die Bühne. Du lieferst dein Fachwissen und gibst frei. ## Ist es erlaubt, dass eine Agentur in deinem Namen einreicht? Eine Einreichung durch eine Agentur unter deinem Namen und mit deiner Freigabe ist bei Konferenzen üblich und zulässig, denn das Programmkomitee bewertet den Vorschlag und wählt die Person aus, die ihn auf der Bühne hält. In größeren Unternehmen bereiten oft Kommunikationsabteilungen die Einreichungen ihrer Fachleute vor, und eine Agentur übernimmt dieselbe Rolle für Selbstständige und kleinere Firmen. Maßgeblich ist, dass die Angaben stimmen und dass du den Vortrag selbst hältst. Die Erlaubnis, in deinem Namen aufzutreten, regelt der Auftrag mit der Agentur. Einreichungen laufen unter deinem Namen und mit deiner Bio, und deshalb weißt du, was in deinem Namen versendet wird, und gibst es frei. Manche Konferenzen verlangen eine Zustimmung zu ihren Teilnahmebedingungen, etwa zur Aufzeichnung des Vortrags oder zur Veröffentlichung der Folien, und diese Zustimmung gibst du ausdrücklich selbst. Für die Einreichungsplattformen legt die Agentur ein Speaker-Profil mit Bio und Foto an, ordnet ihm deine Themen zu und stimmt die Angaben mit dir ab. Das Profil gehört zu deiner Person und bleibt über alle Konferenzen hinweg dasselbe, sodass ein Komitee bei jeder Einreichung dieselbe Bio und dasselbe Foto sieht. ## Wo du freigibst Ein Betrieb, der in deinem Namen läuft, braucht eine klare Stelle, an der du entscheidest, und bei Stage Starter liegt sie am Anfang: Vortrag und Abstracts gibst du einmal frei, bevor die erste Einreichung rausgeht. Was dort steht, wird auf allen Konferenzen unter deinem Namen gelesen, und deshalb liegt die Kontrolle über den Wortlaut bei dir. Die Texte entstehen aus dem Gespräch mit dir und aus deinem Material, und keiner geht ohne deine Freigabe raus. Im selben Schritt nennst du, was für dich nicht in Frage kommt, etwa bestimmte Reiseziele oder Konferenzen, auf denen Wettbewerber im Programm stehen. Danach arbeitet die Agentur innerhalb dieses Rahmens, und sie passt die Texte selbst an Formularfelder und Zeichenlimits der jeweiligen Konferenz an, sodass dich nicht jedes Formular einzeln erreicht. Über alle Einreichungen und Antworten führt sie Buch. Die Freigabe kostet dich einige Stunden zu Beginn, und danach bleibt es bei gelegentlichen Rückmeldungen. ## Wie hoch ist die Annahmequote, wenn eine Agentur einreicht? Bei unseren eigenen Einreichungen für Kunden sagen bis zu 19 Prozent der Konferenzen zu, während marktüblich bei dieser Menge an Einreichungen höchstens 5 Prozent zusagen. Das Programmkomitee wählt aus vielen Vorschlägen wenige aus, und deshalb entscheiden Passung und Menge der Einreichungen gemeinsam über den Erfolg. Von 2.189 eingereichten Abstracts sind 1.374 entschieden, davon wurden 94 angenommen und 1.280 abgelehnt. Das ergibt rund 7 Prozent Annahme je Abstract. Auf Ebene der Konferenzen sieht die Rechnung günstiger aus, weil je Konferenz oft mehrere Abstracts eingereicht werden. Von 433 entschiedenen Konferenzen haben 83 zugesagt, das sind rund 19 Prozent. Bei n Einreichungen mit der Quote p liegt die Chance auf mindestens eine Zusage bei 1 − (1 − p)^n. Wer bei zwanzig Konferenzen einreicht, kommt mit den marktüblichen 5 Prozent auf rund 64 Prozent Chance für wenigstens eine Zusage, mit 19 Prozent je Konferenz steigt sie auf über 98 Prozent. **Wie oft eine Einreichung zur Bühne führt** - rund 7 Prozent | Annahme je eingereichtem Abstract (94 von 1.374 entschiedenen) - rund 19 Prozent | Zusagen je entschiedener Konferenz (83 von 433) - 2.189 Abstracts | für Kunden eingereicht Rechnerisch stehen hinter einer Annahme knapp fünfzehn entschiedene Abstracts, und von der Vorbereitung bis zum Nachhalten bindet jedes dieser Abstracts Arbeit, über das Jahr gerechnet viele Arbeitstage. Wie sich diese Rechnung über ein Jahr entwickelt, zeigt der Beitrag [Selbst einreichen oder Speaker-Agentur](/blog/selbst-einreichen-oder-speaker-agentur/). ## Wie du von Zusagen erfährst Entscheidungen der Veranstalter treffen zu unterschiedlichen Zeiten ein, oft Wochen nach dem Einreichungsschluss. Die Agentur sammelt alle Rückmeldungen in einer Übersicht, und du erfährst von jeder Zusage, sobald sie vorliegt. Mit der Zusage klärt die Agentur gemeinsam mit dir den Termin und das Format des Auftritts. Dazu gehört auch, wie lang der Slot ist und wie Reise und Vorbereitung laufen. Absagen sagen mehr über die Konkurrenz im Zeitfenster aus als über deine Expertise. Das Programmkomitee wählt aus einer festen Zahl von Plätzen, und gute Vorschläge bleiben ebenfalls übrig. Wie du Absagen einordnest, beschreibt der Beitrag [Ich wurde als Speaker abgelehnt](/blog/als-speaker-abgelehnt/). Für die Agentur ist eine Absage Information: Sie fließt in die nächste Auswahl und in die Anpassung der Abstracts ein. Auf der Bühne stehst du selbst, und die Gespräche nach dem Vortrag, aus denen Kundenbeziehungen entstehen, führst du ebenfalls. ## Was kostet es, einen Call for Papers einreichen zu lassen? Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat, und darin steckt der ganze Einreichungsbetrieb vom ersten Gespräch über dein Fachgebiet bis zur Abstimmung mit dem Veranstalter nach der Zusage. Wer stattdessen über Pay to Speak geht, also im Rahmen eines Sponsorings für die eigene Session bezahlt, zahlt schnell 10.000 Euro und mehr für einen einzigen Vortragsplatz. Ein schriftlicher Fahrplan vorab entsteht im Speaker Audit, der ab 2.000 € netto kostet und auf eine anschließende Zusammenarbeit angerechnet wird. Eine Zusage kann keine Agentur garantieren, darüber entscheidet das Programmkomitee. Die Agentur liefert die Arbeit selbst: Auswahl und Texte entstehen aus deinem Material, Fristen und Nachfassen laufen zuverlässig, und die Zahl der Einreichungen ist groß genug, damit die Quoten aus diesem Beitrag greifen. **Wer einen Call for Papers einreichen lässt, überlässt der Agentur den gesamten Einreichungsbetrieb von der Konferenzauswahl bis zum Nachfassen. Bei dir bleiben das Fachwissen, die einmalige Freigabe von Vortrag und Abstracts und der Auftritt selbst. Bei unseren eigenen Einreichungen für Kunden lag die Annahme je Abstract bei rund 7 Prozent und je Konferenz bei rund 19 Prozent.** **Grundlage** - Auswertung von Stage Starter: 2.189 eigene Einreichungen für Kunden, davon 1.374 entschiedene Abstracts bei 433 entschiedenen Konferenzen. - Marktübliche Quote von höchstens 5 Prozent: Erfahrungswert aus dem Einreichungsbetrieb, keine Studie. ## Häufige Fragen ### Kann ich meinen Call for Papers einreichen lassen? Ja, eine Agentur reicht in deinem Namen ein. Sie wählt die Konferenzen aus, schreibt die Abstracts aus deinem Material und reicht sie samt Formularen ein. Fristen und Nachfassen liegen ebenfalls bei ihr, während du Vortrag und Abstracts freigibst und den Auftritt hältst. ### Ist es erlaubt, dass eine Agentur in meinem Namen einreicht? Ja, eine Einreichung durch eine Agentur unter deinem Namen und mit deiner Freigabe ist bei Konferenzen üblich und zulässig. Das Komitee wählt dich als Person aus, und den Vortrag hältst du selbst. Teilnahmebedingungen, etwa zur Aufzeichnung, bestätigst du selbst. ### Was brauche ich, damit eine Agentur für mich einreichen kann? Du brauchst ein Fachthema und eine Bio mit Foto, dazu deine Erlaubnis, in deinem Namen aufzutreten. Die Agentur legt Speaker-Profile auf den Einreichungsplattformen der Veranstalter an und stimmt die Angaben mit dir ab. ### Wie viele Konferenzen reicht eine Agentur im Monat für mich ein? Ein Betrieb, der planbar Zusagen bringt, umfasst nach unserer Erfahrung im ersten Monat mindestens hundert Einreichungen auf rund zwanzig Konferenzen und danach mindestens fünfzig im Monat. In Industrie, klassischer Beratung und Mittelstand beginnt der Betrieb mit der direkten Ansprache per Mail, mit zehn bis fünfzehn Anfragen pro Woche. Wie viele Einreichungen hinter einer bestimmten Zahl von Auftritten stehen, rechnet [Wie viele Einreichungen braucht eine Zusage?](/blog/wie-viele-einreichungen-fuer-eine-zusage/) durch. ### Wie erfahre ich, ob eine Konferenz zugesagt hat? Die Agentur sammelt die Rückmeldungen der Veranstalter und meldet dir jede Zusage, sobald sie eintrifft. Danach klärt sie mit dir Termin und Format des Auftritts und den Ablauf der Reise. Absagen werden ausgewertet und fließen in die nächsten Einreichungen ein. ### Wie viel Aufwand bleibt bei mir? Zu Beginn sind es einige Stunden für das Gespräch und die Übergabe des Materials, dazu die Freigaben von Vortrag und Abstracts. Später bleiben gelegentliche Rückmeldungen und der Auftritt selbst. Den Einreichungsbetrieb von der Recherche bis zum Nachfassen führt die Agentur. ### Kann eine Agentur eine Zusage garantieren? Eine Zusage kann keine Agentur garantieren, weil das Programmkomitee der Konferenz entscheidet. Zusagen kann eine Agentur die Arbeit dahinter: passende Konferenzen, Texte aus deinem Material, eingehaltene Fristen und eine Einreichungsmenge, bei der die Quoten greifen. Bei unseren Einreichungen für Kunden sagen bis zu 19 Prozent der Konferenzen zu. ### Was kostet es, einen Call for Papers einreichen zu lassen? Bei Stage Starter startet die Zusammenarbeit ab 990 € netto im Monat für den ganzen Einreichungsbetrieb. Der Speaker Audit als schriftlicher Fahrplan kostet ab 2.000 € netto und wird auf die Zusammenarbeit angerechnet. Ein gekaufter Vortragsplatz kostet dagegen schnell 10.000 Euro und mehr. ## Von der Einreichung zur Bühne Zwischen Einreichung und Bühne liegen oft mehrere Monate, und deshalb entscheidet sich die Zahl deiner Auftritte im nächsten Jahr an den Einreichungsfenstern, die in diesem Jahr offen sind. Ob dein Thema zu den Konferenzen passt, auf denen deine Kundschaft sitzt, klären wir in einem [Erstgespräch](/erstgespraech/).